物業(yè)成本控制制度

物業(yè)成本控制制度

物業(yè)成本控制制度一、總則1.目的：為加強本物業(yè)公司成本管理，降低運營成本，提高經(jīng)濟效益，保障公司健康、可持續(xù)發(fā)展，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司各部門在各項業(yè)務(wù)活動中的成本控制行為，確保資源的合理利用與有效配置，以實現(xiàn)為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時達成公司成本控制目標。2.適用范圍：本制度適用于本物業(yè)公司全體員工及所有涉及成本支出的業(yè)務(wù)活動，涵蓋物業(yè)管理服務(wù)的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于小區(qū)日常維護、安保服務(wù)、保潔綠化、客戶服務(wù)、工程維修等工作領(lǐng)域。3.基本原則-全面性原則：成本控制應(yīng)涵蓋公司所有部門、所有業(yè)務(wù)流程以及所有成本要素，確保不留死角，全員參與成本控制工作。-科學(xué)性原則：運用科學(xué)合理的成本核算方法和分析工具，制定符合公司實際情況的成本控制標準和措施，確保成本控制工作具有準確性和有效性。-效益性原則：成本控制應(yīng)以提高公司經(jīng)濟效益為目標，在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化流程、合理配置資源等方式降低成本，實現(xiàn)成本與效益的最佳平衡。-動態(tài)性原則：成本控制應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場環(huán)境變化等因素及時調(diào)整控制策略和方法，確保制度的適應(yīng)性和靈活性。二、成本控制組織與職責(zé)1.成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負責(zé)人為成員。-職責(zé)：-負責(zé)制定公司成本控制戰(zhàn)略和總體目標，審批年度成本預(yù)算和成本控制計劃。-定期召開成本控制工作會議，研究解決成本控制工作中的重大問題，協(xié)調(diào)各部門之間的成本控制工作。-對公司成本控制工作進行監(jiān)督和考核，決定對成本控制工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行獎勵，對未完成成本控制目標的部門和個人進行處罰。2.財務(wù)部-職責(zé)：-負責(zé)制定和完善公司成本核算制度和成本控制流程，建立健全成本核算體系，確保成本核算的準確性和及時性。-組織編制年度成本預(yù)算，對各部門的成本預(yù)算進行匯總、審核和平衡，并報成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組審批。-對公司各項成本支出進行審核和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正成本超支問題，定期進行成本分析，為公司管理層提供成本決策支持。-協(xié)助各部門建立成本臺賬，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的成本核算和成本控制工作，對成本控制工作進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.各業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：-負責(zé)本部門成本預(yù)算的編制、執(zhí)行和控制，根據(jù)公司年度成本控制目標，結(jié)合本部門實際工作情況，制定詳細的成本預(yù)算計劃，并確保預(yù)算的嚴格執(zhí)行。-建立本部門成本臺賬，詳細記錄各項成本支出情況，定期對本部門成本進行分析和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中的問題并采取有效措施加以解決。-優(yōu)化本部門工作流程，合理配置資源，提高工作效率，降低部門運營成本，積極配合財務(wù)部開展成本核算和成本控制工作。三、成本預(yù)算管理1.預(yù)算編制原則-自上而下與自下而上相結(jié)合原則：公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標和年度經(jīng)營計劃提出成本控制總體目標，各部門結(jié)合自身實際工作情況編制部門成本預(yù)算，經(jīng)財務(wù)部匯總、平衡后報成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組審批。-真實性原則：成本預(yù)算應(yīng)基于實際業(yè)務(wù)需求和歷史數(shù)據(jù)，充分考慮各項成本因素，確保預(yù)算的真實性和可靠性。-彈性原則：成本預(yù)算應(yīng)具有一定的彈性，充分考慮市場變化、業(yè)務(wù)發(fā)展等因素，預(yù)留適當(dāng)?shù)恼{(diào)整空間，以應(yīng)對突發(fā)情況。2.預(yù)算編制流程-準備階段：每年[具體時間]，財務(wù)部向各部門下發(fā)年度成本預(yù)算編制通知，明確預(yù)算編制的原則、方法、時間要求等，并提供相關(guān)歷史數(shù)據(jù)和參考資料。-部門編制階段：各部門根據(jù)通知要求，結(jié)合本部門下一年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，對各項成本進行詳細預(yù)測和分析，編制本部門成本預(yù)算草案，并填寫相關(guān)預(yù)算表格，說明預(yù)算編制依據(jù)和計算方法。-匯總審核階段：財務(wù)部對各部門上報的成本預(yù)算草案進行匯總，對預(yù)算數(shù)據(jù)的準確性、合理性進行審核，重點審核預(yù)算項目是否完整、預(yù)算金額是否合理、預(yù)算依據(jù)是否充分等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門溝通并要求其進行調(diào)整。-平衡調(diào)整階段：財務(wù)部根據(jù)公司總體成本控制目標和各部門預(yù)算情況，對匯總后的成本預(yù)算進行綜合平衡和調(diào)整，確保公司總成本預(yù)算不超過控制目標。如遇重大分歧，由財務(wù)部提交成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組進行協(xié)調(diào)解決。-審批階段：經(jīng)過平衡調(diào)整后的年度成本預(yù)算草案報成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)公司總經(jīng)理簽署后正式下達執(zhí)行。3.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控-預(yù)算分解下達：年度成本預(yù)算經(jīng)審批后，財務(wù)部將預(yù)算指標分解到各部門，并明確各部門的月度、季度預(yù)算控制目標，確保預(yù)算執(zhí)行的可操作性。-預(yù)算執(zhí)行：各部門嚴格按照下達的預(yù)算指標控制成本支出，在日常工作中，各項費用支出必須在預(yù)算范圍內(nèi)進行，對于超出預(yù)算的支出，必須按照規(guī)定的審批程序進行申請和審批。-預(yù)算監(jiān)控：財務(wù)部建立預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對各部門的預(yù)算執(zhí)行情況進行檢查和分析，通過與預(yù)算指標進行對比，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并向相關(guān)部門發(fā)出預(yù)警。同時，定期向成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組匯報預(yù)算執(zhí)行情況，為管理層決策提供依據(jù)。4.預(yù)算調(diào)整-調(diào)整條件：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇下列情況之一，可申請調(diào)整預(yù)算：-公司戰(zhàn)略目標、經(jīng)營計劃發(fā)生重大變化，導(dǎo)致原預(yù)算無法執(zhí)行。-市場環(huán)境發(fā)生重大變化，如原材料價格大幅波動、人工成本大幅上漲等，對成本產(chǎn)生重大影響。-發(fā)生不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政策法規(guī)調(diào)整等，導(dǎo)致成本支出超出預(yù)算范圍。-調(diào)整程序：-各部門如需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)填寫《成本預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整項目、調(diào)整金額等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。-《成本預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字后報財務(wù)部審核，財務(wù)部對調(diào)整申請進行認真審核，分析調(diào)整的必要性和合理性，并提出審核意見。-經(jīng)財務(wù)部審核通過的預(yù)算調(diào)整申請報成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組審批，成本控制領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司整體情況進行綜合評估，決定是否批準調(diào)整申請。-預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)批準后，財務(wù)部及時對預(yù)算指標進行調(diào)整，并通知相關(guān)部門執(zhí)行。四、成本核算管理1.核算對象：公司成本核算以物業(yè)管理服務(wù)項目為基本核算對象，按照不同的小區(qū)、服務(wù)類型等進行分類核算，確保成本核算的準確性和針對性。2.成本項目設(shè)置-人員費用：包括員工工資、獎金、福利、社會保險、住房公積金等與人員相關(guān)的支出。-辦公費用：涵蓋辦公用品、印刷費、郵電費、水電費、取暖費、物業(yè)管理費（公司辦公場所）等辦公過程中發(fā)生的費用。-物料消耗：指在物業(yè)管理服務(wù)過程中消耗的各類材料、工具、設(shè)備配件等物資。-維修費用：包含小區(qū)內(nèi)公共設(shè)施設(shè)備的日常維修、保養(yǎng)費用以及專項維修費用。-安保費用：用于支付安保人員工資、服裝、器材、監(jiān)控設(shè)備維護等與安保服務(wù)相關(guān)的費用。-保潔綠化費用：涉及保潔人員工資、清潔用品、綠化養(yǎng)護費用、花草苗木購置等方面的支出。-客戶服務(wù)費用：如客戶接待用品、社區(qū)文化活動費用等與客戶服務(wù)相關(guān)的費用。-其他費用：除上述項目外的其他合理成本支出，如固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)攤銷、審計費用、訴訟費等。3.核算方法-成本核算采用權(quán)責(zé)發(fā)生制原則：凡是當(dāng)期已經(jīng)實現(xiàn)的收入和已經(jīng)發(fā)生或應(yīng)當(dāng)負擔(dān)的費用，不論款項是否收付，都應(yīng)當(dāng)作為當(dāng)期的收入和費用；凡是不屬于當(dāng)期的收入和費用，即使款項已在當(dāng)期收付，也不應(yīng)當(dāng)作為當(dāng)期的收入和費用。-采用品種法進行成本核算：按照物業(yè)管理服務(wù)項目歸集和分配各項成本費用，計算每個項目的總成本和單位成本。對于能夠直接歸屬到某一服務(wù)項目的成本費用，直接計入該項目成本；對于不能直接歸屬的間接成本費用，按照合理的分配方法，如工作量、服務(wù)面積等，分配計入各服務(wù)項目成本。4.核算流程-原始憑證收集：各部門負責(zé)收集與本部門成本支出相關(guān)的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、領(lǐng)料單等，并確保原始憑證的真實性、合法性和完整性。原始憑證應(yīng)及時傳遞給財務(wù)部。-成本分類歸集：財務(wù)部根據(jù)原始憑證，按照成本項目對各項成本進行分類歸集，分別登記到相應(yīng)的成本明細賬中。-間接成本分配：對于間接成本費用，財務(wù)部按照既定的分配方法進行分配，將其分攤到各個物業(yè)管理服務(wù)項目中。-成本計算與報表編制：在每個會計期末，財務(wù)部根據(jù)成本明細賬記錄，計算各物業(yè)管理服務(wù)項目的總成本和單位成本，并編制成本報表。成本報表應(yīng)詳細反映各項成本的構(gòu)成和變動情況，為成本分析和控制提供數(shù)據(jù)支持。五、成本控制措施1.人員成本控制-合理定編定崗：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和工作流程，科學(xué)合理地設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)和工作量，避免人員冗余。定期對崗位設(shè)置進行評估和調(diào)整，確保人員配置的合理性和有效性。-優(yōu)化薪酬結(jié)構(gòu)：建立科學(xué)合理的薪酬體系，將員工薪酬與工作績效、工作能力等因素掛鉤，充分調(diào)動員工的工作積極性和主動性，提高工作效率。同時，根據(jù)市場行情和公司經(jīng)營狀況，適時調(diào)整薪酬水平，確保薪酬具有競爭力的同時控制薪酬成本。-加強員工培訓(xùn)：制定系統(tǒng)的員工培訓(xùn)計劃，通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、崗位練兵等多種方式，提高員工的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，使員工能夠更加熟練地完成工作任務(wù)，減少因操作不熟練、工作失誤等原因?qū)е碌某杀驹黾印?.辦公費用控制-辦公用品管理：建立辦公用品采購、領(lǐng)用制度，實行集中采購，通過招標、詢價等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低采購成本。嚴格控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量，根據(jù)員工工作需求合理發(fā)放，定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，杜絕浪費現(xiàn)象。-水電費用管理：加強對辦公場所水電設(shè)施的日常維護和管理，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)水電設(shè)施的跑、冒、滴、漏等問題。制定水電消耗定額標準，對各部門的水電消耗進行考核，鼓勵員工養(yǎng)成節(jié)約水電的好習(xí)慣。-通訊費用管理：制定通訊費用報銷標準，根據(jù)員工崗位需求和工作性質(zhì)，合理確定通訊費用補貼額度。加強對通訊費用的審核，杜絕不合理的通訊費用支出。3.物料消耗控制-采購管理：建立物料采購審批制度，加強對采購計劃的審核，避免盲目采購造成庫存積壓。采用集中采購、招標采購等方式，降低采購成本。同時，加強對供應(yīng)商的管理和評估，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保物料質(zhì)量和供應(yīng)的穩(wěn)定性。-庫存管理：建立物料庫存管理制度，定期對物料進行盤點，確保庫存數(shù)量的準確性。合理控制物料庫存水平，根據(jù)歷史消耗數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)需求預(yù)測，確定安全庫存和補貨點，避免庫存過多占用資金或庫存不足影響工作開展。-使用管理：加強對物料使用過程的監(jiān)控，要求員工嚴格按照規(guī)定的使用標準和操作流程使用物料，杜絕浪費和不合理損耗。對物料的領(lǐng)用進行嚴格登記，定期對物料使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。4.維修費用控制-日常維護保養(yǎng)：加強對小區(qū)公共設(shè)施設(shè)備的日常維護保養(yǎng)工作，制定詳細的維護保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)施設(shè)備進行巡檢、清潔、潤滑、緊固等保養(yǎng)工作，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的故障隱患，延長設(shè)施設(shè)備的使用壽命，降低維修成本。-維修項目管理：對于設(shè)施設(shè)備的維修項目，實行項目審批制度，維修前必須進行詳細的故障診斷和維修方案制定，對維修費用進行預(yù)算評估。在維修過程中，嚴格控制維修成本，選擇性價比高的維修材料和維修隊伍，確保維修質(zhì)量的同時降低維修費用。-維修質(zhì)量監(jiān)督：建立維修質(zhì)量監(jiān)督機制，對維修項目的質(zhì)量進行跟蹤檢查，確保維修工作達到預(yù)期效果。對于維修質(zhì)量不合格的項目，要求維修單位及時返工，避免因維修質(zhì)量問題導(dǎo)致重復(fù)維修，增加維修成本。5.安保費用控制-人員配置優(yōu)化：根據(jù)小區(qū)實際情況，合理配置安保人員數(shù)量和崗位，通過科學(xué)排班、錯時上班等方式，提高安保人員的工作效率，避免人員浪費。同時，加強對安保人員的培訓(xùn)和考核，提高安保人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，確保小區(qū)安全。-設(shè)備設(shè)施管理：加強對安保設(shè)備設(shè)施的維護保養(yǎng)和管理，定期對監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)、報警裝置等安保設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。合理規(guī)劃安保設(shè)備的更新?lián)Q代，避免因設(shè)備老化、故障等原因影響安保工作效果，增加安保成本。-服務(wù)外包管理：對于部分安保服務(wù)項目，如監(jiān)控中心值班、巡邏等，可根據(jù)實際情況考慮采用服務(wù)外包的方式。在選擇外包服務(wù)提供商時，要進行充分的市場調(diào)研和評估，選擇信譽良好、服務(wù)質(zhì)量高、價格合理的外包商，并簽訂詳細的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強對服務(wù)過程的監(jiān)督和考核，確保外包服務(wù)質(zhì)量。6.保潔綠化費用控制-人員管理：合理安排保潔綠化人員的工作任務(wù)和工作時間，提高工作效率。加強對保潔綠化人員的培訓(xùn)和管理，規(guī)范工作流程和操作標準，確保保潔綠化工作質(zhì)量。同時，根據(jù)小區(qū)實際情況，適時調(diào)整保潔綠化人員數(shù)量，避免人員冗余。-材料用品管理：對保潔綠化用的清潔用品、綠化養(yǎng)護用品等材料進行集中采購，通過招標、詢價等方式降低采購成本。加強對材料用品的使用管理，嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量，要求員工按照規(guī)定的使用方法和用量使用，避免浪費。-綠化養(yǎng)護管理：制定科學(xué)合理的綠化養(yǎng)護計劃，根據(jù)不同季節(jié)和植物生長特點進行針對性的養(yǎng)護工作，提高綠化養(yǎng)護效果。同時，合理規(guī)劃綠化種植布局，選擇適合本地生長、養(yǎng)護成本低的植物品種，降低綠化養(yǎng)護成本。7.客戶服務(wù)費用控制-活動策劃與組織：在舉辦社區(qū)文化活動等客戶服務(wù)活動時，要進行充分的策劃和預(yù)算，根據(jù)活動主題和參與人數(shù)，合理安排活動場地、活動內(nèi)容和活動經(jīng)費。盡量利用小區(qū)內(nèi)的現(xiàn)有資源，減少活動成本支出。同時，通過活動的開展提高業(yè)主滿意度，促進物業(yè)管理費的收繳率，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的雙贏。-客戶接待管理：規(guī)范客戶接待流程，合理配置客戶接待用品，避免浪費。加強對客戶接待人員的培訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量和溝通技巧，及時、有效地解決業(yè)主的問題和訴求，減少因客戶投訴處理不當(dāng)導(dǎo)致的成本增加。六、成本分析與考核1.成本分析-分析周期：財務(wù)部定期進行成本分析，月度進行簡要分析，季度進行詳細分析，年度進行全面分析。通過定期分析，及時掌握成本變動情況，發(fā)現(xiàn)成本管理中存在的問題。-分析方法：采用比較分析法、比率分析法、因素分析法等多種分析方法，對成本構(gòu)成、成本變動趨勢、成本控制效果等進行深入分析。將實際成本與預(yù)算成本、歷史成本、同行業(yè)成本進行對比，找出成本差異及其原因，為成本控制決策提供依據(jù)。-分析內(nèi)容：-成本結(jié)構(gòu)分析：分析各項成本在總成本中所占的比重及其變化情況，了解成本構(gòu)成的合理性，找出成本控制的重點項目。-成本變動分析：對成