電子印章使用管理制度

電子印章使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子印章的使用，確保電子印章使用的合法性、安全性和有效性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在處理公司業(yè)務過程中使用電子印章的行為。（三）定義1.電子印章：指公司通過電子簽名技術(shù)生成的，以電子形式表現(xiàn)的，與公司傳統(tǒng)印章具有同等法律效力的印章。電子印章包含印章圖像、數(shù)字證書等信息，通過特定的軟件系統(tǒng)進行管理和使用。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。電子簽名符合《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，具有與手寫簽名或者蓋章同等的法律效力。二、電子印章的管理機構(gòu)及職責（一）管理機構(gòu)公司設立電子印章管理小組，負責電子印章的整體管理工作。電子印章管理小組由公司總經(jīng)理擔任組長，人事總監(jiān)擔任副組長，成員包括信息技術(shù)部門負責人、法務部門負責人等。（二）職責分工1.總經(jīng)理負責審批電子印章的使用申請，對涉及重大事項或重要文件的電子印章使用進行最終決策。監(jiān)督電子印章管理工作的執(zhí)行情況，確保電子印章使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.人事總監(jiān)協(xié)助總經(jīng)理開展電子印章管理工作，負責組織制定和修訂電子印章使用管理制度。審核電子印章使用申請，對一般性文件和業(yè)務的電子印章使用進行審批。協(xié)調(diào)各部門之間在電子印章使用過程中的工作關(guān)系，處理相關(guān)問題和糾紛。3.信息技術(shù)部門負責電子印章系統(tǒng)的建設、維護和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。按照公司要求，對電子印章的制作、存儲、使用等環(huán)節(jié)進行技術(shù)支持和保障，防止電子印章被非法獲取、篡改或濫用。定期對電子印章系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時采取措施修復安全隱患。4.法務部門負責審查電子印章使用的合法性，對電子印章相關(guān)合同、文件等進行法律審核，確保其符合法律法規(guī)的規(guī)定。為電子印章管理工作提供法律咨詢和指導，處理涉及電子印章的法律糾紛和訴訟案件。5.使用部門負責本部門電子印章使用申請的發(fā)起，明確使用目的、范圍、文件內(nèi)容等信息，并確保申請使用的電子印章與業(yè)務需求相符。按照規(guī)定流程使用電子印章，對使用過程中產(chǎn)生的電子文檔進行妥善保管，確保其完整性和可追溯性。配合電子印章管理小組的工作，接受監(jiān)督檢查，及時反饋電子印章使用過程中出現(xiàn)的問題和建議。三、電子印章的制作與啟用（一）制作流程1.由使用部門根據(jù)業(yè)務需求提出電子印章制作申請，填寫《電子印章制作申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍等信息。2.《電子印章制作申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至人事總監(jiān)審批。人事總監(jiān)審批通過后，將申請表轉(zhuǎn)交給信息技術(shù)部門。3.信息技術(shù)部門根據(jù)申請表的要求，使用專業(yè)的電子印章制作軟件生成電子印章圖像，并與數(shù)字證書進行綁定。數(shù)字證書應符合國家相關(guān)標準和規(guī)定，具備唯一標識和加密功能，用于驗證電子簽名的真實性和有效性。4.電子印章制作完成后，信息技術(shù)部門應進行嚴格的測試和驗證，確保印章圖像清晰、完整，數(shù)字證書功能正常，電子印章在各種應用場景下能夠準確、穩(wěn)定地使用。測試通過后，將電子印章信息錄入電子印章管理系統(tǒng)。（二）啟用流程1.信息技術(shù)部門完成電子印章制作并錄入系統(tǒng)后，填寫《電子印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用時間、使用范圍等信息。2.《電子印章啟用申請表》經(jīng)信息技術(shù)部門負責人審核簽字后，提交至人事總監(jiān)審批。人事總監(jiān)審批通過后，報總經(jīng)理批準。3.總經(jīng)理批準后，信息技術(shù)部門負責在電子印章管理系統(tǒng)中正式啟用電子印章，并通知相關(guān)部門和人員。啟用后的電子印章即可正式投入使用。四、電子印章的使用（一）使用原則1.合法性原則：電子印章的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保電子文件和業(yè)務活動具有法律效力。2.真實性原則：使用電子印章的文件和業(yè)務必須真實、準確反映公司的意愿和實際情況，嚴禁偽造、篡改電子印章使用記錄。3.授權(quán)使用原則：電子印章的使用必須經(jīng)過授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)任何人不得擅自使用電子印章。使用人員應在授權(quán)范圍內(nèi)使用電子印章，并對使用行為負責。4.安全保密原則：加強電子印章使用過程中的安全保密措施，防止電子印章信息泄露、被盜用或濫用。使用電子印章的設備和網(wǎng)絡應具備相應的安全防護措施，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲的安全性。（二）使用流程1.使用部門如需使用電子印章，應填寫《電子印章使用申請表》，詳細說明使用事項、文件名稱、文號、內(nèi)容摘要、使用范圍、預計使用時間等信息。2.《電子印章使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至人事總監(jiān)審批。人事總監(jiān)根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于一般性文件和業(yè)務，在審批通過后授權(quán)使用人員進行電子印章操作；對于涉及重大事項、重要文件或金額較大的業(yè)務，人事總監(jiān)審核后報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批通過后方可進行電子印章操作。3.使用人員在獲得授權(quán)后，登錄電子印章管理系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示選擇相應的電子印章，并在指定位置加蓋印章。加蓋印章前，應仔細核對文件內(nèi)容，確保無誤后再進行操作。4.電子印章加蓋完成后，使用人員應及時將加蓋印章的電子文件進行保存，并按照公司文件管理規(guī)定進行歸檔和分發(fā)。同時，在電子印章管理系統(tǒng)中記錄使用情況，包括使用時間、使用人員、文件名稱等信息，以便于查詢和追溯。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進行電子印章審批時，使用部門應通過電話、郵件等方式向人事總監(jiān)或總經(jīng)理說明情況，獲得口頭批準后先行使用電子印章。事后，使用部門應在[X]個工作日內(nèi)補齊《電子印章使用申請表》及相關(guān)審批手續(xù)。2.對于異地辦公或出差等特殊情況，使用人員無法現(xiàn)場加蓋電子印章的，可以通過電子印章管理系統(tǒng)的遠程授權(quán)功能進行操作。使用人員應提前向所在部門負責人和人事總監(jiān)申請遠程授權(quán)，并提供必要的身份驗證信息。經(jīng)批準后，使用人員可在授權(quán)范圍內(nèi)通過遠程方式加蓋電子印章，但應確保操作過程的安全性和可追溯性。五、電子印章的保管與存儲（一）保管責任1.電子印章由信息技術(shù)部門負責統(tǒng)一保管和維護，確保印章的安全性和可用性。信息技術(shù)部門應指定專人負責電子印章管理系統(tǒng)的日常操作和維護，嚴格遵守系統(tǒng)操作規(guī)范和安全管理制度。2.使用部門應妥善保管電子印章使用設備和賬號密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。如發(fā)現(xiàn)設備丟失、賬號密碼被盜用等情況，應立即向信息技術(shù)部門報告，并采取相應的措施進行處理。（二）存儲方式1.電子印章存儲在公司的電子印章管理系統(tǒng)中，該系統(tǒng)應具備完善的安全防護機制，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等功能，確保電子印章數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.信息技術(shù)部門應定期對電子印章數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)的保存期限應按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便在需要時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。六、電子印章的變更與廢止（一）變更1.電子印章的名稱、用途、使用范圍等信息發(fā)生變更時，使用部門應填寫《電子印章變更申請表》，詳細說明變更內(nèi)容及原因。2.《電子印章變更申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至人事總監(jiān)審批。人事總監(jiān)審批通過后，報總經(jīng)理批準。3.總經(jīng)理批準后，信息技術(shù)部門負責按照變更要求對電子印章進行修改和調(diào)整，并在電子印章管理系統(tǒng)中更新相關(guān)信息。同時，信息技術(shù)部門應及時通知相關(guān)部門和人員電子印章變更情況。（二）廢止1.電子印章因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時，使用部門應填寫《電子印章廢止申請表》，注明廢止原因及廢止時間。2.《電子印章廢止申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至人事總監(jiān)審批。人事總監(jiān)審批通過后，報總經(jīng)理批準。3.總經(jīng)理批準后，信息技術(shù)部門負責在電子印章管理系統(tǒng)中廢止電子印章，并將相關(guān)信息進行備份保存。同時，信息技術(shù)部門應通知相關(guān)部門和人員電子印章廢止情況，確保不再使用該印章進行業(yè)務操作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.電子印章管理小組定期對電子印章的使用情況進行檢查，包括使用流程的執(zhí)行情況、審批手續(xù)的完備性、文件歸檔的規(guī)范性等。檢查結(jié)果應形成書面報告，報送公司領導。2.信息技術(shù)部門應定期對電子印章管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)存在的安全隱患和問題。同時，對電子印章使用記錄進行定期審計，確保使用行為的合規(guī)性和可追溯性。3.各部門應定期對本部門電子印章使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告給電子印章管理小組。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息，確保公司電子印章使用管理工作符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。2.對于外部審計、檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況報告給電子印章管理小組和公司領導。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用電子印章。2.超越授權(quán)范圍使用電子印章。3.使用偽造、變造的電子印章。4.在空白文件上加蓋電子印章。5.泄露電子印章信息或密碼。6.其他違反電子印章使用管理制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用電子印章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、通報批評、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用電子印章給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，