藥品銷售發(fā)票管理制度

藥品銷售發(fā)票管理制度一、總則1.目的為了加強公司藥品銷售發(fā)票的管理，規(guī)范發(fā)票開具、使用和保管行為，確保發(fā)票使用的合法性、真實性和規(guī)范性，維護公司的經(jīng)濟利益和財務(wù)安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及藥品銷售發(fā)票開具、接收、傳遞、保管等相關(guān)工作的部門和人員。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法合規(guī)。準確及時原則：發(fā)票開具信息應(yīng)準確無誤，及時開具、傳遞和入賬，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和準確性。安全保密原則：妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，防止發(fā)票丟失、被盜用或信息泄露。二、發(fā)票的領(lǐng)購與保管1.領(lǐng)購公司指定專人負責(zé)發(fā)票的領(lǐng)購工作。領(lǐng)購人員應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提前向當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)申請領(lǐng)購發(fā)票，并確保領(lǐng)購手續(xù)齊全、合規(guī)。領(lǐng)購發(fā)票時，領(lǐng)購人員應(yīng)認真核對發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量等信息，確保與稅務(wù)機關(guān)核定的內(nèi)容一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時與稅務(wù)機關(guān)溝通解決。2.保管設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保險柜等安全設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的領(lǐng)購、開具、作廢、紅字沖銷、退回等情況，做到賬目清晰、賬實相符。對空白發(fā)票要妥善保管，不得隨意放置，防止丟失、被盜用。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失，應(yīng)立即報告稅務(wù)機關(guān)，并按規(guī)定辦理掛失、聲明作廢等手續(xù)。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的規(guī)定保存期限進行保管，期滿后報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。三、發(fā)票的開具1.開具要求銷售藥品時，必須按照實際銷售情況如實開具發(fā)票，不得虛開發(fā)票或開具與實際交易不符的發(fā)票。發(fā)票開具內(nèi)容應(yīng)完整、準確，包括客戶名稱、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。確保字跡清晰，不得壓線、錯格。發(fā)票應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章，蓋章應(yīng)清晰、端正，不得模糊不清或加蓋其他印章。對于開具的發(fā)票，應(yīng)在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章后，及時交付給客戶。2.開具流程銷售部門在與客戶簽訂銷售合同或達成銷售意向后，應(yīng)及時將銷售信息傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)銷售信息，審核無誤后，安排專人開具發(fā)票。開具發(fā)票人員應(yīng)按照發(fā)票開具要求，準確錄入發(fā)票信息，并打印發(fā)票。發(fā)票開具完成后，開具人員應(yīng)認真核對發(fā)票內(nèi)容，確保無誤后，在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額等信息，并將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給銷售部門。銷售部門負責(zé)將發(fā)票及時送達客戶，并要求客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認。如客戶要求郵寄發(fā)票，銷售部門應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并妥善保管快遞單號等相關(guān)憑證。四、發(fā)票的接收與審核1.接收公司在采購藥品等業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)及時接收供應(yīng)商開具的發(fā)票。接收發(fā)票人員應(yīng)認真核對發(fā)票的真實性、完整性和合法性，確保發(fā)票符合國家稅收法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。發(fā)票接收人員應(yīng)檢查發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、金額、稅率、稅額等是否清晰、準確，發(fā)票是否加蓋銷售方發(fā)票專用章。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，如信息錯誤、印章不符等，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具正確的發(fā)票。2.審核財務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)安排專人進行審核。審核人員應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)制度和稅務(wù)規(guī)定，對發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性進行全面審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具內(nèi)容是否與實際業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的格式、印章、填寫規(guī)范等是否符合要求，發(fā)票的稅率、稅額計算是否正確等。對于審核通過的發(fā)票，審核人員應(yīng)在發(fā)票上加蓋“審核通過”章，并按照公司財務(wù)流程進行賬務(wù)處理。對于審核不通過的發(fā)票，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其重新開具或補充相關(guān)證明材料。五、發(fā)票的作廢與紅字沖銷1.作廢當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，且符合作廢條件的，應(yīng)及時作廢。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記。作廢發(fā)票的條件包括：收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時間未超過銷售方開票當(dāng)月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認證或者認證結(jié)果為“納稅人識別號認證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”。作廢發(fā)票時，開票人員應(yīng)在發(fā)票管理系統(tǒng)中進行作廢操作，并在發(fā)票登記簿上注明作廢原因、作廢日期等信息。2.紅字沖銷跨月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，應(yīng)開具紅字發(fā)票進行沖銷。開具紅字發(fā)票應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定辦理。銷售方申請開具紅字發(fā)票時，應(yīng)向主管稅務(wù)機關(guān)填報《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》，并在申請單上填寫具體原因以及相對應(yīng)藍字專用發(fā)票的信息。主管稅務(wù)機關(guān)對一般納稅人填報的《申請單》進行審核后，出具《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》。銷售方憑通知單開具紅字專用發(fā)票。開具紅字發(fā)票時，應(yīng)在發(fā)票上注明“紅字”字樣，并在發(fā)票管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)操作。同時，在發(fā)票登記簿上詳細記錄紅字發(fā)票的開具日期、對應(yīng)藍字發(fā)票號碼、開具原因等信息。六、發(fā)票的傳遞與歸檔1.傳遞發(fā)票開具后，銷售部門應(yīng)及時將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)傳遞給客戶。傳遞過程中，應(yīng)確保發(fā)票的安全，防止丟失或損壞。公司內(nèi)部涉及發(fā)票流轉(zhuǎn)的部門，如財務(wù)部門、銷售部門、采購部門等，應(yīng)建立發(fā)票傳遞簽收制度。發(fā)票交接時，交接雙方應(yīng)在發(fā)票傳遞清單上簽字確認，明確發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、傳遞時間等信息。對于通過郵寄方式傳遞發(fā)票的，應(yīng)選擇有資質(zhì)的快遞公司，并要求快遞公司提供發(fā)票簽收證明。銷售部門應(yīng)將發(fā)票郵寄憑證和簽收證明及時交財務(wù)部門存檔。2.歸檔財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進行歸檔整理。歸檔內(nèi)容包括發(fā)票記賬聯(lián)、發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票登記簿、發(fā)票傳遞清單、紅字發(fā)票申請單、通知單、紅字發(fā)票等相關(guān)資料。發(fā)票歸檔應(yīng)按照月份或年度進行分類裝訂，并建立電子檔案，以便查詢和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案的完整性和準確性。歸檔后的發(fā)票及相關(guān)資料應(yīng)妥善保管，保管期限按照國家稅務(wù)機關(guān)和公司財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。在保管期限內(nèi)，不得擅自銷毀發(fā)票檔案。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督1.內(nèi)部檢查公司定期組織對發(fā)票管理工作進行內(nèi)部檢查。檢查內(nèi)容包括發(fā)票的領(lǐng)購、保管、開具、接收、審核、作廢、紅字沖銷、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。內(nèi)部檢查可采用自查、互查、專項檢查等方式進行。檢查人員應(yīng)認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)內(nèi)部檢查結(jié)果，分析發(fā)票管理工作中存在的問題和風(fēng)險，不斷完善發(fā)票管理制度和流程，提高發(fā)票管理水平。2.稅務(wù)監(jiān)督公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票檢查工作。稅務(wù)機關(guān)依法進行發(fā)票檢查時，公司應(yīng)如實提供發(fā)票及相關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞。對于稅務(wù)機關(guān)提出的發(fā)票管理問題，公司應(yīng)認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給稅務(wù)機關(guān)。如涉及稅務(wù)違法違規(guī)行為，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求依法處理。八、責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致發(fā)票管理出現(xiàn)問題的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、辭退等。2.如因發(fā)票管理不善，給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)