小公司發(fā)文管理制度

小公司發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強公司發(fā)文管理，確保公司文件的規(guī)范化、標準化，提高文件處理效率，保證文件的準確性和嚴肅性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間、公司與外部單位之間的文件往來。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件內容應準確無誤，格式符合要求，語言表達清晰、簡潔。2.及時高效原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的時間要求進行，確保文件及時處理，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強文件的保密管理，防止文件泄露。二、發(fā)文種類（一）公司文件1.公司決定：用于傳達公司的重要決策、工作部署等。2.公司通知：用于發(fā)布公司的各項通知、通報、通告等。3.公司通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況等。4.公司報告：用于向上級主管部門或其他相關部門匯報工作、反映情況等。5.公司請示：用于向上級主管部門或其他相關部門請求指示、批準等。6.公司批復：用于對下級部門的請示作出答復。（二）部門文件1.部門通知：用于部門內部傳達工作安排、事項通知等。2.部門報告：用于部門向上級領導匯報工作進展、存在問題等。3.部門請示：用于部門向公司領導請求批準、支持等事項。（三）會議紀要用于記錄公司內部各類會議的主要內容、決議事項等。三、發(fā)文流程（一）文件起草1.由相關部門或人員負責文件的起草工作。起草人應根據文件的內容和目的，認真收集資料，進行充分的調查研究，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件起草應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括標題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。標題應簡潔明了，準確概括文件的主要內容；文號應按照公司規(guī)定的編號規(guī)則編寫；主送單位應明確文件的發(fā)送對象；正文應條理清晰，邏輯嚴密，語言通順；附件應與正文相關，且應注明附件名稱和順序號；落款應注明發(fā)文部門和發(fā)文日期。（二）文件審核1.起草完成的文件應提交部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核文件的內容、格式、語言等方面，確保文件符合公司的相關規(guī)定和要求。2.對于涉及重要事項、重大決策、對外發(fā)布等文件，應提交公司分管領導進行審核。分管領導應從公司整體利益出發(fā)，對文件進行全面、深入的審核，提出修改意見和建議。（三）文件簽發(fā)1.審核通過的文件應提交公司總經理進行簽發(fā)?？偨浝響鶕镜膶嶋H情況和工作需要，對文件進行最終審批，并簽署意見。2.對于涉及公司重大事項、重要決策等文件，應提交公司董事會或股東會進行審議和批準。（四）文件編號1.經總經理簽發(fā)后的文件，由公司辦公室負責進行編號。編號應按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進行，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。2.文件編號應標注在文件的首頁右上角，格式為“[公司簡稱][年份][序號]”，如“[XX公司][20XX][001]”。（五）文件排版與印制1.文件編號完成后，由公司辦公室負責按照公司統(tǒng)一規(guī)定的排版格式進行排版。排版應做到頁面布局合理、字體規(guī)范、字號適中、行距適當，確保文件的美觀和易讀性。2.文件排版完成后，由公司辦公室負責進行印制。印制應選擇質量可靠、信譽良好的印刷廠家，確保文件的印刷質量。文件印制完成后，應進行認真校對，確保文件內容準確無誤。（六）文件發(fā)放1.文件印制完成后，由公司辦公室負責按照文件的主送單位和抄送單位進行發(fā)放。發(fā)放應采用專人送達、郵寄、電子郵件等方式，確保文件及時、準確地送達收件人手中。2.文件發(fā)放時，應填寫《文件發(fā)放登記表》，詳細記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放對象、文件名稱、文號等信息，并由收件人簽字確認。（七）文件存檔1.文件發(fā)放完成后，由公司辦公室負責將文件的原件及相關資料進行存檔。存檔應按照公司規(guī)定的檔案管理辦法進行，確保文件的安全和完整。2.文件存檔時，應建立文件檔案目錄，注明文件的名稱、文號、日期、來源、去向等信息，便于查閱和管理。四、發(fā)文格式（一）頁面設置1.紙張大小：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.5cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱，頁腳一般為頁碼，頁碼居中顯示。（二）字體字號1.標題：一般采用二號宋體加粗，居中顯示。2.文號：一般采用三號仿宋體，居右顯示。3.主送單位：一般采用三號仿宋體，頂格書寫。4.正文：一般采用三號仿宋體，行距一般為固定值28磅。5.附件：一般采用三號仿宋體，附件名稱后應注明附件順序號。6.落款：一般采用三號仿宋體，注明發(fā)文部門和發(fā)文日期，發(fā)文日期應采用阿拉伯數(shù)字書寫，如“20XX年XX月XX日”。（三）段落格式1.正文段落首行應縮進2個字符。2.各級標題應按照“一、”“（一）”“1.”“（1）”等順序依次排列，標題序號后應空一個字符再書寫標題內容。（四）頁碼頁碼應位于頁面底部居中位置，格式為“第X頁共X頁”。五、發(fā)文審批（一）審批流程1.部門文件由部門負責人審核后，提交公司分管領導審批。2.公司文件由相關部門起草后，經部門負責人審核、公司分管領導審核，最后提交公司總經理審批。3.涉及公司重大事項、重要決策等文件，應提交公司董事會或股東會進行審議和批準。（二）審批意見1.審批人應認真閱讀文件內容，對文件的必要性、可行性、準確性等方面進行全面審查，并簽署明確的審批意見。2.審批意見應包括同意、不同意、修改后再報等內容，并注明審批日期和審批人姓名。六、發(fā)文保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等重要信息的文件。2.未經公司批準，不得對外公開的文件。（二）保密措施1.文件起草人應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，對文件內容進行保密。2.文件審核人、簽發(fā)人應認真履行保密職責，對文件內容嚴格保密。3.文件印制過程中，應選擇具有保密資質的印刷廠家，并與印刷廠家簽訂保密協(xié)議，確保文件在印制過程中的安全。4.文件發(fā)放時，應嚴格按照文件的主送單位和抄送單位進行發(fā)放，不得擅自擴大發(fā)放范圍。5.文件存檔時，應按照公司規(guī)定的檔案管理辦法進行保管，確保文件的安全和完整。未經公司批準，任何人不得查閱、借閱、復印公司文件。七、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負責對公司發(fā)文管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.文件起草、審核、簽發(fā)、編號、排版、印制、發(fā)放、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.文件內容是否準確、規(guī)范、完整，是否符合公司的相關規(guī)定和要求。3.文件的保密管理是否到位，是否存在文件泄露等問題。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對公司發(fā)文管理工作進行檢查，檢查結果以書面形式通報各部門。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對公司發(fā)文管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門進行整改。八、附則（一）解釋權本制度由公