外貿(mào)跟單員管理制度

外貿(mào)跟單員管理制度一、總則（一）目的為加強公司外貿(mào)跟單員隊伍建設(shè)，規(guī)范跟單員工作流程，提高工作效率和質(zhì)量，確保公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司外貿(mào)跟單員崗位的所有在職人員。（三）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)與客戶溝通訂單需求，下達訂單給跟單員，并提供必要的業(yè)務(wù)支持。對跟單員的工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。2.跟單員負責(zé)訂單的跟進，包括訂單確認、生產(chǎn)安排、出貨協(xié)調(diào)等工作。與供應(yīng)商、貨代、報關(guān)行等相關(guān)方保持密切溝通，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。及時反饋訂單執(zhí)行過程中的問題，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門解決問題。3.其他部門協(xié)助跟單員完成相關(guān)工作，提供必要的支持和配合。按照公司規(guī)定和流程，處理與訂單相關(guān)的各項事務(wù)。二、跟單員入職管理（一）招聘要求1.本科及以上學(xué)歷，國際貿(mào)易、商務(wù)英語等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。2.具有[X]年以上外貿(mào)跟單工作經(jīng)驗，熟悉外貿(mào)業(yè)務(wù)流程。3.具備良好的英語聽說讀寫能力，能夠與國外客戶進行流利的溝通。4.熟練使用辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等。5.具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力、團隊合作能力和責(zé)任心，工作認真細致，有良好的抗壓能力。（二）招聘流程1.發(fā)布招聘信息：通過公司官網(wǎng)、招聘網(wǎng)站、社交媒體等渠道發(fā)布招聘信息，明確招聘崗位要求和職責(zé)。2.簡歷篩選：對收到的簡歷進行篩選，挑選出符合要求的候選人，并通知其參加面試。3.面試：面試分為初面和終面，初面由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人進行，主要考察候選人的專業(yè)知識、工作經(jīng)驗和溝通能力等；終面由人事總監(jiān)進行，主要考察候選人的綜合素質(zhì)、職業(yè)規(guī)劃和對公司文化的認同度等。4.錄用：根據(jù)面試結(jié)果，確定錄用人員，并發(fā)放錄用通知。錄用人員需在規(guī)定時間內(nèi)辦理入職手續(xù)。（三）入職培訓(xùn)1.公司概況培訓(xùn)：介紹公司的發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、企業(yè)文化等基本情況，讓新員工對公司有一個全面的了解。2.業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)：詳細講解公司外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，包括訂單處理、生產(chǎn)安排、出貨操作等環(huán)節(jié)，讓新員工熟悉工作內(nèi)容和流程。3.產(chǎn)品知識培訓(xùn)：介紹公司主要產(chǎn)品的特點、用途、市場需求等信息，讓新員工能夠準確地向客戶介紹產(chǎn)品。4.溝通技巧培訓(xùn)：針對外貿(mào)跟單工作的特點，進行溝通技巧培訓(xùn)，包括與客戶、供應(yīng)商、貨代等相關(guān)方的溝通方式和注意事項等。5.系統(tǒng)操作培訓(xùn)：培訓(xùn)新員工使用公司的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如訂單管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等，確保其能夠熟練操作。三、跟單員工作職責(zé)（一）訂單前期工作1.收到業(yè)務(wù)部門下達的訂單后，及時與客戶進行訂單確認，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等信息，確保訂單信息準確無誤。2.根據(jù)訂單要求，制定詳細的生產(chǎn)計劃，并與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，確保生產(chǎn)任務(wù)按時安排。3.聯(lián)系供應(yīng)商，采購生產(chǎn)所需的原材料和零部件，并跟進采購進度，確保原材料和零部件按時到貨。（二）生產(chǎn)過程跟進1.定期到生產(chǎn)車間檢查生產(chǎn)進度，及時發(fā)現(xiàn)并解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)設(shè)備故障、原材料短缺等。2.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門與其他部門之間的工作，確保生產(chǎn)順利進行。如與質(zhì)量控制部門溝通，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標準；與物流部門溝通，安排產(chǎn)品的運輸和倉儲等。3.根據(jù)生產(chǎn)進度，及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，確保訂單能夠按時完成。（三）出貨安排1.根據(jù)訂單交貨期，提前與貨代公司聯(lián)系，安排訂艙、報關(guān)等出貨事宜。2.準備出貨所需的文件，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單等，并確保文件的準確性和完整性。3.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)方，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量出貨，并及時通知客戶貨物已發(fā)出。（四）客戶溝通與反饋1.定期與客戶溝通訂單執(zhí)行情況，及時反饋生產(chǎn)進度、出貨時間等信息，確?？蛻魧τ唵螆?zhí)行情況有清晰的了解。2.處理客戶的投訴和問題，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并將處理結(jié)果及時反饋給客戶，確保客戶滿意度。3.收集客戶的意見和建議，及時反饋給業(yè)務(wù)部門，為公司產(chǎn)品和服務(wù)的改進提供參考。（五）文件管理1.負責(zé)訂單相關(guān)文件的整理、歸檔和保管，包括訂單合同、生產(chǎn)計劃、采購訂單、出貨文件等。2.確保文件的安全性和完整性，便于查詢和追溯。四、跟單員工作流程（一）訂單接收與確認1.業(yè)務(wù)部門將訂單信息傳遞給跟單員，跟單員收到訂單后，首先核對訂單信息的完整性和準確性。2.與客戶進行訂單確認，通過郵件、電話等方式與客戶溝通訂單細節(jié)，如產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等，確保雙方對訂單內(nèi)容達成一致。3.將確認后的訂單信息錄入公司業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，并提交給業(yè)務(wù)部門審核。（二）生產(chǎn)計劃制定1.根據(jù)訂單要求和客戶交貨期，制定詳細的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應(yīng)包括產(chǎn)品生產(chǎn)進度安排、原材料采購計劃、零部件加工計劃等。2.將生產(chǎn)計劃發(fā)送給生產(chǎn)部門，并與生產(chǎn)部門負責(zé)人溝通協(xié)調(diào)，確保生產(chǎn)計劃能夠順利執(zhí)行。（三）原材料采購1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，確定所需原材料和零部件的清單，并聯(lián)系供應(yīng)商進行采購。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款。3.跟進采購進度，定期與供應(yīng)商溝通，了解原材料和零部件的生產(chǎn)情況和交貨時間，確保按時到貨。（四）生產(chǎn)過程監(jiān)控1.按照生產(chǎn)計劃，定期到生產(chǎn)車間檢查生產(chǎn)進度，了解產(chǎn)品生產(chǎn)情況。2.檢查生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標準。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與質(zhì)量控制部門溝通，采取措施進行整改。3.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門與其他部門之間的工作，解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)設(shè)備故障、原材料短缺等。（五）出貨準備1.根據(jù)訂單交貨期，提前與貨代公司聯(lián)系，安排訂艙事宜。確定船期、提單號等信息，并將相關(guān)信息通知生產(chǎn)部門和物流部門。2.準備出貨所需的文件，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單等。文件內(nèi)容應(yīng)準確無誤，符合國際貿(mào)易慣例和客戶要求。3.安排產(chǎn)品的包裝和標識，確保產(chǎn)品在運輸過程中不受損壞。（六）出貨與報關(guān)1.協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)方，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量出貨。出貨前，對產(chǎn)品進行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.將產(chǎn)品交付給貨代公司，并辦理報關(guān)手續(xù)。報關(guān)過程中，確保報關(guān)文件的準確性和完整性，配合海關(guān)的查驗工作。3.跟蹤貨物運輸情況，及時了解貨物的運輸狀態(tài)，確保貨物按時到達目的地。（七）訂單結(jié)案1.訂單完成出貨后，跟單員負責(zé)對訂單進行結(jié)案處理。整理訂單相關(guān)文件，進行歸檔保存。2.對訂單執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，評估訂單執(zhí)行過程中的優(yōu)點和不足之處，為今后的工作提供經(jīng)驗教訓(xùn)。3.將訂單結(jié)案情況反饋給業(yè)務(wù)部門，并與業(yè)務(wù)部門溝通客戶反饋信息，為客戶維護和業(yè)務(wù)拓展提供支持。五、跟單員績效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開原則：考核過程和結(jié)果應(yīng)客觀、公正，確保所有跟單員在相同的標準下接受考核。2.定量與定性相結(jié)合原則：考核指標應(yīng)既有定量指標，如訂單完成率、準時交貨率等，又有定性指標，如客戶滿意度、溝通協(xié)調(diào)能力等，全面評價跟單員的工作表現(xiàn)。3.激勵與約束相結(jié)合原則：考核結(jié)果與跟單員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵跟單員積極工作，同時對工作表現(xiàn)不佳的跟單員進行約束和改進。（二）考核周期績效考核周期為[X]個月，每月進行一次考核評估，年度進行綜合考核。（三）考核指標及權(quán)重1.訂單完成率（30%）：實際完成訂單數(shù)量與下達訂單數(shù)量的比例，反映跟單員的工作效率和訂單執(zhí)行能力。2.準時交貨率（25%）：按時交貨的訂單數(shù)量與應(yīng)交貨訂單數(shù)量的比例，體現(xiàn)跟單員對交貨期的把控能力。3.產(chǎn)品質(zhì)量合格率（20%）：產(chǎn)品質(zhì)量符合標準的訂單數(shù)量與總訂單數(shù)量的比例，衡量跟單員在生產(chǎn)過程中對質(zhì)量控制的能力。4.客戶滿意度（15%）：通過客戶反饋調(diào)查等方式獲取客戶對跟單員工作的滿意度評價，反映跟單員與客戶溝通協(xié)調(diào)的效果。5.溝通協(xié)調(diào)能力（10%）：考察跟單員在與業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部門、供應(yīng)商、貨代等相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)過程中的表現(xiàn)，包括溝通效果、問題解決能力等。（四）考核方法1.自評：跟單員每月對自己的工作表現(xiàn)進行自我評價，填寫績效考核自評表，總結(jié)工作成果和不足之處，并提出改進措施。2.上級評價：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)跟單員的日常工作表現(xiàn)，對其進行評價打分，填寫績效考核評價表，評價內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、溝通協(xié)調(diào)能力等方面。3.客戶評價：定期向客戶發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，收集客戶對跟單員工作的評價意見，作為客戶滿意度考核指標的依據(jù)。4.綜合評價：人事部門根據(jù)跟單員的自評、上級評價和客戶評價結(jié)果，進行綜合分析和評價，確定最終考核得分。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.薪酬調(diào)整：根據(jù)績效考核結(jié)果，對跟單員的薪酬進行調(diào)整?？己说梅謨?yōu)秀的跟單員給予適當?shù)男匠戟剟?，考核得分不達標或連續(xù)多次考核不佳的跟單員進行薪酬下調(diào)或其他懲罰措施。2.晉升與獎勵：績效考核結(jié)果作為跟單員晉升的重要依據(jù)之一。連續(xù)多次考核優(yōu)秀的跟單員，在職位晉升、培訓(xùn)機會等方面給予優(yōu)先考慮；對在工作中表現(xiàn)突出、為公司做出重大貢獻的跟單員，給予表彰和獎勵。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)績效考核結(jié)果，分析跟單員在工作中存在的問題和不足，為其制定個性化的培訓(xùn)計劃，幫助其提升工作能力和業(yè)務(wù)水平。六、跟單員培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃制定1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和跟單員崗位要求，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋外貿(mào)業(yè)務(wù)知識、產(chǎn)品知識、溝通技巧、質(zhì)量管理、物流知識等方面，以提高跟單員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部的業(yè)務(wù)骨干、專家等擔(dān)任培訓(xùn)講師，定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，分享業(yè)務(wù)經(jīng)驗和專業(yè)知識。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)培訓(xùn)需求，選派跟單員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程或研討會，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進的外貿(mào)跟單經(jīng)驗和方法。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，讓跟單員可以自主學(xué)習(xí)和提升。如在線課程、行業(yè)資訊、案例分析等。4.實踐鍛煉：安排跟單員參與實際項目，通過實踐鍛煉提高其解決實際問題的能力和業(yè)務(wù)操作水平。（三）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為跟單員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如跟單員資深跟單員業(yè)務(wù)主管業(yè)務(wù)經(jīng)理等。2.根據(jù)跟單員的個人能力和職業(yè)發(fā)展意愿，制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為其提供晉升機會和發(fā)展空間。3.鼓勵跟單員不斷學(xué)習(xí)和提升自己，通過參加培訓(xùn)、考取相關(guān)證書等方式，提高自身競爭力，實現(xiàn)職業(yè)發(fā)展目標。七、跟單員工作紀律（一）遵守公司規(guī)章制度1.嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，包括考勤制度、保密制度、財務(wù)制度等。2.按時上下班，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理請假手續(xù)。（二）保守公司商業(yè)秘密1.對在工作中接觸到的公司商業(yè)秘密，如客戶信息、訂單價格、產(chǎn)品技術(shù)資料等，嚴格保密，不得泄露給任何第三方。2.在離職后，仍需遵守公司的保密規(guī)定，不得利用公司商業(yè)秘密謀取私利。