企業(yè)檔案歸檔管理制度

企業(yè)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為企業(yè)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機構、子公司的檔案歸檔管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是企業(yè)在各項活動中直接形成的、具有保存價值的原始記錄，保證檔案內容真實可靠。3.完整性原則：全面收集企業(yè)各類檔案，保證檔案的種類、內容和載體的完整性。4.準確性原則：檔案的整理、分類、編號等應準確無誤，便于查找和利用。5.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置企業(yè)設立獨立的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理企業(yè)檔案工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況下設檔案庫房、檔案整理室、檔案查閱室等工作區(qū)域。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家有關法律法規(guī)和企業(yè)實際情況，制定、修訂和完善檔案歸檔管理制度及相關操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.檔案收集與整理：負責接收、收集企業(yè)各部門形成的各類檔案，對收集到的檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施設備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全與完整。定期對檔案進行檢查、清點，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.檔案利用服務：建立檔案查閱利用制度，為企業(yè)內部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱服務，根據(jù)規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。積極拓展檔案利用渠道，為企業(yè)的經營決策、生產管理、技術創(chuàng)新等提供信息支持。5.檔案信息化建設：推進檔案管理信息化工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和安全管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，提出檔案存毀意見。對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保檔案信息的安全性和保密性。7.業(yè)務指導與培訓：對企業(yè)各部門的檔案工作進行業(yè)務指導，協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員和兼職檔案員的業(yè)務素質和工作能力。8.檔案統(tǒng)計與分析：建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案工作動態(tài)，為企業(yè)檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類企業(yè)檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，企業(yè)章程、制度、辦法，行政公文、函件、通知，工作計劃、總結、報告，人事任免、獎懲、培訓等文件材料。2.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設等方面的文件材料。3.經營管理類：涵蓋企業(yè)經營戰(zhàn)略、規(guī)劃、計劃，市場調研、分析報告，市場營銷、客戶管理文件，合同協(xié)議、招投標文件，財務管理、審計、稅務文件，物資采購、庫存管理文件等。4.生產管理類：涉及生產計劃、調度、組織，質量管理、安全管理、設備管理，技術研發(fā)、工藝文件、技術標準等文件材料。5.技術研發(fā)類：包括科研項目立項、研究、驗收文件，技術創(chuàng)新成果、專利、著作權等知識產權文件，技術資料、圖紙、實驗報告等。6.產品銷售類：包含產品銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄，銷售渠道、客戶反饋、市場推廣等文件材料。7.人力資源類：有人力資源規(guī)劃、招聘、培訓、績效管理、薪酬福利、員工檔案等文件。8.財務審計類：包括財務預算、決算、報表，會計憑證、賬簿，審計報告、內部審計文件等。9.法務合規(guī)類：涉及法律事務、合規(guī)管理、風險防控等方面的文件材料，如合同審查意見、訴訟案件文件、合規(guī)檢查報告等。10.其他類：不屬于上述各類的其他具有保存價值的文件材料，如聲像檔案、實物檔案等。（二）編號規(guī)則1.一級分類編號：采用大寫英文字母表示，如行政管理類編號為“A”，黨群工作類編號為“B”，以此類推。2.二級分類編號：在一級分類編號后加兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的行政公文編號為“A01”，人事任免編號為“A02”等。3.三級分類編號：在二級分類編號后再加兩位數(shù)字表示，如行政公文中的公司發(fā)文編號為“A0101”，部門發(fā)文編號為“A0102”等。4.檔案案卷編號：按照檔案整理的先后順序，從“001”開始依次編號。四、檔案歸檔要求（一）歸檔范圍企業(yè)各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，均應按照本制度規(guī)定進行歸檔。具體歸檔范圍包括但不限于：1.紙質文件：包括公文、報表、合同、協(xié)議、信函、會議記錄、工作計劃、總結、報告、人事檔案材料等。2.電子文件：包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文檔、電子郵件、電子報表、數(shù)據(jù)庫文件等。3.聲像檔案：包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄企業(yè)重要活動、會議、工程建設、產品研發(fā)等方面的影像資料。4.實物檔案：包括企業(yè)獲得的獎杯、獎牌、證書、印章、紀念品等具有保存價值的實物。（二）歸檔時間1.文書檔案：各部門應在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢。2.會計檔案：按照國家有關會計檔案管理規(guī)定，在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。3.項目檔案：項目完成后，項目負責人應在項目驗收后三個月內將項目文件材料整理歸檔。4.聲像檔案和實物檔案：相關活動結束后，應及時整理歸檔。（三）歸檔要求1.文件材料齊全完整：歸檔的文件材料應齊全完整，能夠準確反映企業(yè)各項工作活動的全貌。對于重要文件的定稿、修改稿、附件等應一并歸檔。2.文件格式規(guī)范：紙質文件應使用耐久性強的書寫材料，字跡清晰、工整，紙張規(guī)格統(tǒng)一。電子文件應采用通用格式，確保長期可讀。聲像檔案應圖像清晰、聲音清楚，標注準確的時間、地點、人物等信息。實物檔案應保持完好，并附上相關說明材料。3.分類準確：按照檔案分類標準，對歸檔文件材料進行準確分類，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.編號清晰：按照檔案編號規(guī)則，對每一份檔案進行編號，并在檔案封面、目錄等位置清晰標注編號。5.裝訂整齊：紙質檔案應進行整齊裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的牢固和美觀。五、檔案整理與編目（一）檔案整理1.區(qū)分全宗：以企業(yè)為一個全宗，將企業(yè)各部門形成的檔案按照全宗進行整理，保持全宗內檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類組卷：按照檔案分類標準，將歸檔文件材料進行分類，同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。卷內文件應按照一定的順序排列，一般為批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。3.編頁號：對紙質檔案的每一頁進行編號，編號位置應統(tǒng)一、固定，便于查找和統(tǒng)計。4.裝訂：對整理好的案卷進行裝訂，確保案卷的整齊、牢固。（二）檔案編目1.編制案卷目錄：按照案卷整理順序，依次填寫案卷目錄，包括案卷編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。2.編制卷內文件目錄：對卷內每一份文件材料進行編目，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。3.編制備考表：在案卷末尾附上備考表，注明本案卷的整理情況、缺損情況、補充情況等信息。六、檔案保管（一）檔案庫房建設與設施配備1.檔案庫房選址：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和水源的地方，確保檔案存放安全。2.庫房面積與布局：根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫房面積。庫房應分為不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進行。3.設施配備：檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度調控設備、照明設備等，確保檔案的安全與完整。（二）檔案保管措施1.上架存放：檔案應按照全宗、類別、年度、保管期限等順序上架存放，便于查找和管理。2.溫濕度控制：檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應的調控措施。3.防火防盜：檔案庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材。嚴禁在庫房內吸煙和使用明火，嚴禁無關人員進入庫房。4.防蟲防霉：定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變等情況及時采取防治措施?？刹捎梦锢怼⒒瘜W等方法進行防蟲防霉處理，如放置驅蟲藥、防霉劑等。5.檔案保護：對珍貴、易損檔案應采取特殊的保護措施，如復制備份、密封保存、加固修復等，確保檔案的原始風貌和歷史價值。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務企業(yè)原則：檔案利用工作應以服務企業(yè)發(fā)展為宗旨，為企業(yè)的經營決策、生產管理、技術創(chuàng)新等提供有力支持。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。同時，要采取必要的安全措施，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（二）利用方式1.查閱：企業(yè)內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應根據(jù)申請內容，提供相應的檔案供查閱，并做好查閱登記。查閱人員應在指定的查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和企業(yè)分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。到期應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復制服務。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。復制的檔案應與原件內容一致，加蓋檔案管理部門印章后生效。（三）利用登記與跟蹤管理檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。同時，要對檔案利用情況進行跟蹤管理，及時了解檔案的使用情況和歸還情況，確保檔案的安全與完整。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對檔案進行鑒定。2.鑒定標準：根據(jù)檔案的形成時間、內容、重要程度、保管期限等因素，制定檔案鑒定標準。一般來說，檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。3.鑒定程序：檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案的保存價值。對擬銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細說明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、鑒定依據(jù)等信息。經檔案鑒定工作小組集體討論通過后，報企業(yè)分管領導審批。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：經企業(yè)分管領導審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀方式：檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀記錄：檔案管理部門應做好檔案銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀記錄歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平，為企業(yè)信息化建設提供有力支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.掃描范圍：對企業(yè)具有保存價值的紙質檔案、聲像檔案、實物檔案等進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.掃描標準：紙質檔案掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像清晰、完整，色彩還原準確。聲像檔案應進行數(shù)字化轉換，確保聲音和圖像質量。實物檔案應拍攝多角度照片，并附上文字說明，進行數(shù)字化存儲。3.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號、題名、年度、保管期限、責任者、日期等信息，確保數(shù)據(jù)準確無誤。（三）檔案信息管理系統(tǒng)功能1.檔案存儲：將數(shù)字化檔案存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案的集中管理和共享。2.檢索查詢：提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號、題名、年度、保管期限、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.利用服務：實現(xiàn)檔案在線查閱、借閱、復制等功能，用戶可通過系統(tǒng)提交申請，經審批后進行相應操作。同時，系統(tǒng)應記錄利用情況，便于跟蹤管理。4.權限管理：設置不同的用戶權限，對檔案信息進行分級管理，確保檔案信息的安全性和保密性。5.統(tǒng)計分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計