酒店商品調(diào)撥流程規(guī)定

酒店商品調(diào)撥流程規(guī)定

酒店商品調(diào)撥流程規(guī)定一、總則1.目的為了規(guī)范酒店商品在不同部門、不同營(yíng)業(yè)區(qū)域之間的調(diào)撥行為，確保商品流轉(zhuǎn)的順暢、準(zhǔn)確、高效，合理優(yōu)化資源配置，保障酒店運(yùn)營(yíng)過程中各環(huán)節(jié)對(duì)商品的需求，特制定本流程規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店內(nèi)所有涉及商品調(diào)撥的部門及崗位，包括但不限于客房部、餐飲部、前廳部、商品部、倉(cāng)庫(kù)等。所涉及的商品包括各類客用品、食品、飲料、辦公用品、清潔用品、維修材料及其他用于酒店運(yùn)營(yíng)的物品。3.原則-計(jì)劃性原則：商品調(diào)撥應(yīng)基于酒店的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求進(jìn)行，避免盲目調(diào)撥造成資源浪費(fèi)或積壓。-準(zhǔn)確性原則：調(diào)撥過程中要確保商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息準(zhǔn)確無誤，相關(guān)記錄完整、清晰。-及時(shí)性原則：對(duì)于有緊急需求的部門，應(yīng)優(yōu)先安排調(diào)撥，以保證酒店運(yùn)營(yíng)不受影響。-責(zé)任明確原則：明確各部門在商品調(diào)撥過程中的職責(zé)和權(quán)限，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問題可追溯。二、商品調(diào)撥申請(qǐng)1.需求部門發(fā)起申請(qǐng)-當(dāng)酒店內(nèi)某一部門因業(yè)務(wù)需要，庫(kù)存商品無法滿足其工作需求時(shí)，由需求部門填寫《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包含以下詳細(xì)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)日期、所需商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用日期、調(diào)撥原因、申請(qǐng)調(diào)撥至的目標(biāo)部門等。-需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和合理性。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.緊急需求處理-若需求部門的商品需求屬于緊急情況（如突然接到大型會(huì)議或宴會(huì)訂單，急需補(bǔ)充大量客用品），可在申請(qǐng)表中注明“緊急”字樣，并通過電話或即時(shí)通訊工具等方式第一時(shí)間通知相關(guān)部門（如倉(cāng)庫(kù)、目標(biāo)部門）。-對(duì)于緊急需求，各相關(guān)部門應(yīng)優(yōu)先處理，在確保商品質(zhì)量和數(shù)量的前提下，加快調(diào)撥流程，以滿足緊急業(yè)務(wù)需求。三、申請(qǐng)審批流程1.部門間協(xié)調(diào)審批-《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字后，首先流轉(zhuǎn)至目標(biāo)部門。目標(biāo)部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)本部門是否有足夠的商品可滿足需求部門的申請(qǐng)，以及調(diào)撥后是否會(huì)影響本部門的正常運(yùn)營(yíng)。-若目標(biāo)部門同意調(diào)撥，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)；若目標(biāo)部門庫(kù)存不足或認(rèn)為調(diào)撥會(huì)對(duì)自身業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響，需在申請(qǐng)表上注明原因，并與需求部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，尋求其他解決方案（如共同向采購(gòu)部門申請(qǐng)補(bǔ)貨等）。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批-經(jīng)過部門間協(xié)調(diào)確認(rèn)后，《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》流轉(zhuǎn)至酒店分管副總經(jīng)理（或相應(yīng)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行最終審批。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將從酒店整體運(yùn)營(yíng)的角度出發(fā)，綜合考慮各部門的需求和資源配置情況，對(duì)調(diào)撥申請(qǐng)進(jìn)行審批。-上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在申請(qǐng)表上簽字并加蓋部門印章。若上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不同意調(diào)撥申請(qǐng)，需在申請(qǐng)表上注明具體原因，并反饋給需求部門和目標(biāo)部門。四、倉(cāng)庫(kù)操作流程1.接收審批后的申請(qǐng)表倉(cāng)庫(kù)在收到經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》后，倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行再次核對(duì)，確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無誤。2.庫(kù)存查找與準(zhǔn)備-倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表上的商品信息，在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)查找相應(yīng)商品。核實(shí)商品的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等情況，確保與申請(qǐng)表一致。-對(duì)于需要從貨架上取下的商品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)小心操作，避免商品損壞。將準(zhǔn)備調(diào)撥的商品集中放置在指定區(qū)域，進(jìn)行標(biāo)識(shí)。3.庫(kù)存記錄更新-在商品準(zhǔn)備好后，倉(cāng)庫(kù)管理人員及時(shí)更新倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存記錄系統(tǒng)，減少相應(yīng)商品的庫(kù)存數(shù)量，并記錄調(diào)撥的去向（即目標(biāo)部門）、調(diào)撥時(shí)間等信息。同時(shí)，在倉(cāng)庫(kù)的實(shí)物賬冊(cè)上進(jìn)行相應(yīng)的登記，確保賬實(shí)相符。五、商品交接流程1.內(nèi)部運(yùn)輸安排-根據(jù)商品的數(shù)量、體積、重量等情況，安排合適的運(yùn)輸方式和工具進(jìn)行商品的內(nèi)部運(yùn)輸。對(duì)于小件商品，可由酒店內(nèi)部員工通過手推車等工具進(jìn)行搬運(yùn)；對(duì)于大件或大批量商品，可安排專門的運(yùn)輸車輛（如酒店的送貨電瓶車等）進(jìn)行運(yùn)輸。-在運(yùn)輸過程中，要確保商品的安全，避免碰撞、損壞、丟失等情況發(fā)生。運(yùn)輸人員應(yīng)對(duì)商品進(jìn)行妥善固定和防護(hù)。2.交接現(xiàn)場(chǎng)操作-商品運(yùn)輸至目標(biāo)部門后，需求部門和目標(biāo)部門的相關(guān)人員應(yīng)共同在交接現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行商品的清點(diǎn)和驗(yàn)收。-雙方依據(jù)《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》上的商品信息，對(duì)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。如有商品與申請(qǐng)表不符的情況，應(yīng)立即記錄并與倉(cāng)庫(kù)管理人員溝通核實(shí)。-核對(duì)無誤后，雙方在《商品調(diào)撥交接單》上簽字確認(rèn)。交接單應(yīng)包含商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接時(shí)間、交接地點(diǎn)、交接雙方人員簽名等信息。3.特殊情況處理-若在交接過程中發(fā)現(xiàn)商品有損壞、變質(zhì)等質(zhì)量問題，需求部門有權(quán)拒收。目標(biāo)部門應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理人員聯(lián)系，說明情況。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核實(shí)問題商品的情況，并根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)措施，如重新調(diào)撥合格商品、對(duì)問題商品進(jìn)行報(bào)廢處理等。-對(duì)于一些有保質(zhì)期要求的商品，如食品、飲料等，交接時(shí)雙方應(yīng)特別注意檢查保質(zhì)期。若發(fā)現(xiàn)臨近保質(zhì)期或已過保質(zhì)期的商品，應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不得進(jìn)行調(diào)撥。六、賬務(wù)處理流程1.財(cái)務(wù)部門接收信息倉(cāng)庫(kù)在完成商品調(diào)撥后，將《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》和《商品調(diào)撥交接單》的復(fù)印件及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門接收相關(guān)單據(jù)后，對(duì)其進(jìn)行審核，確保單據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.成本核算與賬務(wù)調(diào)整-財(cái)務(wù)部門根據(jù)商品的調(diào)撥情況，按照酒店的成本核算方法，對(duì)相關(guān)部門的成本進(jìn)行核算和調(diào)整。將調(diào)出部門的庫(kù)存成本減少，同時(shí)增加調(diào)入部門的庫(kù)存成本。-在財(cái)務(wù)賬目中，準(zhǔn)確記錄商品調(diào)撥的日期、金額、涉及部門等信息，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對(duì)于因商品調(diào)撥產(chǎn)生的其他費(fèi)用（如運(yùn)輸費(fèi)用等），也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.定期財(cái)務(wù)核對(duì)-財(cái)務(wù)部門定期（如每月末）與倉(cāng)庫(kù)、各相關(guān)部門進(jìn)行庫(kù)存賬目核對(duì)。通過核對(duì)庫(kù)存數(shù)量、金額等信息，確保財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬、部門賬一致。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和調(diào)整，查找原因并采取相應(yīng)的糾正措施。七、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制-酒店設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督小組，成員包括行政部門、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門的相關(guān)人員。監(jiān)督小組定期對(duì)商品調(diào)撥流程進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保各部門嚴(yán)格按照本規(guī)定執(zhí)行。-監(jiān)督小組檢查的內(nèi)容包括《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》《商品調(diào)撥交接單》等單據(jù)的填寫是否規(guī)范、審批流程是否完整、商品交接是否準(zhǔn)確無誤、庫(kù)存記錄和財(cái)務(wù)賬目是否一致等。-對(duì)于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.審計(jì)工作開展-審計(jì)部門定期對(duì)酒店的商品調(diào)撥業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括商品調(diào)撥的合規(guī)性、合理性、效益性等方面。-審計(jì)部門通過查閱相關(guān)單據(jù)、賬目，實(shí)地盤點(diǎn)庫(kù)存商品，與相關(guān)人員進(jìn)行訪談等方式，全面審查商品調(diào)撥業(yè)務(wù)。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或管理漏洞，及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。-酒店管理層應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告的建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，完善商品調(diào)撥管理制度和流程，提高酒店管理水平。八、培訓(xùn)與宣傳1.制度培訓(xùn)-行政部門負(fù)責(zé)組織對(duì)酒店各部門員工進(jìn)行商品調(diào)撥流程規(guī)定的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度的詳細(xì)條款、操作流程、各部門的職責(zé)等。-培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式，確保員工能夠理解和掌握制度要求。新員工入職時(shí)，應(yīng)將商品調(diào)撥流程規(guī)定作為培訓(xùn)的重要內(nèi)容之一，使其盡快熟悉相關(guān)工作流程。2.宣傳推廣-通過酒店內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部刊物、電子郵件等渠道，對(duì)商品調(diào)撥流程規(guī)定進(jìn)行宣傳推廣。向員工宣傳制度的重要性和意義，提高員工對(duì)制度的認(rèn)知度和遵守制度的自覺性。-在酒店內(nèi)部的工作會(huì)議上，適時(shí)強(qiáng)調(diào)商品調(diào)撥流程規(guī)定的執(zhí)行情況，對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行制度的部門和個(gè)人進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行批評(píng)教育，營(yíng)造良好的制度執(zhí)行氛圍。九、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定-以下行為屬于違反商品調(diào)撥流程規(guī)定的行為：未按規(guī)定填寫《商品調(diào)撥申請(qǐng)表》或填寫信息虛假、不準(zhǔn)確；未經(jīng)審批擅自進(jìn)行商品調(diào)撥；在商品交接過程中故意隱瞞商品質(zhì)量問題或數(shù)量差異；未及時(shí)更新庫(kù)存記錄或財(cái)務(wù)賬目，導(dǎo)致賬實(shí)不符；拒絕接受內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)等。2.違規(guī)處理措施-對(duì)于違反商品調(diào)撥流程規(guī)定的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。處理措施包括警告、罰款、績(jī)效扣分、降職降薪、辭退等。-對(duì)于因違規(guī)行為給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)部門或個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，酒店將追究相關(guān)人員的管理責(zé)任，確保制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。十、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸酒店行政部門所有。如有未盡