項目辦公室日常管理制度

項目辦公室日常管理制度總則1.目的為加強項目辦公室的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保項目順利推進，特制定本日常管理制度。2.適用范圍本制度適用于項目辦公室全體工作人員。3.管理原則高效協(xié)作原則：各崗位人員應密切配合，高效協(xié)同工作，以實現(xiàn)項目整體目標。規(guī)范有序原則：明確各項工作流程和標準，確保辦公室工作規(guī)范、有序進行。責任明確原則：各項工作任務責任到人，避免推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生。辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域衛(wèi)生每日上班前，各崗位人員負責清理各自辦公桌面及周邊區(qū)域，保持整潔。每周安排固定時間進行全面衛(wèi)生大掃除，包括地面清潔、門窗擦拭、文件整理等。垃圾應及時清理，放置于指定垃圾桶內(nèi)，嚴禁隨意丟棄。2.辦公設備擺放辦公桌椅、電腦、打印機等設備應擺放整齊，保持通道暢通。個人物品應放置在指定位置，不得隨意堆放在辦公桌上，影響辦公環(huán)境整潔。3.綠植維護定期對辦公室內(nèi)綠植進行澆水、修剪，確保綠植生長良好，營造舒適的辦公環(huán)境?？记诠芾?.工作時間項目辦公室實行[具體工作時間，如上午9:0012:00，下午13:3017:30]的工作制度。因項目需要加班的，需提前填寫加班申請表，經(jīng)上級領導批準后方可加班。2.考勤簽到全體工作人員需在工作日按時簽到，簽到時間為每天上午上班前及下午上班后15分鐘內(nèi)。簽到方式為[具體簽到方式，如指紋簽到、打卡簽到等]，不得代簽。3.請假制度員工請假需提前填寫請假申請表，注明請假原因、請假時間，并按審批流程提交。請假1天以內(nèi)（含1天），由部門負責人審批；請假1天以上3天以內(nèi)（含3天），由分管領導審批；請假3天以上，由項目經(jīng)理審批。請假獲批后，將請假申請表交至考勤管理員處備案。如需續(xù)假，應提前辦理續(xù)假手續(xù)。4.遲到、早退及曠工處理遲到或早退15分鐘以內(nèi)，每月累計3次以內(nèi)的，給予口頭警告；遲到或早退15分鐘以上1小時以內(nèi)，每次扣除當月績效獎金[X]元；遲到或早退超過1小時的，按曠工半天處理。曠工半天，扣除當天工資及當月績效獎金[X]元；曠工1天，扣除當天工資及當月績效獎金[X]元，并給予警告處分；連續(xù)曠工3天以上或累計曠工5天以上的，予以辭退。會議管理1.會議類型項目例會：每周[具體時間]召開，由項目經(jīng)理主持，各部門負責人及相關人員參加，總結上周工作進展，安排本周工作任務。專題會議：根據(jù)項目需要不定期召開，針對特定問題進行討論和決策。臨時會議：因緊急事項臨時召集的會議。2.會議通知會議組織者應提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息。通知方式可采用郵件、即時通訊工具等，確保參會人員及時收到通知。3.會議紀律參會人員應提前[X]分鐘到達會議地點，不得遲到、早退。會議期間應將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。積極參與會議討論，認真記錄會議內(nèi)容，不得交頭接耳、做與會議無關的事情。4.會議記錄每次會議應安排專人負責記錄，記錄內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項及責任人等。會議記錄應在會后[X]個工作日內(nèi)整理完成，并發(fā)送給參會人員及相關領導審閱。文件管理1.文件分類項目文件：包括項目策劃書、合同文件、技術文檔、進度報告等與項目直接相關的文件。公司文件：包括公司規(guī)章制度、通知公告、人事文件等公司內(nèi)部文件。外來文件：如客戶提供的資料、合作伙伴的函件等。2.文件編號為便于文件管理，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則為：[編號規(guī)則示例，如項目文件編號為“XM+年份+序號”，公司文件編號為“GS+年份+序號”，外來文件編號為“WL+年份+序號”]。3.文件收發(fā)文件接收人員應及時查收文件，核對文件內(nèi)容及編號后，在文件簽收登記表上簽字確認。對外發(fā)送文件應進行登記，注明文件名稱、編號、發(fā)送對象、發(fā)送時間等信息，并按規(guī)定程序進行審批和蓋章。4.文件歸檔定期對文件進行整理歸檔，確保文件資料完整、有序。歸檔文件應按照類別、時間順序進行存放。建立文件索引，便于快速查找和調(diào)閱文件。5.文件保密涉及公司機密和項目敏感信息的文件，應嚴格遵守保密規(guī)定，妥善保管。未經(jīng)批準，不得擅自復印、傳播、泄露文件內(nèi)容。辦公用品及設備管理1.辦公用品采購各部門根據(jù)工作需要，每月初提交辦公用品采購計劃，經(jīng)部門負責人審核后報綜合管理部門匯總。綜合管理部門統(tǒng)一負責辦公用品的采購，選擇性價比高的供應商，并確保所采購辦公用品的質(zhì)量。2.辦公用品發(fā)放綜合管理部門按照辦公用品采購計劃進行采購，并根據(jù)各部門實際需求進行發(fā)放。領用人員應在辦公用品領用登記表上簽字確認，領用數(shù)量應合理，避免浪費。3.辦公設備管理辦公設備由綜合管理部門統(tǒng)一登記、調(diào)配和維護。員工使用辦公設備時應愛護設備，如發(fā)現(xiàn)設備故障應及時報告綜合管理部門，由專業(yè)人員進行維修。辦公設備如需報廢或更新，應填寫相關申請表，經(jīng)審批后辦理手續(xù)。費用報銷管理1.報銷原則費用報銷應遵循真實、合理、合規(guī)的原則，報銷憑證必須真實有效，嚴禁虛報、多報費用。嚴格控制費用支出，確保各項費用符合公司預算及相關規(guī)定。2.報銷流程費用發(fā)生后，報銷人員應及時收集整理相關報銷憑證，并填寫費用報銷申請表，注明費用明細、金額、報銷事由等信息。將費用報銷申請表及報銷憑證依次提交部門負責人、財務審核、分管領導審批。經(jīng)審批通過后，報銷人員將報銷憑證交至財務部門辦理報銷手續(xù)。3.報銷標準制定明確的費用報銷標準，包括差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品費等各類費用的具體報銷額度和要求。報銷人員應嚴格按照報銷標準進行報銷，超出標準部分原則上不予報銷。溝通協(xié)調(diào)管理1.內(nèi)部溝通建立高效的內(nèi)部溝通機制，鼓勵員工之間及時交流工作信息和問題。采用定期工作匯報、即時通訊工具、面對面溝通等多種方式，確保信息傳遞準確、及時。各部門之間應加強協(xié)作配合，遇到問題及時溝通協(xié)商，共同尋求解決方案。2.外部溝通項目辦公室人員應積極與客戶、合作伙伴、政府部門等外部單位保持良好溝通。對外溝通時應注意禮貌、專業(yè)，維護公司良好形象。及時反饋外部單位的意見和需求，為項目決策提供參考依據(jù)。保密管理1.保密范圍公司商業(yè)秘密：包括公司經(jīng)營策略、財務信息、技術秘密、客戶資料等。項目相關秘密：如項目計劃、技術方案、未公開的項目成果等。2.保密措施與涉及保密信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。對保密文件、資料進行嚴格管理，設置專門的存放區(qū)域，并采取加密、鎖具等安全措施。限制保密信息的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能接觸和處理相關信息。3.泄密處理如發(fā)現(xiàn)有員工泄