發(fā)票領(lǐng)購(gòu)及管理制度

發(fā)票領(lǐng)購(gòu)及管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司發(fā)票領(lǐng)購(gòu)及使用管理，規(guī)范發(fā)票開具行為，保障公司財(cái)務(wù)管理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，根據(jù)國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及發(fā)票領(lǐng)購(gòu)、開具、保管、使用等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的行為規(guī)范。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保發(fā)票領(lǐng)購(gòu)及使用行為合法合規(guī)。準(zhǔn)確及時(shí)原則：準(zhǔn)確開具發(fā)票信息，及時(shí)領(lǐng)購(gòu)、開具發(fā)票，保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常開展。安全保密原則：妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，防止發(fā)票丟失、被盜用，保護(hù)公司商業(yè)機(jī)密和財(cái)務(wù)信息安全。二、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)管理1.領(lǐng)購(gòu)資格公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票領(lǐng)購(gòu)工作，該人員需具備相應(yīng)的財(cái)務(wù)知識(shí)和稅務(wù)知識(shí)，并熟悉發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定。領(lǐng)購(gòu)發(fā)票人員應(yīng)持有稅務(wù)機(jī)關(guān)核發(fā)的《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿》，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的領(lǐng)購(gòu)方式和數(shù)量進(jìn)行發(fā)票領(lǐng)購(gòu)。2.領(lǐng)購(gòu)流程申請(qǐng)：領(lǐng)購(gòu)發(fā)票人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，填寫《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)需求的合理性和真實(shí)性后，簽字批準(zhǔn)。審批：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行最終審批，審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字蓋章。領(lǐng)購(gòu)：領(lǐng)購(gòu)發(fā)票人員持經(jīng)審批的《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表》、《發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿》、購(gòu)票人身份證明等資料，前往主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票領(lǐng)購(gòu)手續(xù)。領(lǐng)購(gòu)發(fā)票人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)放的發(fā)票種類、數(shù)量、號(hào)碼等信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.領(lǐng)購(gòu)數(shù)量控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)量的大小和發(fā)票使用頻率，合理確定發(fā)票領(lǐng)購(gòu)數(shù)量。原則上每次領(lǐng)購(gòu)的發(fā)票數(shù)量應(yīng)以滿足公司一個(gè)月左右的業(yè)務(wù)需求為宜。如因業(yè)務(wù)量突然增加或其他特殊原因，導(dǎo)致發(fā)票用量超過預(yù)計(jì)時(shí)，領(lǐng)購(gòu)發(fā)票人員應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)?jiān)黾影l(fā)票領(lǐng)購(gòu)數(shù)量。三、發(fā)票開具管理1.開具范圍公司應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)確認(rèn)營(yíng)業(yè)收入時(shí)，按照規(guī)定向付款方開具發(fā)票。不得為他人、為自己開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，不得介紹他人開具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。屬于下列情形之一的，不得開具增值稅專用發(fā)票：向消費(fèi)者個(gè)人銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或者發(fā)生應(yīng)稅行為的；銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或者發(fā)生應(yīng)稅行為適用增值稅免稅規(guī)定的，法律、法規(guī)及國(guó)家稅務(wù)總局另有規(guī)定的除外；部分適用增值稅簡(jiǎn)易征收政策規(guī)定的。2.開具要求內(nèi)容真實(shí)：發(fā)票開具的內(nèi)容必須與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)相符，包括客戶名稱、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。字跡清晰：發(fā)票應(yīng)使用中文開具，開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票上的字跡應(yīng)清晰可辨，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。項(xiàng)目齊全：發(fā)票開具的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得遺漏。如發(fā)票上的客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息應(yīng)完整準(zhǔn)確。票物相符：銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的單位和個(gè)人，對(duì)外發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保票物相符，即發(fā)票上開具的商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、規(guī)格等信息與實(shí)際銷售的商品或提供的服務(wù)一致。3.開具流程業(yè)務(wù)受理：公司業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達(dá)成業(yè)務(wù)交易后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)業(yè)務(wù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)信息，確認(rèn)是否需要開具發(fā)票以及發(fā)票的種類、金額等內(nèi)容。開票申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部門開票人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《發(fā)票開具申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明開票日期、客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)《發(fā)票開具申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核開票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性以及是否符合公司發(fā)票開具規(guī)定。審核通過后，簽字批準(zhǔn)。開具發(fā)票：開票人員根據(jù)經(jīng)審核的《發(fā)票開具申請(qǐng)表》，按照發(fā)票開具要求，通過公司的開票系統(tǒng)或手工開具發(fā)票。開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票交付：發(fā)票開具后，開票人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交付給客戶。發(fā)票交付方式可根據(jù)客戶要求選擇郵寄、專人送達(dá)或客戶自取等方式。在發(fā)票交付過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保發(fā)票安全、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。四、發(fā)票保管管理1.保管責(zé)任公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票安全。發(fā)票保管人員應(yīng)對(duì)發(fā)票的領(lǐng)購(gòu)、開具、使用、繳銷等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，建立發(fā)票管理臺(tái)賬，做到賬實(shí)相符。2.保管場(chǎng)所發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)良好的專用場(chǎng)所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。發(fā)票存放場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門的保險(xiǎn)柜或文件柜，用于存放發(fā)票及相關(guān)資料。保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)具備良好的保密性和安全性，鑰匙應(yīng)由發(fā)票保管人員專人保管。3.保管期限已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。在發(fā)票保管期限內(nèi)，發(fā)票保管人員應(yīng)妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，不得擅自銷毀或丟失。4.盤點(diǎn)清查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保發(fā)票賬實(shí)相符。盤點(diǎn)清查工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人組織，發(fā)票保管人員和其他相關(guān)人員參加。在盤點(diǎn)清查過程中，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜用或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告。同時(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如掛失、補(bǔ)辦等，以減少公司損失。五、發(fā)票使用管理1.使用范圍公司發(fā)票僅限于在公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票。公司員工在使用發(fā)票過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守發(fā)票使用規(guī)定，不得將發(fā)票用于與公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)。2.使用登記發(fā)票保管人員應(yīng)對(duì)發(fā)票的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，建立發(fā)票使用臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)記錄發(fā)票的種類、號(hào)碼、開具日期、客戶名稱、金額、用途等信息。發(fā)票使用人員在領(lǐng)用發(fā)票時(shí)，應(yīng)在發(fā)票使用臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票存根聯(lián)交回發(fā)票保管人員，并在臺(tái)賬上注明發(fā)票的使用情況。3.作廢發(fā)票管理開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)當(dāng)開具紅字發(fā)票。對(duì)于當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)現(xiàn)開票有誤等需要作廢的情況，發(fā)票使用人員應(yīng)及時(shí)在開票系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作，并在紙質(zhì)發(fā)票上加蓋“作廢”字樣。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，不得丟失。對(duì)于跨月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等需要開具紅字發(fā)票的情況，發(fā)票使用人員應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的程序辦理紅字發(fā)票開具手續(xù)。開具紅字發(fā)票后，應(yīng)將紅字發(fā)票與對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票一并留存，作為記賬憑證的附件。六、發(fā)票繳銷管理1.繳銷原因公司因變更、注銷稅務(wù)登記，或發(fā)票換版、損毀等原因，需要繳銷發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的程序辦理繳銷手續(xù)。公司發(fā)票使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將已開具的發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料交回稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行繳銷。2.繳銷流程申請(qǐng)：發(fā)票保管人員根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)要求或公司實(shí)際情況，填寫《發(fā)票繳銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明繳銷發(fā)票的種類、號(hào)碼、數(shù)量、繳銷原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)《發(fā)票繳銷申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)繳銷發(fā)票的情況屬實(shí)后，簽字批準(zhǔn)。審批：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)《發(fā)票繳銷申請(qǐng)表》進(jìn)行最終審批，審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字蓋章。繳銷：發(fā)票保管人員持經(jīng)審批的《發(fā)票繳銷申請(qǐng)表》、發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)資料，前往主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票繳銷手續(xù)。稅務(wù)機(jī)關(guān)審核無誤后，予以辦理繳銷，并在《發(fā)票繳銷申請(qǐng)表》上加蓋印章。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票領(lǐng)購(gòu)、開具、保管、使用等情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。自查工作應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，并形成自查報(bào)告。稅務(wù)機(jī)關(guān)有權(quán)對(duì)公司發(fā)票領(lǐng)購(gòu)及使用情況進(jìn)行檢查。公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.責(zé)任追究公司員工違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致發(fā)票領(lǐng)購(gòu)、開具、保管、使用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，公