企業(yè)退休檔案管理制度

企業(yè)退休檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)退休檔案管理，確保退休檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體退休人員檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：退休檔案由企業(yè)人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映退休人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績等情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，保護(hù)退休人員的個(gè)人隱私。4.完整性原則：保證檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式。（二）工作經(jīng)歷1.入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作崗位變動(dòng)情況。2.各崗位工作業(yè)績、獎(jiǎng)懲情況。（三）工資福利1.工資標(biāo)準(zhǔn)、工資調(diào)整記錄。2.各類福利發(fā)放情況。（四）社會(huì)保險(xiǎn)1.養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)的參保情況。2.社保繳費(fèi)記錄。（五）教育培訓(xùn)1.參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成果。2.學(xué)歷教育情況，包括學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、專業(yè)等。（六）考核評價(jià)1.年度考核結(jié)果、考核評語。2.專項(xiàng)考核情況。（七）勞動(dòng)合同1.勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽、解除情況。2.勞動(dòng)合同文本。（八）其他材料1.退休審批表、退休證復(fù)印件。2.獲得的榮譽(yù)證書、資格證書等復(fù)印件。3.其他與退休人員相關(guān)的重要材料。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)退休檔案收集工作的組織與協(xié)調(diào)。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)將涉及本部門退休人員的檔案材料及時(shí)整理并移交至人力資源部門。（二）收集時(shí)間1.在退休人員辦理退休手續(xù)前一個(gè)月，人力資源部門應(yīng)向相關(guān)部門發(fā)出檔案收集通知。2.各部門應(yīng)在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將退休人員的檔案材料整理齊全并移交。（三）收集要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造。2.材料應(yīng)使用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。3.移交的檔案材料應(yīng)按檔案內(nèi)容分類順序排列，并編制材料目錄。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用。（二）整理步驟1.區(qū)分檔案材料的類別，如個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、工資福利等。2.對每類材料進(jìn)行排序，按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.剔除重復(fù)、無效的材料。4.對破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括材料名稱、日期、頁碼等信息。（三）裝訂要求1.采用線裝方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.裝訂線應(yīng)在左側(cè)，距左邊沿[X]厘米。3.每冊檔案厚度應(yīng)適中，一般不超過[X]厘米。五、檔案保管（一）保管部門退休檔案由企業(yè)人力資源部門設(shè)立專門的檔案庫房進(jìn)行保管。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。（三）檔案上架1.檔案整理裝訂成冊后，應(yīng)及時(shí)上架保管。2.上架應(yīng)按照檔案類別、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，便于查找。（四）檔案清查1.人力資源部門應(yīng)定期對退休檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容完整性、檔案保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.退休人員本人有權(quán)查閱自己的檔案。2.因工作需要，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱退休檔案。3.司法機(jī)關(guān)、政府部門等因工作需要查閱退休檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《退休檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房查閱檔案。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.退休人員本人一般不得借閱檔案，如有特殊情況，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可在檔案管理人員監(jiān)督下借閱。2.企業(yè)內(nèi)部因工作需要借閱退休檔案的，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可借閱，但借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。3.外部單位借閱退休檔案的，按照檔案查閱程序辦理，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。（二）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《退休檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、劃線、涂改等。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）借閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對每次檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱人、借閱期限、歸還時(shí)間等。2.借閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。八、檔案保密（一）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對退休檔案內(nèi)容予以保密。2.接觸退休檔案的工作人員不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，防止檔案內(nèi)容泄露。4.對涉及退休人員個(gè)人隱私的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格保密。九、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.退休人員因工作調(diào)動(dòng)、戶口遷移等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.按照國家有關(guān)規(guī)定需要將檔案轉(zhuǎn)遞至其他單位或部門的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門收到退休人員檔案轉(zhuǎn)遞申請后，應(yīng)審核申請材料。2.審核通過后，填寫《退休檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料密封包裝。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《退休檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》上簽字確認(rèn)。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.檔案管理人員應(yīng)對每次檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞方式等。2.轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立退休人員檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容，將退休人員檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）信息維護(hù)1.定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新退休人員基本信息、工作經(jīng)歷等變動(dòng)情況。2.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息利用1.企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門可通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢退休人員檔案信息，提高工作效率。2.為退休人員提供檔案信息查詢服務(wù)，方便其了解個(gè)人檔案情況。十一、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的退休檔案。2.經(jīng)鑒定確屬無效、重復(fù)的檔案材料。（二）銷毀程序1.人力資源部門應(yīng)定期對退休檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制《退休檔案銷毀清冊》。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程。4