酒店設(shè)備采購與驗收規(guī)定

酒店設(shè)備采購與驗收規(guī)定

酒店設(shè)備采購與驗收規(guī)定一、總則1.目的為加強酒店設(shè)備采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購設(shè)備的質(zhì)量、性能符合酒店運營需求，保障設(shè)備及時、準(zhǔn)確地投入使用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店所有設(shè)備的采購與驗收活動，包括但不限于客房設(shè)備、餐飲設(shè)備、廚房設(shè)備、工程設(shè)備、安全設(shè)備、辦公設(shè)備等。3.職責(zé)分工-采購部門：負(fù)責(zé)設(shè)備采購的具體實施，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購進(jìn)度跟蹤等工作。-使用部門：負(fù)責(zé)提出設(shè)備采購申請，參與供應(yīng)商考察和設(shè)備驗收，提供設(shè)備技術(shù)參數(shù)和使用要求等信息。-財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的審核與支付，對采購活動進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。-質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對采購設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，參與驗收工作，確保設(shè)備質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。二、采購申請1.申請流程-使用部門根據(jù)酒店運營需求和設(shè)備狀況，填寫《設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息。-《設(shè)備采購申請表》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。-采購部門對申請表進(jìn)行初步審核，核實申請內(nèi)容的合理性和必要性，如發(fā)現(xiàn)問題可與使用部門溝通協(xié)商。-對于預(yù)算金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的設(shè)備采購申請，需提交酒店管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入采購流程。2.技術(shù)參數(shù)與要求-使用部門在提交采購申請時，應(yīng)提供詳細(xì)準(zhǔn)確的設(shè)備技術(shù)參數(shù)和性能要求，包括設(shè)備的功能、規(guī)格、材質(zhì)、尺寸、能耗等方面的信息。-對于復(fù)雜或特殊的設(shè)備，使用部門可組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)論證，確保技術(shù)參數(shù)的科學(xué)性和可行性。-采購部門在采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照使用部門提供的技術(shù)參數(shù)和要求進(jìn)行選型和采購，如有變更需經(jīng)使用部門書面確認(rèn)。三、供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集-采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會等方式，建立供應(yīng)商信息庫。-對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，重點關(guān)注供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。2.供應(yīng)商考察-對于重要設(shè)備或首次合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察。-考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備、售后服務(wù)能力等方面。-考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)撰寫《供應(yīng)商考察報告》，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價，提出是否適合合作的建議。3.供應(yīng)商評估與選擇-采購部門根據(jù)供應(yīng)商信息收集和考察情況，對供應(yīng)商進(jìn)行評估，建立供應(yīng)商評估檔案。-評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、信譽等方面，根據(jù)不同設(shè)備的特點和需求，確定各項指標(biāo)的權(quán)重。-采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇至少兩家符合要求的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商，進(jìn)行商務(wù)談判和采購報價。4.供應(yīng)商管理-采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，根據(jù)合作情況對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。-建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對于在合作過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通解決，維護(hù)酒店的合法權(quán)益。四、采購合同簽訂1.合同起草-采購部門根據(jù)與供應(yīng)商的談判結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。-合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和可操作性。對于重要合同，應(yīng)征求酒店法務(wù)部門的意見。2.合同審核-采購合同起草完成后，提交至使用部門、財務(wù)部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。-使用部門重點審核設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號等是否符合要求；財務(wù)部門審核合同的付款方式、預(yù)算執(zhí)行等情況；質(zhì)量管理部門審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式等條款。-各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出修改意見。采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善，確保合同符合各部門的要求。3.合同簽訂-采購合同經(jīng)審核無誤后，由采購部門負(fù)責(zé)人代表酒店與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，雙方簽字蓋章后生效。-采購部門應(yīng)將簽訂后的合同副本分發(fā)給使用部門、財務(wù)部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。五、采購進(jìn)度跟蹤1.跟蹤計劃-采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)制定采購進(jìn)度跟蹤計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點和責(zé)任人。-采購進(jìn)度跟蹤計劃應(yīng)包括設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度、運輸安排、到貨時間等方面的內(nèi)容，確保采購活動按計劃進(jìn)行。2.定期溝通-采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)和發(fā)貨情況，及時掌握采購進(jìn)度。對于出現(xiàn)的問題或延誤，應(yīng)要求供應(yīng)商采取措施解決，并及時向相關(guān)部門通報情況。-采購部門應(yīng)建立采購進(jìn)度跟蹤臺賬，記錄每次溝通的情況、供應(yīng)商反饋的信息以及采取的措施等，以便對采購過程進(jìn)行追溯和管理。3.異常處理-如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少忂M(jìn)度延誤或出現(xiàn)其他異常情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。-對于可能影響酒店正常運營的重大異常情況，采購部門應(yīng)及時向酒店管理層匯報，制定應(yīng)急措施，確保酒店運營不受影響。六、設(shè)備驗收1.驗收準(zhǔn)備-在設(shè)備到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。-使用部門應(yīng)安排熟悉設(shè)備的專業(yè)人員參與驗收，準(zhǔn)備好驗收所需的工具、場地等條件。-質(zhì)量管理部門應(yīng)制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、方法和流程，確保驗收工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.到貨驗收-設(shè)備到貨時，采購部門、使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員應(yīng)共同進(jìn)行到貨驗收。-到貨驗收主要檢查設(shè)備的外包裝是否完好，設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量等是否與合同一致，隨機(jī)附件、工具、資料等是否齊全。-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備外包裝有破損、設(shè)備型號規(guī)格不符、數(shù)量短缺等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商解決。3.安裝調(diào)試驗收-對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)組織安裝調(diào)試工作，采購部門、使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員參與安裝調(diào)試過程。-安裝調(diào)試完成后，供應(yīng)商應(yīng)向酒店提交安裝調(diào)試報告，證明設(shè)備已安裝調(diào)試完畢，具備驗收條件。-驗收人員按照驗收方案對設(shè)備的安裝調(diào)試質(zhì)量進(jìn)行驗收，檢查設(shè)備的運行狀況、性能指標(biāo)等是否符合合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。-對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，驗收人員應(yīng)及時記錄并反饋給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至設(shè)備驗收合格。4.質(zhì)量驗收-設(shè)備安裝調(diào)試驗收合格后，質(zhì)量管理部門應(yīng)對設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量驗收。質(zhì)量驗收主要依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對設(shè)備的各項性能指標(biāo)進(jìn)行檢測和評估。-質(zhì)量管理部門可采用抽樣檢驗、性能測試、功能驗證等方法進(jìn)行質(zhì)量驗收，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。-對于關(guān)鍵設(shè)備或重要性能指標(biāo)，可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，檢測費用由供應(yīng)商承擔(dān)（如合同有約定）。-質(zhì)量驗收合格后，質(zhì)量管理部門應(yīng)出具《質(zhì)量驗收報告》，作為設(shè)備驗收合格的重要依據(jù)。5.資料驗收-在設(shè)備驗收過程中，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集設(shè)備的相關(guān)資料，包括設(shè)備的產(chǎn)品說明書、操作手冊、維修手冊、質(zhì)量檢驗報告、合格證等資料。-資料驗收應(yīng)確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，資料應(yīng)與設(shè)備型號、規(guī)格等信息相符。-收集到的設(shè)備資料應(yīng)移交酒店檔案室進(jìn)行存檔，以便日后查閱和使用。6.驗收報告與簽字確認(rèn)-設(shè)備驗收完成后，采購部門應(yīng)組織編寫《設(shè)備驗收報告》，報告內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備基本信息、驗收依據(jù)、驗收過程、驗收結(jié)果等方面的內(nèi)容。-《設(shè)備驗收報告》應(yīng)由采購部門、使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門的驗收人員簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。-驗收報告作為設(shè)備驗收合格的最終證明文件，是設(shè)備投入使用、財務(wù)結(jié)算等工作的重要依據(jù)。七、付款與結(jié)算1.付款申請-設(shè)備驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，填寫《付款申請表》，并附上設(shè)備驗收報告、采購合同副本、發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財務(wù)部門審核。-《付款申請表》應(yīng)詳細(xì)注明設(shè)備名稱、供應(yīng)商名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.財務(wù)審核-財務(wù)部門收到采購部門提交的《付款申請表》及相關(guān)資料后，對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、金額計算準(zhǔn)確性等方面。-財務(wù)部門在審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購部門溝通核實，確保付款申請的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.付款審批-財務(wù)部門審核通過后，《付款申請表》提交至酒店管理層進(jìn)行審批。酒店管理層根據(jù)財務(wù)狀況和合同執(zhí)行情況，對付款申請進(jìn)行審批。-經(jīng)酒店管理層審批同意后，財務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應(yīng)商。4.結(jié)算與賬目處理-財務(wù)部門在完成付款后，應(yīng)及時進(jìn)行賬目處理，記錄設(shè)備采購的相關(guān)費用，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。-采購部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對設(shè)備采購的付款情況，確保賬目清晰，避免出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。八、售后服務(wù)與保修1.售后服務(wù)條款-在采購合同中應(yīng)明確供應(yīng)商的售后服務(wù)條款，包括售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時間、保修期限、保修范圍、維修費用等方面的內(nèi)容。-售后服務(wù)內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備的維修、保養(yǎng)、技術(shù)支持等方面，確保設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)問題能夠得到及時解決。-供應(yīng)商應(yīng)提供7×24小時的售后服務(wù)熱線，確保在酒店設(shè)備出現(xiàn)故障時能夠及時響應(yīng)。2.保修責(zé)任-設(shè)備在保修期限內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定承擔(dān)保修責(zé)任，免費提供維修或更換零部件等服務(wù)。-對于因酒店使用不當(dāng)或人為損壞導(dǎo)致的設(shè)備故障，供應(yīng)商應(yīng)提供維修服務(wù)，但相關(guān)費用由酒店承擔(dān)。-采購部門應(yīng)建立設(shè)備保修檔案，記錄設(shè)備的保修情況，包括故障發(fā)生時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息，以便對設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)進(jìn)行跟蹤和評估。3.售后服務(wù)評價-設(shè)備在使用過程中，使用部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括服務(wù)響應(yīng)速度、維修質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面。-采購部門應(yīng)根據(jù)使用部門的評價意見，定期對供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行綜合評價，對于售后服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出整改要求，如供應(yīng)商未能改進(jìn)，可在后續(xù)采購中減少合作或終止合作。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-酒店建立設(shè)備采購與驗收監(jiān)督機(jī)制，由審計部門、紀(jì)檢部門等對設(shè)備采購與驗收活動進(jìn)行監(jiān)督。-監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同簽訂的合法性、驗收工作的準(zhǔn)確性等方面。-審計部門定期對設(shè)備采購項目進(jìn)行審計，檢查采購活動是否符合相關(guān)規(guī)定和財務(wù)制度，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。2.考核指標(biāo)-制定設(shè)備采購與驗收工作的考核指標(biāo)，對采購部門、使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核。-考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成率、設(shè)備質(zhì)量合格率、采購成本控制率、供應(yīng)商滿意度、售后服務(wù)滿意度等方面。-根據(jù)考核結(jié)果，對