藥品采購(gòu)合同管理制度

藥品采購(gòu)合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司藥品采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司合法權(quán)益，確保藥品采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥品采購(gòu)合同的管理，包括與供應(yīng)商簽訂的各類藥品采購(gòu)合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：藥品采購(gòu)合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)對(duì)藥品采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和防控，確保公司利益不受損失。統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)藥品采購(gòu)合同實(shí)行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂工作。跟蹤合同履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。收集、整理合同相關(guān)資料，建立合同臺(tái)賬。2.質(zhì)量部門參與藥品采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)合同中質(zhì)量條款進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)藥品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保所采購(gòu)藥品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)部門參與藥品采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)合同中付款條款進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)按照合同約定辦理付款手續(xù)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。4.法務(wù)部門對(duì)藥品采購(gòu)合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見(jiàn)和建議。處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.公司管理層負(fù)責(zé)藥品采購(gòu)合同的審批，對(duì)重大合同事項(xiàng)進(jìn)行決策。三、合同簽訂1.合同起草采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)需求，參照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草藥品采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：合同雙方基本信息、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同評(píng)審采購(gòu)部門將起草好的合同提交至質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行評(píng)審。質(zhì)量部門重點(diǎn)審核合同中質(zhì)量條款，確保所采購(gòu)藥品符合質(zhì)量要求；財(cái)務(wù)部門審核付款條款，確保付款方式合理、風(fēng)險(xiǎn)可控；法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成評(píng)審，并出具書(shū)面評(píng)審意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.合同審批經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同，按照公司審批流程提交公司管理層審批。審批通過(guò)后，方可簽訂合同。4.合同簽訂合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本清晰、準(zhǔn)確、完整，雙方簽字蓋章齊全。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將簽訂后的合同副本分發(fā)給質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。四、合同履行1.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、供貨能力等進(jìn)行評(píng)估和管理。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停合作、更換供應(yīng)商等。2.交貨管理采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求交貨。采購(gòu)部門應(yīng)在交貨前通知質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。3.驗(yàn)收管理質(zhì)量部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同約定，對(duì)采購(gòu)藥品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括藥品的外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量證明文件等。驗(yàn)收合格的藥品，質(zhì)量部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的藥品，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.付款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供合同執(zhí)行情況相關(guān)資料，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款審核。五、合同變更1.變更情形在合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、政策調(diào)整、供應(yīng)商原因等需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)及時(shí)辦理合同變更手續(xù)。合同變更情形包括但不限于：藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款的變更。2.變更流程采購(gòu)部門應(yīng)填寫合同變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交至質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行評(píng)審。各部門應(yīng)按照職責(zé)對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，并出具書(shū)面評(píng)審意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)合同變更申請(qǐng)表進(jìn)行修改完善。經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同變更申請(qǐng)，按照公司審批流程提交公司管理層審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議。六、合同終止1.終止情形合同終止情形包括但不限于：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行、一方嚴(yán)重違約導(dǎo)致合同解除等。2.終止流程采購(gòu)部門應(yīng)在合同終止事由出現(xiàn)后，及時(shí)填寫合同終止申請(qǐng)表，說(shuō)明合同終止原因、終止時(shí)間等，并提交至質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行審核。各部門應(yīng)按照職責(zé)對(duì)合同終止申請(qǐng)進(jìn)行審核，并出具書(shū)面審核意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同終止申請(qǐng)表進(jìn)行修改完善。經(jīng)審核通過(guò)的合同終止申請(qǐng)，按照公司審批流程提交公司管理層審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商辦理合同終止手續(xù)，如結(jié)算貨款、清理貨物等。七、合同檔案管理1.檔案收集采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集藥品采購(gòu)合同相關(guān)資料，包括合同文本、評(píng)審意見(jiàn)、審批文件、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、變更協(xié)議、終止協(xié)議等，并按照時(shí)間順序進(jìn)行整理。2.檔案整理采購(gòu)部門應(yīng)將收集到的合同相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.檔案保管合同檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。八、合同監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對(duì)藥品采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及合同檔案管理情況等。2.考核評(píng)價(jià)公司建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果與績(jī)效掛鉤，對(duì)合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)合同管理工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)和處罰。九、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭(zhēng)取友好解決