股份企業(yè)印章管理制度

股份企業(yè)印章管理制度一、總則（一）目的為加強股份企業(yè)印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于股份企業(yè)總部及各分公司、子公司的各類印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專人負責(zé)原則：明確專人負責(zé)印章管理，確保印章安全。3.審批規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.風(fēng)險可控原則：加強印章使用過程中的風(fēng)險防范，避免因印章使用不當(dāng)給公司造成損失。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時組織對印章進行驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求，確認(rèn)無誤后填寫《印章驗收單》。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.同時，行政管理部門應(yīng)將印章印模留存一份歸檔，并將新印章正式移交至印章保管人。3.印章保管人在接收印章時，應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，注明接收日期、印章名稱、數(shù)量等信息。三、印章的保管（一）保管人員1.各類印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.公章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章的保管人員應(yīng)由公司總部行政管理部門或財務(wù)部門的正式員工擔(dān)任；法定代表人章由法定代表人指定專人保管；部門章由各部門負責(zé)人指定專人保管。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下將印章帶出公司辦公區(qū)域。3.如因工作需要暫時離開崗位，印章保管人應(yīng)將印章妥善保管，或委托其他可靠人員代為保管，并辦理交接手續(xù)。（三）保管要求1.印章保管人應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告行政管理部門，并采取相應(yīng)的措施。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章使用記錄，包括使用日期、使用部門、使用事項、批準(zhǔn)人等信息，以備查閱。3.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露印章的保管情況和使用記錄。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；公司內(nèi)部重要文件的發(fā)布；公司對外報送的各類報表、資料等的蓋章確認(rèn)。2.合同專用章：用于公司簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)合同等。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算、稅務(wù)申報等相關(guān)業(yè)務(wù)的蓋章。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)的蓋章，如銀行開戶、支票簽發(fā)等。5.部門章：用于各部門內(nèi)部文件的發(fā)布、工作聯(lián)系函等的蓋章確認(rèn)。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個人應(yīng)根據(jù)印章使用事項，填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的原因、文件名稱、文號、使用范圍、使用日期等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：根據(jù)印章使用的性質(zhì)和金額，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。一般事項由部門負責(zé)人審批；重要事項由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項由公司法定代表人審批。3.蓋章：印章保管人在收到經(jīng)審批后的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的各項信息，確保無誤后在相應(yīng)文件或資料上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄蓋章日期、文件名稱、文號、使用部門、使用事項、批準(zhǔn)人等信息。4.留存歸檔：印章使用完畢后，印章保管人應(yīng)將《印章使用申請表》和相關(guān)文件資料一并留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常審批流程進行審批時，印章使用人應(yīng)通過電話、短信等方式向有權(quán)限的審批人報告，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.如遇印章被盜用、冒用等情況，印章保管人應(yīng)立即向公司行政管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施，如向公安機關(guān)報案、登報聲明作廢等，以減少公司損失。同時，公司應(yīng)及時對印章被盜用、冒用的原因進行調(diào)查，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章停用通知》，明確停用印章的名稱、停用日期等信息。3.印章保管人在收到《印章停用通知》后，應(yīng)將停用印章及時交回行政管理部門，并在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對于停用的印章，行政管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。一般情況下，由行政管理部門會同審計部門等相關(guān)人員共同對印章進行銷毀，并填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀日期、印章名稱、數(shù)量等信息。2.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保印章無法再使用。銷毀過程應(yīng)進行拍照或錄像，留存?zhèn)洳椤?.如因特殊原因需要保留部分停用印章作為歷史檔案的，應(yīng)由行政管理部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，指定專人妥善保管，并建立相應(yīng)的檔案管理制度。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負責(zé)對印章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對印章的保管、使用等情況進行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人員是否嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定。2.印章使用情況：檢查印章使用是否按照規(guī)定的流程進行審批，使用記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.印章管理制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格執(zhí)行印章管理制度，是否存在違規(guī)使用印章的情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。七、附則（