圖書館檔案管理制度

圖書館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)圖書館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書館全體工作人員及與圖書館相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是圖書館在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書館檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理圖書館各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為圖書館的各項工作提供檔案信息支持。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極為檔案的利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.不斷學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.圖書館行政管理工作中形成的文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。2.圖書館業(yè)務(wù)工作中形成的圖書采購清單、編目數(shù)據(jù)、讀者借閱記錄、館藏統(tǒng)計報表等。3.圖書館舉辦各類活動的方案、通知、照片、視頻等資料。4.圖書館工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。5.圖書館資產(chǎn)設(shè)備的采購合同、驗(yàn)收報告、維修記錄等。6.其他與圖書館工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。圖書館檔案可分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、活動類、人事檔案類、資產(chǎn)設(shè)備類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便于快速查找檔案。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)豎放，避免檔案平放導(dǎo)致變形或損壞。3.對珍貴檔案、易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合圖書館的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.對檔案的價值進(jìn)行全面、客觀、準(zhǔn)確的評估，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其價值。2.分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合評估其價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映圖書館主要職能活動和歷史面貌的，對圖書館工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管：凡是反映圖書館一般工作活動，在較長時間內(nèi)對圖書館工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映圖書館一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對圖書館工作有參考價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)圖書館負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和圖書館檔案管理制度。2.服務(wù)至上原則：積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.圖書館工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。4.其他符合規(guī)定的單位或個人因特殊需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本館工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)圖書館負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)圖書館負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定的程序查閱。（四）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，并進(jìn)行整理、分類。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的整理1.按照電子檔案的分類方案，對電子檔案進(jìn)行分類整理。2.為電子檔案編制唯一的標(biāo)識符，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）電子檔案的存儲1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。（四）電子檔案的利用1.建立電子檔案查閱系統(tǒng)，方便利用者查閱電子檔案。2.利用電子檔案時，應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔