中央正式文件管理制度

中央正式文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中央正式文件的管理，確保文件的安全、完整與有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對中央正式文件的收文、傳閱、保管、歸檔等相關(guān)管理活動。（三）管理原則1.嚴(yán)格保密原則：確保中央正式文件在流轉(zhuǎn)過程中的保密性，防止文件內(nèi)容泄露。2.規(guī)范操作原則：按照規(guī)定的流程和要求處理文件，保證文件管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。3.高效利用原則：充分發(fā)揮文件的作用，及時(shí)為公司各項(xiàng)工作提供依據(jù)和參考。二、文件的收文管理（一）收文渠道1.公司指定專人負(fù)責(zé)接收來自上級部門、相關(guān)政府機(jī)關(guān)等渠道的中央正式文件。2.關(guān)注官方網(wǎng)站、政務(wù)平臺等信息發(fā)布渠道，及時(shí)獲取中央正式文件。（二）收文登記1.收到中央正式文件后，收文人員應(yīng)立即在《中央正式文件收文登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、收文日期、密級等。2.對文件的份數(shù)、附件等情況進(jìn)行核對，并在登記簿上注明。（三）文件初審1.收文人員對收到的文件進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查文件的完整性、有效性，以及與公司業(yè)務(wù)的相關(guān)性。2.對于不符合要求的文件，及時(shí)與發(fā)文單位溝通，要求補(bǔ)充或更正。三、文件的傳閱管理（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由收文人員提出傳閱范圍建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免不必要的擴(kuò)大。（二）傳閱流程1.收文人員按照審批后的傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員，并在《中央正式文件傳閱單》上記錄傳閱情況。2.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件傳閱，并簽署姓名和日期。如遇特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)向收文人員說明原因。3.收文人員對傳閱回來的文件進(jìn)行檢查，確保文件無缺頁、損壞等情況。（三）跟蹤催辦1.收文人員負(fù)責(zé)對文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒傳閱人員加快傳閱速度，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)到位。2.對于超過規(guī)定傳閱時(shí)間仍未完成傳閱的人員，進(jìn)行催辦，并記錄催辦情況。四、文件的保管管理（一）保管方式1.設(shè)立專門的中央正式文件保管專柜，對文件進(jìn)行分類存放，確保文件存放有序、便于查找。2.對于涉密文件，按照國家保密規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)保管，采取加密存儲、專人負(fù)責(zé)等措施。（二）保管期限1.根據(jù)文件性質(zhì)和公司實(shí)際情況，確定中央正式文件的保管期限。一般分為長期、中期和短期。2.長期保管的文件為具有重要?dú)v史價(jià)值、長期參考作用的文件；中期保管的文件為在一定時(shí)期內(nèi)有查考價(jià)值的文件；短期保管的文件為時(shí)效性較強(qiáng)、使用后可及時(shí)銷毀的文件。（三）定期盤點(diǎn)1.定期對中央正式文件進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查文件的數(shù)量、完整性等情況。2.盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在案，如發(fā)現(xiàn)文件缺失、損壞等問題，及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。五、文件的歸檔管理（一）歸檔范圍1.符合保管期限要求的中央正式文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)包括文件原件、附件、傳閱單等相關(guān)材料。（二）歸檔流程1.收文人員在文件傳閱完畢、完成相關(guān)工作后，按照檔案管理要求對文件進(jìn)行整理、編目。2.將整理好的文件移交公司檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門對歸檔文件進(jìn)行審核，確保歸檔文件的質(zhì)量符合要求。（三）檔案利用1.公司各部門及員工因工作需要查閱中央正式文件檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、涂改文件內(nèi)容。六、文件的保密管理（一）保密措施1.對涉及國家機(jī)密、公司商業(yè)秘密的中央正式文件，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.在文件流轉(zhuǎn)過程中，采取加密傳輸、專人傳遞等方式，防止文件泄露。3.傳閱涉密文件時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，傳閱人員不得擅自將文件帶出規(guī)定場所。（二）人員保密要求1.接觸中央正式文件的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致文件泄密。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)中央正式文件有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對泄密責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，依法追究其法律責(zé)任。七、文件的銷毀管理（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的中央正式文件。2.因各種原因需要銷毀的涉密文件。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出文件銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，安排專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保文件徹底銷毀。3.銷毀完成后，在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。八、信息化管理（一）電子文件管理1.對于中央正式文件的電子版本，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范存儲和管理。建立電子文件數(shù)據(jù)庫，對文件進(jìn)行分類、編號、索引。2.采取加密、備份等措施，確保電子文件的安全。定期對電子文件進(jìn)行檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.利用公司內(nèi)部的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)中央正式文件的在線收文、傳閱、審批等功能，提高文件流轉(zhuǎn)效率。2.在信息化系統(tǒng)中設(shè)置文件權(quán)限管理模塊，根據(jù)人員職責(zé)和工作需要，嚴(yán)格控制文件的訪問權(quán)限。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室定期對中央正式文件管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文件的收文、傳閱、保管、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級部門、相關(guān)政府機(jī)關(guān)等對公司中央正式文件管理工作的監(jiān)督檢查。2.對外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，認(rèn)真研究并積極