酒店財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定

酒店財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定

酒店財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)酒店財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在酒店經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本酒店實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店各部門形成的財(cái)務(wù)檔案的管理。包括財(cái)務(wù)部門以及涉及財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的其他部門所產(chǎn)生的各類財(cái)務(wù)資料。3.管理原則：財(cái)務(wù)檔案管理遵循集中管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)的原則，保證檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。二、財(cái)務(wù)檔案的定義和分類1.定義：財(cái)務(wù)檔案是指酒店在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中接收或形成的，記錄和反映酒店經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.分類-會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。原始憑證涵蓋發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等各種證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的單據(jù)；記賬憑證包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證；匯總憑證是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干原始憑證進(jìn)行匯總編制的憑證。-會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是按照總分類賬戶分類登記以提供總括會(huì)計(jì)信息的賬簿；明細(xì)賬是對(duì)總賬的進(jìn)一步細(xì)分，按明細(xì)分類賬戶進(jìn)行登記；日記賬包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，用于逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收付情況；固定資產(chǎn)卡片用于記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格、購置日期、折舊等情況。-財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，以及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。會(huì)計(jì)報(bào)表主要有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，附表是對(duì)主表某些項(xiàng)目的詳細(xì)說明，附注則對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項(xiàng)目等作出解釋，文字說明是對(duì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的綜合闡述。-其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。銀行存款余額調(diào)節(jié)表用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異；納稅申報(bào)表是酒店向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅情況的報(bào)表；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)用于記錄會(huì)計(jì)檔案交接的內(nèi)容和過程；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)詳細(xì)記錄各類財(cái)務(wù)檔案的保管情況；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)記錄需要銷毀的財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)信息。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理1.收集要求-酒店各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門財(cái)務(wù)資料的收集工作。財(cái)務(wù)資料形成后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將資料移交至本部門的資料收集負(fù)責(zé)人。-財(cái)務(wù)部門在日常工作中產(chǎn)生的各類財(cái)務(wù)資料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等，由財(cái)務(wù)人員按照職責(zé)分工，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整理收集。-對(duì)于外部取得的財(cái)務(wù)資料，如發(fā)票、銀行對(duì)賬單等，經(jīng)手人應(yīng)在取得后及時(shí)交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)和整理。2.整理標(biāo)準(zhǔn)-會(huì)計(jì)憑證整理：按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面。原始憑證應(yīng)折疊整齊，大小與記賬憑證一致。對(duì)于紙張較大的原始憑證，如發(fā)票聯(lián)，可按照記賬憑證的大小進(jìn)行折疊；對(duì)于紙張過小的原始憑證，如火車票、汽車票等，應(yīng)粘貼在“原始憑證粘貼單”上。整理完成后，在記賬憑證的左上角打孔，用線繩裝訂成冊(cè)，并在封面上注明憑證年度、月份、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。-會(huì)計(jì)賬簿整理：在年度終了后，將各類賬簿打印出來，按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等不同類型進(jìn)行分類整理。賬簿應(yīng)加裝封面和封底，封面注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。對(duì)于活頁式賬簿，應(yīng)去除空白賬頁，將賬頁順序編號(hào)后裝訂成冊(cè)。-財(cái)務(wù)報(bào)告整理：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照?qǐng)?bào)告類型進(jìn)行分類，將會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等依次排列，加裝封面后裝訂成冊(cè)。年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂，封面注明年度、單位名稱、財(cái)務(wù)報(bào)告類型等信息。-其他資料整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)應(yīng)按照格式要求填寫完整，經(jīng)相關(guān)人員簽字蓋章后單獨(dú)保存。經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明合同名稱、簽訂日期、合同編號(hào)等信息。四、財(cái)務(wù)檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間-當(dāng)年形成的財(cái)務(wù)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年。期滿之后，由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，移交至酒店檔案管理部門統(tǒng)一保管。-對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在每年年末將當(dāng)年的電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理、備份，按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)位置進(jìn)行歸檔保存。2.歸檔手續(xù)-財(cái)務(wù)部門向檔案管理部門移交財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交的財(cái)務(wù)檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限等信息。-檔案管理部門接收財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清冊(cè)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無誤后，在移交清冊(cè)上簽字蓋章。雙方各執(zhí)一份移交清冊(cè)，作為檔案交接的依據(jù)。-對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案的移交，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)及相關(guān)的元數(shù)據(jù)一并移交至檔案管理部門，并確保電子檔案的完整性和可讀性。檔案管理部門在接收后，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢驗(yàn)和存儲(chǔ)備份。五、財(cái)務(wù)檔案的保管1.保管條件-酒店應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵等條件。配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防盜門窗等設(shè)施。-財(cái)務(wù)檔案保管室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。溫度一般應(yīng)保持在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%-60%之間。-對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用專用的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在干燥、涼爽、無磁場干擾的環(huán)境中。2.保管期限-財(cái)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。-會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（除固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年外）等保管期限為30年；月度、季度、半年度財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書等保管期限為永久。3.保管登記-檔案管理部門應(yīng)建立《財(cái)務(wù)檔案保管登記簿》，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的入庫、保管、調(diào)出等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記簿應(yīng)包括檔案名稱、類別、所屬年度、保管期限、入庫日期、存放位置等信息。-對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)在保管登記簿中記錄電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、存儲(chǔ)位置、備份時(shí)間、數(shù)據(jù)更新情況等信息。-檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與保管登記簿記錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。-查閱財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。-對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密的財(cái)務(wù)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員透露查閱情況。2.借閱規(guī)定-因特殊情況需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱檔案名稱等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案借閱登記簿》上記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人不得將借閱的財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何不利于檔案保存的操作。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后在借閱登記簿上注銷借閱記錄。七、財(cái)務(wù)檔案的銷毀1.銷毀鑒定-財(cái)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀的，由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同組織鑒定工作。成立由檔案管理人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等組成的檔案鑒定小組，對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行逐一審查鑒定。-鑒定小組應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的保管期限、是否仍有保存價(jià)值等因素，確定是否可以銷毀。對(duì)于仍有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于保管期滿且無保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》。-《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)列出擬銷毀財(cái)務(wù)檔案的名稱、類別、所屬年度、保管期限、已保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀審批-《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》編制完成后，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)酒店總經(jīng)理審批。對(duì)于涉及重要?dú)v史資料或?qū)频暧兄卮笥绊懙呢?cái)務(wù)檔案的銷毀，還需報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施-經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀。-在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。-《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為財(cái)務(wù)檔案銷毀的依據(jù)和記錄。八、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理1.電子檔案的形成與存儲(chǔ)-酒店應(yīng)積極推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，在會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等工作中形成的電子會(huì)計(jì)資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。-財(cái)務(wù)部門應(yīng)采用專業(yè)的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，確保生成的電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料符合電子檔案管理的要求。電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案的管理與利用-建立電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、索引、檢索等管理操作。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、審計(jì)跟蹤等功能，確保電子檔案的安全和保密性。-酒店內(nèi)部人員可通過電子檔案管理系統(tǒng)查詢和利用電子財(cái)務(wù)檔案。在查詢和利用過程中，應(yīng)遵守酒店的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的合法使用。-定期對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換，以保證電子檔案的長期可讀性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，應(yīng)及時(shí)更新電子檔案的存儲(chǔ)格式和管理系統(tǒng)，確保電子檔案的有效管理和利用。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-酒店審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)定的要求。-審計(jì)部門在審計(jì)過程中，如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理存在問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.外部檢查-酒店應(yīng)積極配合財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)