備用金金額管理制度

備用金金額管理制度一、總則（一）目的為了加強公司備用金的管理，規(guī)范備用金的使用，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務需要領取備用金的人員。（三）基本原則1.專款專用原則：備用金必須用于預先核定的用途，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據各部門業(yè)務特點和實際需求，合理確定備用金限額。3.及時報賬原則：備用金使用后應及時報賬，不得拖延。4.監(jiān)督檢查原則：公司財務部門定期對備用金的使用情況進行監(jiān)督檢查。二、備用金的申請與審批（一）申請1.各部門因業(yè)務需要使用備用金時，由使用人填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等。2.《備用金申請表》需經部門負責人審核簽字，確認申請事項的真實性和必要性。（二）審批1.《備用金申請表》提交至財務部門，財務人員對申請金額的合理性、用途的合規(guī)性進行審核。2.財務審核通過后，報公司分管領導審批。分管領導根據公司資金狀況和業(yè)務需求進行審批。3.經公司分管領導審批同意后，財務部門方可辦理備用金的發(fā)放手續(xù)。三、備用金的領?。ㄒ唬╊I取方式1.備用金領取人憑審批通過的《備用金申請表》到財務部門領取現金或通過銀行轉賬方式獲取備用金。2.如領取現金，財務人員按照規(guī)定辦理現金支付手續(xù)，領取人需在現金支票存根或現金支出憑單上簽字確認。（二）領取金額1.備用金領取金額嚴格按照審批后的《備用金申請表》執(zhí)行，不得擅自多領或少領。2.如有特殊情況需要調整備用金金額，必須重新履行申請與審批手續(xù)。四、備用金的使用（一）使用范圍1.備用金主要用于公司日常經營活動中臨時性、小額的費用支出，如差旅費、辦公用品采購、業(yè)務招待費等。2.具體使用范圍由各部門根據業(yè)務實際情況確定，但必須符合公司財務制度和相關法律法規(guī)的規(guī)定。（二）使用要求1.備用金使用人應嚴格按照申請用途使用備用金，不得擅自改變用途。2.每筆備用金支出都應取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據等，并在憑證上注明支出日期、用途、金額等信息。3.備用金使用人應及時整理和粘貼原始憑證，按照公司財務報賬流程進行報賬。五、備用金的報賬（一）報賬期限1.備用金使用后，使用人應在規(guī)定的報賬期限內到財務部門報賬。報賬期限一般為[X]個工作日，具體期限根據業(yè)務性質和實際情況確定。2.如遇特殊情況無法按時報賬，使用人應提前向財務部門說明原因，并申請延期報賬。延期報賬申請需經部門負責人和財務部門同意。（二）報賬流程1.備用金使用人將整理好的原始憑證粘貼在《費用報銷單》上，詳細填寫報銷日期、報銷部門、報銷事由、金額等信息，并簽字確認。2.《費用報銷單》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務人員對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，核對報銷金額與備用金使用情況是否相符。4.審核通過后，財務人員辦理報銷手續(xù)，沖減備用金金額。如備用金有結余，應及時交回財務部門；如備用金不足，應補足差額。六、備用金的管理與監(jiān)督（一）財務部門管理職責1.負責備用金制度的制定、修訂和解釋工作。2.審核備用金的申請、發(fā)放、使用和報賬情況，確保備用金的使用符合規(guī)定。3.定期對備用金的使用情況進行清理和核對，編制備用金余額明細表，及時發(fā)現和解決問題。4.對備用金使用過程中發(fā)現的違規(guī)行為進行調查和處理，并向公司領導報告。（二）部門負責人管理職責1.負責本部門備用金使用的審批和監(jiān)督工作，確保備用金使用合理、合規(guī)。2.督促本部門備用金使用人及時報賬，對逾期未報賬的情況進行跟蹤和處理。3.配合財務部門做好備用金的清查工作，提供相關資料和信息。（三）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對備用金的管理和使用情況進行審計，檢查備用金制度的執(zhí)行情況、資金使用的合規(guī)性和效益性等。2.審計部門出具審計報告，對發(fā)現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（四）外部監(jiān)督1.接受財政、稅務、審計等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供備用金管理和使用的資料和信息。2.根據外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時整改備用金管理中存在的問題，不斷完善備用金管理制度。七、備用金的清查與盤點（一）清查周期1.公司財務部門定期對備用金進行清查，清查周期為[X]個月。2.每年年末，組織全面的備用金清查盤點工作，確保備用金賬實相符。（二）清查內容1.核對備用金的余額與備用金明細賬、總賬是否一致。2.檢查備用金使用人的報賬情況，是否存在逾期未報賬或報賬不及時的情況。3.盤點備用金現金，核實現金的實際金額與賬面金額是否相符，是否存在白條抵庫、挪用現金等情況。（三）清查結果處理1.如發(fā)現備用金賬實不符，應及時查明原因，并編制《備用金清查報告》。2.對于盤盈的備用金，應及時入賬；對于盤虧的備用金，應根據具體情況進行處理。屬于責任人原因造成的損失，由責任人賠償；屬于其他原因造成的損失，經公司領導批準后進行核銷。3.根據備用金清查結果，對備用金管理制度進行評估和完善，堵塞管理漏洞，防范資金風險。八、備用金的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自領取備用金。2.擅自改變備用金用途。3.逾期未報賬且無正當理由。4.虛報、冒領備用金。5.其他違反備用金管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現的違規(guī)行為，給予警告處分，并責令限期整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，除責令退還違規(guī)領取或使用的備用金外，視情節(jié)輕重給予相應的經濟處罰，