儀器采購(gòu)試劑管理制度

儀器采購(gòu)試劑管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司儀器采購(gòu)和試劑管理流程，確保儀器設(shè)備滿足公司業(yè)務(wù)需求，試劑質(zhì)量可靠、使用安全，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，保障科研、生產(chǎn)等工作的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與儀器采購(gòu)和試劑管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部、生產(chǎn)部、質(zhì)量控制部等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)和管理活動(dòng)合法合規(guī)?？茖W(xué)性原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，科學(xué)合理地進(jìn)行儀器選型和試劑采購(gòu)計(jì)劃制定。效益性原則：在滿足業(yè)務(wù)要求的前提下，權(quán)衡成本與效益，力求以合理的價(jià)格獲取優(yōu)質(zhì)的儀器和試劑，降低運(yùn)營(yíng)成本。責(zé)任性原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，確保儀器采購(gòu)和試劑管理過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，做到責(zé)任可追溯。二、儀器采購(gòu)管理（一）需求申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《儀器采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明儀器的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。如有特殊技術(shù)要求，需同時(shí)提供相關(guān)技術(shù)資料或說明。2.《儀器采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)需求的合理性和必要性后，提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)部門接到《儀器采購(gòu)申請(qǐng)表》后，會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)儀器采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行成本估算，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括儀器設(shè)備價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用等所有相關(guān)費(fèi)用。2.采購(gòu)預(yù)算編制完成后，提交至公司管理層審批。審批通過后的采購(gòu)預(yù)算作為儀器采購(gòu)的控制依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出若干符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)書，要求其提供儀器的詳細(xì)報(bào)價(jià)、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)承諾等資料。3.采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)技術(shù)部門對(duì)供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行審核和評(píng)估，重點(diǎn)考察供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)實(shí)力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估方式可包括實(shí)地考察、樣品測(cè)試、市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商資質(zhì)審核等。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立合格供應(yīng)商檔案。合格供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評(píng)估記錄、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量反饋等內(nèi)容。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購(gòu)合同條款，合同條款應(yīng)明確儀器的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。3.采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如使用部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門及時(shí)了解合同履行情況。（五）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保儀器按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。在交貨前，提前與使用部門溝通，確定驗(yàn)收時(shí)間和地點(diǎn)。2.儀器到貨后，由采購(gòu)部門組織使用部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括儀器的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等。3.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)儀器存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的法律措施。4.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員填寫《儀器采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為儀器入賬和付款的依據(jù)。（六）儀器安裝與調(diào)試1.驗(yàn)收合格后，使用部門負(fù)責(zé)組織儀器的安裝與調(diào)試工作。安裝調(diào)試應(yīng)按照儀器設(shè)備的安裝說明書和操作規(guī)程進(jìn)行，確保儀器正常運(yùn)行。2.儀器安裝調(diào)試過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要技術(shù)支持，使用部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商或廠家技術(shù)人員進(jìn)行解決。3.儀器安裝調(diào)試完成后，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使操作人員熟悉儀器的性能、操作方法、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)等，確保操作人員能夠獨(dú)立、正確地使用儀器。（七）儀器使用與維護(hù)1.使用部門應(yīng)建立儀器設(shè)備使用檔案，記錄儀器的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等信息。儀器設(shè)備使用檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。2.操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照儀器設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改儀器設(shè)備的參數(shù)或程序。在操作過程中，如發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備出現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和維修人員。3.維修人員應(yīng)定期對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決儀器設(shè)備存在的潛在問題。對(duì)儀器設(shè)備的故障進(jìn)行維修后，應(yīng)填寫《儀器設(shè)備維修記錄》，記錄故障現(xiàn)象、維修過程、維修結(jié)果等信息。4.儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)按照儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)要求進(jìn)行，定期對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行清潔、潤(rùn)滑、校準(zhǔn)、校驗(yàn)等工作，確保儀器設(shè)備的性能和精度符合要求。（八）儀器報(bào)廢與處置1.儀器設(shè)備因使用年限已久、技術(shù)更新?lián)Q代、損壞無法修復(fù)等原因不再使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明儀器設(shè)備的報(bào)廢原因、使用情況、報(bào)廢時(shí)間等信息。2.《儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。3.經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的儀器設(shè)備，由公司資產(chǎn)管理部門按照公司固定資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。處置方式可包括報(bào)廢變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等。處置過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保資產(chǎn)處置合法合規(guī)。三、試劑管理（一）試劑需求計(jì)劃1.各部門根據(jù)工作安排和實(shí)驗(yàn)計(jì)劃，提前制定試劑需求計(jì)劃。試劑需求計(jì)劃應(yīng)明確試劑的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.試劑需求計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門匯總各部門的試劑需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制公司月度試劑采購(gòu)計(jì)劃。（二）試劑采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)部門根據(jù)月度試劑采購(gòu)計(jì)劃，會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)試劑采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行成本估算，編制試劑采購(gòu)預(yù)算。試劑采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括試劑價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用。2.試劑采購(gòu)預(yù)算編制完成后，提交至公司管理層審批。審批通過后的試劑采購(gòu)預(yù)算作為試劑采購(gòu)的控制依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門參照儀器采購(gòu)供應(yīng)商選擇與評(píng)估流程，選擇合適的試劑供應(yīng)商。重點(diǎn)考察供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、資質(zhì)證書、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.建立試劑供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估記錄、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量反饋等內(nèi)容，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行持續(xù)管理和評(píng)估。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的試劑供應(yīng)商協(xié)商采購(gòu)合同條款，合同條款應(yīng)明確試劑的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。3.采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如使用部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門及時(shí)了解合同履行情況。（五）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定，跟蹤試劑供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保試劑按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。在交貨前，提前與使用部門溝通，確定驗(yàn)收時(shí)間和地點(diǎn)。2.試劑到貨后，由采購(gòu)部門組織使用部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括試劑的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等。3.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)試劑存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的法律措施。4.驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員填寫《試劑采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為試劑入賬和付款的依據(jù)。（六）試劑儲(chǔ)存與保管1.公司應(yīng)設(shè)置專門的試劑儲(chǔ)存?zhèn)}庫，確保倉庫環(huán)境符合試劑儲(chǔ)存要求。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥、溫度和濕度適宜，避免試劑受到陽光直射、潮濕、高溫等影響。2.按照試劑的性質(zhì)和用途，對(duì)試劑進(jìn)行分類存放。易燃、易爆、有毒、有害等危險(xiǎn)試劑應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識(shí)。不同規(guī)格、型號(hào)、批次的試劑應(yīng)分開存放，并有清晰的標(biāo)識(shí)。3.建立試劑庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄試劑的出入庫情況，包括試劑名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫日期、出庫日期、領(lǐng)用部門等信息。定期對(duì)試劑庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)試劑進(jìn)行檢查，查看試劑的包裝是否完好、有無變質(zhì)、過期等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（七）試劑領(lǐng)用與發(fā)放1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《試劑領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明試劑名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息?！对噭╊I(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據(jù)《試劑領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行試劑發(fā)放，并在試劑庫存臺(tái)賬上記錄試劑的發(fā)放情況。發(fā)放試劑時(shí)，應(yīng)確保試劑的質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無誤，并向領(lǐng)用人員提供試劑的使用說明書和注意事項(xiàng)。3.領(lǐng)用人員在領(lǐng)用試劑時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)試劑的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。領(lǐng)用人員應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的試劑妥善保管，按照規(guī)定的使用方法進(jìn)行使用。（八）試劑使用與消耗記錄1.使用部門在使用試劑過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄試劑的使用情況，包括使用時(shí)間、使用數(shù)量、使用人等信息。試劑使用記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)試劑的消耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。2.定期對(duì)試劑的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)實(shí)驗(yàn)結(jié)果和業(yè)務(wù)需求，合理調(diào)整試劑采購(gòu)計(jì)劃，避免試劑浪費(fèi)和積壓。（九）試劑廢棄處理1.對(duì)于過期、變質(zhì)、失效以及不再使用的試劑，使用部門應(yīng)填寫《試劑廢棄申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明試劑的廢棄原因、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.《試劑廢棄申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司環(huán)保部門。環(huán)保部門根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和環(huán)保要求，制定試劑廢棄處理方案，并監(jiān)督處理過程。3.試劑廢棄處理應(yīng)委托有資質(zhì)的環(huán)保處理機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確保廢棄試劑得到安全、環(huán)保的處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。四、監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)儀器采購(gòu)和試劑管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等相關(guān)部門人員組成。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括儀器采購(gòu)和試劑管理流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)預(yù)算的控制情況、供應(yīng)商管理情況、合同履行情況、儀器設(shè)備和試劑的使用與維護(hù)情況、庫存管理情況等