事業(yè)公章使用管理制度

事業(yè)公章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司事業(yè)公章的使用管理，規(guī)范公章使用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義本制度所稱事業(yè)公章是指公司在對外開展業(yè)務(wù)、對內(nèi)管理等活動中使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等。二、公章的刻制、啟用與保管（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司設(shè)立、變更、注銷等情況，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理刻章手續(xù)。2.刻制公章必須選擇具有公安部門核發(fā)《特種行業(yè)許可證》的正規(guī)刻章單位，確保公章的質(zhì)量和安全性。3.新刻公章需在公安部門備案，并留存印模。（二）公章的啟用1.新刻公章啟用前，行政部門應(yīng)將公章的啟用時間、范圍等信息以書面形式通知公司各部門。2.公章啟用時，應(yīng)在《公章使用登記表》上記錄啟用日期、啟用章樣等信息。（三）公章的保管1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章使用管理制度。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.公章保管人員應(yīng)定期對公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。三、公章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格審批原則。公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用。2.一事一用原則。公章的使用應(yīng)根據(jù)具體事項進(jìn)行，不得在空白紙張、空白合同等上加蓋公章。3.登記備案原則。公章使用時，必須進(jìn)行登記備案，記錄使用時間、用途、批準(zhǔn)人等信息。（二）使用范圍1.以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議、文件等。2.公司對外發(fā)布的公告、通知、信函等。3.公司員工的身份證明、工作證明等。4.其他需要加蓋公章的事項。（三）使用流程1.用章申請使用部門或個人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事項、用章內(nèi)容、用章時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批《公章使用申請表》應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后方可使用公章。3.用章登記公章保管人員根據(jù)審批后的《公章使用申請表》，在《公章使用登記表》上進(jìn)行登記，記錄用章時間、用途、批準(zhǔn)人等信息，并加蓋公章。4.用章公章保管人員應(yīng)按照《公章使用申請表》上的內(nèi)容進(jìn)行用章，確保用章內(nèi)容與申請表一致。用章完畢后，應(yīng)將公章妥善保管。（四）特殊情況的處理1.緊急情況如遇緊急情況需要立即加蓋公章，無法事先辦理審批手續(xù)的，使用部門或個人應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行用章，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.多人會簽文件對于多人會簽的文件，應(yīng)按照會簽順序依次加蓋公章，不得同時加蓋多個公章。四、合同專用章的使用（一）使用范圍合同專用章僅限于公司對外簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)類文件時使用。（二）使用流程1.合同起草合同承辦部門應(yīng)按照公司合同管理制度的要求，起草合同文本。2.合同審核合同文本起草完畢后，應(yīng)提交給公司法律部門或相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后方可簽訂。3.合同簽訂合同承辦部門應(yīng)在合同上加蓋合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表人簽字。4.合同備案合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)將合同副本提交給公司行政部門進(jìn)行備案。（三）注意事項1.合同專用章的使用必須嚴(yán)格按照合同管理制度的要求進(jìn)行，確保合同的合法性和有效性。2.合同專用章保管人員不得擅自將合同專用章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同專用章保管人員應(yīng)定期對合同專用章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)合同專用章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。五、財務(wù)專用章的使用（一）使用范圍財務(wù)專用章僅限于公司財務(wù)部門辦理財務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)時使用。（二）使用流程1.財務(wù)審批財務(wù)業(yè)務(wù)辦理前，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度的要求進(jìn)行審批，審批通過后方可辦理。2.用章登記財務(wù)專用章保管人員根據(jù)審批后的財務(wù)業(yè)務(wù)文件，在《財務(wù)專用章使用登記表》上進(jìn)行登記，記錄用章時間、用途、批準(zhǔn)人等信息，并加蓋財務(wù)專用章。3.用章財務(wù)專用章保管人員應(yīng)按照財務(wù)業(yè)務(wù)文件上的內(nèi)容進(jìn)行用章，確保用章內(nèi)容與文件一致。用章完畢后，應(yīng)將財務(wù)專用章妥善保管。（三）注意事項1.財務(wù)專用章的使用必須嚴(yán)格按照財務(wù)管理制度的要求進(jìn)行，確保財務(wù)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和安全性。2.財務(wù)專用章保管人員不得擅自將財務(wù)專用章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.財務(wù)專用章保管人員應(yīng)定期對財務(wù)專用章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)財務(wù)專用章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。六、公章的停用與銷毀（一）公章的停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，需要停用公章的，行政部門應(yīng)及時通知公司各部門，并將停用的公章收回。2.停用的公章應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。（二）公章的銷毀1.對于停用的公章，行政部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.公章銷毀時，應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在《公章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.公章銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存相關(guān)資料。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對公章的使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.公章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管設(shè)施是否安全可靠等。2.公章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、登記備案是否及時等。3.公章的停用與銷毀情況，包括停用公章是否及時收回、銷毀公章是否符合規(guī)定等。（三）檢查方式1.定期檢查。行政部門應(yīng)定期對公章的使用管理情況進(jìn)行檢查，每月至少檢查一次。2.不定期抽查。行政部門可根據(jù)工作需要，不定期對公章的使用管理情況進(jìn)行抽查。（四）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，行政部門應(yīng)及時制止，并責(zé)令改正。2.對于因違反本制度規(guī)定使用公章給公司造成損失的，