嚴格發(fā)票入賬管理制度

嚴格發(fā)票入賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務管理，規(guī)范發(fā)票入賬行為，確保公司財務信息真實、準確、完整，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司。（三）基本原則1.真實性原則：發(fā)票內容必須真實反映經濟業(yè)務實際情況，不得虛開發(fā)票。2.合法性原則：發(fā)票來源必須合法，符合國家法律法規(guī)及稅務部門規(guī)定。3.完整性原則：發(fā)票各項要素填寫齊全，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務內容或商品明細、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等，不得遺漏或涂改。4.及時性原則：取得發(fā)票后應及時辦理入賬手續(xù)，不得拖延。二、發(fā)票的取得（一）業(yè)務經辦人員職責1.在開展經濟業(yè)務活動時，應主動向銷售方索取發(fā)票。對不符合規(guī)定的發(fā)票，有權拒收。2.確保發(fā)票上的信息準確無誤，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。若公司信息發(fā)生變更，應及時通知銷售方更新發(fā)票信息。3.取得發(fā)票后，應認真核對發(fā)票內容與實際經濟業(yè)務是否相符，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應及時要求銷售方重新開具。（二）發(fā)票種類要求1.增值稅專用發(fā)票：適用于購買貨物、接受加工修理修配勞務、購進服務、無形資產或不動產等可以抵扣進項稅額的業(yè)務。2.增值稅普通發(fā)票：適用于不能抵扣進項稅額的業(yè)務，如購買辦公用品、支付差旅費等。3.其他合規(guī)發(fā)票：如通用機打發(fā)票、定額發(fā)票等，應根據(jù)業(yè)務實際情況取得相應發(fā)票。（三）特殊業(yè)務發(fā)票取得1.采購固定資產：應取得增值稅專用發(fā)票，如用于不得抵扣項目的，應取得普通發(fā)票。2.接受勞務派遣服務：選擇差額納稅的納稅人，向用工單位收取用于支付給勞務派遣員工工資、福利和為其辦理社會保險及住房公積金的費用，不得開具增值稅專用發(fā)票，可以開具普通發(fā)票；選擇一般計稅方法的，應開具增值稅專用發(fā)票。3.混合銷售業(yè)務：應根據(jù)主營業(yè)務確定發(fā)票類型，分別核算貨物和服務銷售額的，應分別開具發(fā)票。三、發(fā)票的審核（一）審核流程1.業(yè)務經辦人員取得發(fā)票后，應先自行對發(fā)票的真實性、完整性進行初步審核，確保發(fā)票合規(guī)后，將發(fā)票及相關業(yè)務資料一并提交給部門負責人。2.部門負責人對發(fā)票及業(yè)務的真實性、合理性進行審核，審核通過后簽署意見，報財務部門。3.財務部門收到發(fā)票后，由財務人員按照本制度規(guī)定進行詳細審核。審核內容包括發(fā)票的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等。審核無誤后，在發(fā)票上加蓋“發(fā)票審核章”，并辦理入賬手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與業(yè)務經辦人員溝通，要求其補充、更正或重新取得發(fā)票。（二）審核要點1.發(fā)票真?zhèn)危和ㄟ^國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺（/）等官方渠道查驗發(fā)票真?zhèn)危_保發(fā)票真實有效。2.發(fā)票內容：發(fā)票抬頭：必須為公司全稱，不得使用簡稱或其他不規(guī)范名稱。發(fā)票項目：應與實際發(fā)生的經濟業(yè)務相符，不得開具與業(yè)務無關的內容。如購買辦公用品，發(fā)票項目應明確為“辦公用品”及具體明細。發(fā)票金額：大小寫金額應一致，不得涂改。發(fā)票稅率：應符合國家規(guī)定的稅率，不得開具錯用稅率的發(fā)票。發(fā)票備注欄：應按規(guī)定填寫相關信息，如建筑服務發(fā)票應注明建筑服務發(fā)生地縣（市、區(qū)）名稱及項目名稱；銷售不動產發(fā)票應注明不動產的詳細地址等。3.發(fā)票印章：發(fā)票應加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章應清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章。四、發(fā)票的入賬（一）入賬時間要求1.對于當月發(fā)生的經濟業(yè)務，取得發(fā)票后應在當月辦理入賬手續(xù)。如有特殊情況無法及時入賬的，應經財務部門負責人批準，并在次月盡快入賬。2.對于跨年度的發(fā)票，應在業(yè)務發(fā)生年度入賬，不得跨年入賬。如因特殊原因未能在當年取得發(fā)票的，應在次年匯算清繳前取得發(fā)票并進行納稅調整。（二）入賬科目規(guī)范1.財務人員應根據(jù)發(fā)票所反映的經濟業(yè)務內容，準確選擇入賬科目。如購買辦公用品應計入“管理費用——辦公費”；購買固定資產應計入“固定資產”科目，并按照規(guī)定計提折舊。2.對于涉及多個科目的業(yè)務，應按照配比原則進行分攤入賬。如購買一批設備并包含安裝調試費用，應分別將設備價款計入“固定資產”科目，安裝調試費用計入“在建工程”科目，待設備安裝完畢交付使用后，將“在建工程”科目余額轉入“固定資產”科目。（三）入賬憑證附件1.發(fā)票作為入賬的主要憑證，應粘貼在記賬憑證后面，并確保發(fā)票內容清晰可見。2.除發(fā)票外，還應根據(jù)業(yè)務需要附上相關的原始憑證，如合同協(xié)議、送貨單、驗收單、審批單等。原始憑證應與發(fā)票內容相互印證，證明經濟業(yè)務的真實性和合理性。3.涉及費用報銷的發(fā)票，還應附上費用報銷單，報銷單上應注明報銷部門、報銷人、報銷項目、金額等信息，并經相關人員審批簽字。五、發(fā)票的保管（一）保管責任1.各部門負責本部門取得發(fā)票的保管工作，指定專人負責發(fā)票的收集、整理、存放，并確保發(fā)票的安全完整。2.財務部門負責對公司所有發(fā)票進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督，定期對發(fā)票保管情況進行檢查。（二）保管方式1.發(fā)票應存放在安全、干燥、防潮、防火、防盜的地方，避免發(fā)票受損、丟失或被盜。2.發(fā)票應按照發(fā)票種類、號碼順序進行裝訂成冊，并建立發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的取得日期、發(fā)票號碼、開票金額、業(yè)務內容、經手人等信息。3.電子發(fā)票應定期進行備份，存儲在安全的存儲介質上，并按照紙質發(fā)票的保管要求進行管理。（三）保管期限1.發(fā)票的保管期限按照國家法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般為5年。2.保管期限屆滿后，經公司財務負責人和法定代表人批準，方可銷毀發(fā)票。銷毀發(fā)票時，應制作發(fā)票銷毀清單，由財務人員、審計人員等共同監(jiān)銷，并在清單上簽字確認。六、發(fā)票的遺失處理（一）遺失報告1.若發(fā)票不慎遺失，業(yè)務經辦人員應立即向部門負責人報告，并在發(fā)現(xiàn)遺失當日書面報告財務部門。2.報告內容應包括發(fā)票種類、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、業(yè)務內容、金額等詳細情況。（二）登報聲明1.對于遺失的增值稅專用發(fā)票，應在《中國稅務報》等媒體上刊登遺失聲明。2.對于遺失的增值稅普通發(fā)票或其他普通發(fā)票，應在當?shù)赜杏绊懥Φ膱蠹埳峡沁z失聲明。聲明內容應包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期等信息，聲明原發(fā)票作廢，以免被他人冒用。（三）補救措施1.取得銷售方記賬聯(lián)復印件（加蓋銷售方發(fā)票專用章），以及銷售方所在地主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，作為增值稅專用發(fā)票抵扣憑證或記賬憑證。2.對于遺失普通發(fā)票的，可憑銷售方提供的發(fā)票存根聯(lián)復印件（加蓋銷售方發(fā)票專用章）及相關證明材料（如合同協(xié)議、付款憑證等），經財務部門審核后作為記賬憑證。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對公司發(fā)票入賬情況進行審計，檢查發(fā)票取得、審核、入賬、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度規(guī)定的行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。（二）稅務機關檢查1.稅務機關有權對公司發(fā)票使用情況進行檢查。公司應積極配合稅務機關的檢查工作，如實提供發(fā)票及相關資料。2.如因發(fā)票問題導致公司受到稅務處罰或其他損失的，相關責任人應承擔相應責任。八、違規(guī)處理（一）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定，導致發(fā)票入賬不規(guī)范、不真實的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對因違反發(fā)票管理制度給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔賠償責任。（二）法律責任1.對于虛開發(fā)票、偽造發(fā)票等嚴重違法行為，公司將依法追究相關責任人