上海it資產(chǎn)管理制度

上海it資產(chǎn)管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司IT資產(chǎn)的管理，確保IT資產(chǎn)的安全、完整和有效使用，提高公司信息化水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于上海公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有IT資產(chǎn)，包括但不限于計算機(jī)設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、軟件資產(chǎn)等。定義1.IT資產(chǎn)：指公司擁有或控制的、能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益的IT相關(guān)資源，包括硬件設(shè)備、軟件資產(chǎn)、數(shù)據(jù)信息等。2.硬件設(shè)備：如計算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。3.軟件資產(chǎn)：包括操作系統(tǒng)、辦公軟件、行業(yè)應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫軟件等各類購買的或自主開發(fā)的軟件。4.數(shù)據(jù)信息：公司在業(yè)務(wù)運營過程中產(chǎn)生、收集、存儲和使用的各類電子數(shù)據(jù)。管理職責(zé)資產(chǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善IT資產(chǎn)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織IT資產(chǎn)的采購、驗收、入賬、調(diào)配、報廢等工作。3.建立IT資產(chǎn)臺賬，定期對IT資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點，確保賬實相符。4.負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)的日常維護(hù)和保養(yǎng)，保障資產(chǎn)的正常運行。使用部門1.負(fù)責(zé)本部門IT資產(chǎn)的使用和保管，確保資產(chǎn)的安全和正常使用。2.配合資產(chǎn)管理部門做好IT資產(chǎn)的采購、驗收、調(diào)配、報廢等工作。3.及時向資產(chǎn)管理部門反饋IT資產(chǎn)的使用情況和故障信息。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)的賬務(wù)處理，按照財務(wù)制度進(jìn)行資產(chǎn)的入賬、折舊、攤銷等核算工作。2.參與IT資產(chǎn)的采購、驗收、報廢等環(huán)節(jié)的審核工作，確保資產(chǎn)采購符合預(yù)算和財務(wù)規(guī)定。3.定期對IT資產(chǎn)的財務(wù)狀況進(jìn)行分析，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。審計部門1.負(fù)責(zé)對IT資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。2.對IT資產(chǎn)采購、使用、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.協(xié)助資產(chǎn)管理部門完善IT資產(chǎn)管理制度，防范管理風(fēng)險。IT資產(chǎn)采購管理采購計劃1.各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和資產(chǎn)現(xiàn)狀，每年年底制定下一年度的IT資產(chǎn)采購計劃，明確采購資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.采購計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門匯總各部門采購計劃，結(jié)合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和預(yù)算安排，進(jìn)行綜合平衡和審核，形成公司年度IT資產(chǎn)采購計劃。3.年度IT資產(chǎn)采購計劃報公司管理層審批通過后執(zhí)行。采購流程1.資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批后的采購計劃，組織采購工作。采購方式包括集中采購、分散采購等，具體采購方式根據(jù)資產(chǎn)類別和金額大小確定。2.對于集中采購的IT資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門通過招標(biāo)、詢價等方式選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。對于分散采購的IT資產(chǎn)，使用部門在公司規(guī)定的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確資產(chǎn)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)等條款。3.采購合同簽訂后，資產(chǎn)管理部門及時跟蹤供應(yīng)商的交貨情況。資產(chǎn)到貨前，通知使用部門和相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。IT資產(chǎn)驗收管理驗收準(zhǔn)備1.資產(chǎn)到貨前，使用部門應(yīng)安排熟悉資產(chǎn)性能和使用要求的人員參與驗收工作。2.資產(chǎn)管理部門應(yīng)準(zhǔn)備好驗收所需的文件和工具，如采購合同、產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告等。驗收內(nèi)容1.硬件設(shè)備驗收檢查設(shè)備的外觀是否完好，有無損壞、變形等情況。核對設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量是否與采購合同一致。通電測試設(shè)備的性能指標(biāo)，確保設(shè)備能夠正常運行。檢查設(shè)備的隨機(jī)附件、資料是否齊全。2.軟件資產(chǎn)驗收檢查軟件的授權(quán)許可是否合法有效，是否與采購合同一致。安裝并測試軟件的功能，確保軟件能夠滿足業(yè)務(wù)需求。檢查軟件的文檔資料是否齊全，包括用戶手冊、安裝指南、技術(shù)支持文檔等。3.數(shù)據(jù)信息驗收檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。確保數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)功能正常。對數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行檢查，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。驗收報告1.驗收工作完成后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細(xì)記錄驗收情況，包括驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、存在問題及整改建議等。2.驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認(rèn)后，提交給資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門對驗收報告進(jìn)行審核，對于驗收合格的資產(chǎn)，辦理入賬手續(xù)；對于驗收不合格的資產(chǎn)，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或更換資產(chǎn)。IT資產(chǎn)入賬管理入賬依據(jù)1.IT資產(chǎn)采購?fù)瓿刹Ⅱ炇蘸细窈?，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時將資產(chǎn)信息錄入IT資產(chǎn)臺賬，并根據(jù)財務(wù)制度辦理入賬手續(xù)。2.入賬依據(jù)包括采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。入賬流程1.資產(chǎn)管理部門將資產(chǎn)信息錄入IT資產(chǎn)臺賬，包括資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置日期、使用部門等。2.資產(chǎn)管理部門將資產(chǎn)信息及相關(guān)憑證提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的信息，按照財務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，將資產(chǎn)入賬。3.財務(wù)部門定期與資產(chǎn)管理部門核對IT資產(chǎn)臺賬和財務(wù)賬目，確保賬賬相符。IT資產(chǎn)調(diào)配管理調(diào)配申請1.因工作需要，使用部門之間如需調(diào)配IT資產(chǎn)，應(yīng)填寫《IT資產(chǎn)調(diào)配申請表》，詳細(xì)說明調(diào)配資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)配原因、調(diào)入部門和調(diào)出部門等信息。2.《IT資產(chǎn)調(diào)配申請表》經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給資產(chǎn)管理部門。調(diào)配審批1.資產(chǎn)管理部門收到《IT資產(chǎn)調(diào)配申請表》后，對調(diào)配申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資產(chǎn)的使用狀況、調(diào)配的合理性、是否符合公司規(guī)定等。2.對于符合調(diào)配條件的申請，資產(chǎn)管理部門報公司管理層審批。經(jīng)審批同意后，資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)調(diào)配手續(xù)。調(diào)配實施1.資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批結(jié)果，組織資產(chǎn)的調(diào)配工作。調(diào)配過程中，確保資產(chǎn)的安全和完整，避免資產(chǎn)損壞或丟失。2.資產(chǎn)調(diào)配完成后，資產(chǎn)管理部門及時更新IT資產(chǎn)臺賬，調(diào)整資產(chǎn)的使用部門信息。同時，通知財務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。IT資產(chǎn)使用管理使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)制定IT資產(chǎn)使用管理制度，明確資產(chǎn)的使用人員、使用權(quán)限、使用流程等，確保資產(chǎn)的安全和正常使用。2.IT資產(chǎn)使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用資產(chǎn)，不得擅自更改設(shè)備配置、安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件等。3.使用人員應(yīng)妥善保管IT資產(chǎn)，定期對資產(chǎn)進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告資產(chǎn)管理部門。使用監(jiān)督1.資產(chǎn)管理部門定期對IT資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行檢查，包括資產(chǎn)的使用狀態(tài)、使用人員的操作規(guī)范等。2.對于違反IT資產(chǎn)使用規(guī)范的行為，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時制止并提出整改意見。情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。IT資產(chǎn)維護(hù)管理維護(hù)計劃1.資產(chǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)IT資產(chǎn)的使用情況和性能狀況，制定年度IT資產(chǎn)維護(hù)計劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時間、維護(hù)人員等。2.維護(hù)計劃應(yīng)涵蓋硬件設(shè)備的定期巡檢、保養(yǎng)、維修，軟件資產(chǎn)的升級、更新，數(shù)據(jù)信息的備份、恢復(fù)等工作。維護(hù)實施1.資產(chǎn)管理部門按照維護(hù)計劃組織實施維護(hù)工作。對于硬件設(shè)備的維護(hù)，可自行安排技術(shù)人員進(jìn)行，也可委托專業(yè)的維修服務(wù)提供商進(jìn)行。對于軟件資產(chǎn)的維護(hù)，由軟件供應(yīng)商或公司內(nèi)部技術(shù)人員負(fù)責(zé)。2.維護(hù)人員在維護(hù)過程中應(yīng)做好記錄，包括維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及解決情況等。維護(hù)記錄應(yīng)及時歸檔，以便日后查詢和參考。故障處理1.當(dāng)IT資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向資產(chǎn)管理部門報告。資產(chǎn)管理部門接到故障報告后，應(yīng)立即組織技術(shù)人員進(jìn)行故障診斷和排除。2.對于一般性故障，技術(shù)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)解決；對于復(fù)雜故障，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)資源，盡快恢復(fù)資產(chǎn)的正常運行。故障處理過程中，應(yīng)做好記錄，分析故障原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取措施防止類似故障再次發(fā)生。IT資產(chǎn)報廢管理報廢申請1.IT資產(chǎn)因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫《IT資產(chǎn)報廢申請表》，詳細(xì)說明資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、報廢原因等信息。2.《IT資產(chǎn)報廢申請表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給資產(chǎn)管理部門。報廢鑒定1.資產(chǎn)管理部門收到《IT資產(chǎn)報廢申請表》后，組織技術(shù)人員對申請報廢的資產(chǎn)進(jìn)行鑒定。鑒定內(nèi)容包括資產(chǎn)的損壞程度、性能狀況、是否符合報廢條件等。2.對于符合報廢條件的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門出具報廢鑒定報告。報廢鑒定報告應(yīng)經(jīng)技術(shù)人員簽字確認(rèn)，并加蓋資產(chǎn)管理部門公章。報廢審批1.資產(chǎn)管理部門將報廢鑒定報告及《IT資產(chǎn)報廢申請表》報公司管理層審批。審批通過后，方可進(jìn)行資產(chǎn)報廢處理。報廢處理1.資產(chǎn)管理部門按照公司規(guī)定的報廢處理方式，對報廢資產(chǎn)進(jìn)行處理。報廢處理方式包括出售給廢品回收公司、捐贈給公益機(jī)構(gòu)等。2.報廢資產(chǎn)處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理價格等。處理記錄應(yīng)及時歸檔，以便日后查詢和審計。3.財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門提供的報廢處理記錄，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，核銷報廢資產(chǎn)的賬面價值。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.審計部門定期對IT資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的合規(guī)性和有效性。2.資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對IT資產(chǎn)的管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改?？己嗽u價1.公司建立IT資產(chǎn)管理制度考核評價機(jī)制，對各部門IT資產(chǎn)的管理工作進(jìn)行考核評價。