安監(jiān)局收文管理制度

安監(jiān)局收文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安監(jiān)局收文管理，確保文件傳達(dá)及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安監(jiān)局內(nèi)部所有收文的處理與管理。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則：對(duì)收文進(jìn)行快速處理，不得積壓延誤，確保文件精神及時(shí)傳達(dá)和貫徹執(zhí)行。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：收文登記、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)要準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和格式進(jìn)行操作。3.安全保密原則：妥善保管收文，防止文件丟失、泄露，確保文件信息安全。二、收文渠道及登記（一）收文渠道1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等，通過(guò)機(jī)要交換、專人送達(dá)、電子公文傳輸系統(tǒng)等方式傳遞至安監(jiān)局。2.相關(guān)部門和單位報(bào)送的文件、資料，通過(guò)郵寄、專人送交等方式送達(dá)安監(jiān)局。3.對(duì)涉及安全生產(chǎn)領(lǐng)域的各類媒體信息、網(wǎng)絡(luò)資訊等，由專人負(fù)責(zé)收集整理后報(bào)送。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，由辦公室指定專人負(fù)責(zé)收文登記工作。2.收文登記內(nèi)容應(yīng)包括：來(lái)文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、附件、傳閱范圍、承辦部門及簽收人等信息。3.收文登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保不漏登、不錯(cuò)登。對(duì)緊急文件要在首頁(yè)右上角加蓋“急件”印章，并注明收到時(shí)間。三、收文傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括局領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及其他需要知曉文件內(nèi)容的人員。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或全局性工作的文件，應(yīng)擴(kuò)大傳閱范圍，確保相關(guān)人員都能及時(shí)了解文件精神。（二）傳閱流程1.收文登記后，辦公室工作人員應(yīng)立即將文件送至規(guī)定的傳閱起始人員，并附上“文件傳閱單”。2.傳閱人員在收到文件后，應(yīng)在“文件傳閱單”上注明收到日期，并按照規(guī)定的傳閱順序依次傳閱。傳閱人員不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍，不得橫傳文件。3.每一位傳閱人員在傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件傳遞給下一位傳閱人員，并在“文件傳閱單”上簽名確認(rèn)。如遇特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)向辦公室說(shuō)明原因，并將文件妥善保管，待處理完畢后及時(shí)歸還。4.辦公室工作人員應(yīng)定期對(duì)傳閱文件進(jìn)行跟蹤檢查，掌握文件傳閱進(jìn)度，確保文件傳閱的時(shí)效性和完整性。對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，應(yīng)及時(shí)提醒傳閱人員盡快閱處。（三）傳閱要求1.傳閱人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)文件精神，不得隨意擱置、拖延文件傳閱。2.傳閱文件應(yīng)保持整潔、完好，不得在文件上圈畫、批注或污損。如有需要對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行批示、建議等，應(yīng)使用專用紙張，并附在文件后面一同傳閱。3.文件傳閱完畢后，應(yīng)由辦公室統(tǒng)一收回保管。收回時(shí)應(yīng)檢查文件是否齊全，有無(wú)缺頁(yè)、損壞等情況。四、收文辦理（一）文件承辦1.根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，明確文件的承辦部門和承辦人員。承辦部門和承辦人員應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真地對(duì)文件進(jìn)行研究處理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成承辦任務(wù)。2.承辦人員在接到文件后，應(yīng)首先對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)閱讀，了解文件要求和目的。然后根據(jù)工作實(shí)際情況，提出具體的辦理意見(jiàn)和措施，并填寫“文件辦理單”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和相關(guān)部門職責(zé)進(jìn)行協(xié)調(diào)，明確主辦部門和協(xié)辦部門。主辦部門負(fù)責(zé)牽頭組織辦理文件，并及時(shí)與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。（二）辦理期限1.一般文件應(yīng)在收到文件后的[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢；緊急文件應(yīng)在規(guī)定的緊急程度要求的時(shí)間內(nèi)辦理完畢，特殊情況不能按時(shí)辦理的，應(yīng)及時(shí)向辦公室和分管領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況。2.辦公室應(yīng)定期對(duì)文件承辦情況進(jìn)行檢查和催辦，對(duì)超過(guò)辦理期限的承辦部門和承辦人員進(jìn)行督促提醒，確保文件辦理工作按時(shí)完成。（三）辦理反饋1.承辦部門和承辦人員在文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。辦理結(jié)果應(yīng)以書(shū)面形式或通過(guò)電子公文系統(tǒng)報(bào)送，內(nèi)容應(yīng)包括文件辦理情況、落實(shí)措施、取得的成效、存在的問(wèn)題及下一步工作建議等。2.辦公室收到承辦部門的辦理反饋后，應(yīng)對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)辦理結(jié)果不符合要求或未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的，應(yīng)及時(shí)退回承辦部門，要求其重新辦理。五、收文存檔（一）存檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等，以及安監(jiān)局向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件、報(bào)告等。2.相關(guān)部門和單位報(bào)送的文件、資料，以及安監(jiān)局對(duì)外發(fā)送的具有留存價(jià)值的文件、函件等。3.安監(jiān)局內(nèi)部形成的各類文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等資料。（二）存檔流程1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件原件及相關(guān)辦理材料整理齊全，移交辦公室進(jìn)行存檔。2.辦公室工作人員對(duì)移交的文件進(jìn)行審核、分類、編號(hào)后，按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目、上架保存。3.建立電子檔案，將紙質(zhì)文件的內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步存檔管理。電子檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫“檔案查閱申請(qǐng)表”，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)辦公室審批。2.辦公室根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專人負(fù)責(zé)查閱檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈畫、批注或污損。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還辦公室，并在“檔案查閱登記表”上簽名確認(rèn)。如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、收文保密（一）保密要求1.收文管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和安監(jiān)局保密制度，對(duì)收文內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在文件的傳遞、傳閱、辦理等過(guò)程中，要采取必要的保密措施，防止文件信息丟失、泄露。如發(fā)現(xiàn)文件有丟失、泄露跡象，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。（二）涉密文件管理1.對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)、登記、傳閱、保管和銷毀。涉密文件的傳遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要渠道進(jìn)行，不得通過(guò)普通郵政、快遞等方式傳遞。2.涉密文件的傳閱應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，傳閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。涉密文件閱畢后應(yīng)及時(shí)歸還，不得私自留存。3.涉密文件的銷毀應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程，確保文件信息徹底銷毀。銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、收文信息化管理（一）電子公文處理系統(tǒng)1.建立電子公文處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收文的在線登記、傳閱、辦理、存檔等功能。收文管理人員應(yīng)熟練掌握電子公文處理系統(tǒng)的操作方法，確保電子公文處理工作的順利進(jìn)行。2.對(duì)于通過(guò)電子公文傳輸系統(tǒng)接收的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行下載、登記和處理。在電子公文處理系統(tǒng)中，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行文件的傳閱、批示、辦理等操作，并及時(shí)跟蹤文件處理進(jìn)度。3.定期對(duì)電子公文處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子公文處理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。（二）移動(dòng)辦公應(yīng)用1.推廣使用移動(dòng)辦公應(yīng)用，方便收文管理人員隨時(shí)隨地查閱和處理文件。收文管理人員應(yīng)按照要求安裝移動(dòng)辦公應(yīng)用，并進(jìn)行注冊(cè)登錄。2.在移動(dòng)辦公應(yīng)用中，收文管理人員可以及時(shí)接收文件提醒，進(jìn)行文件的查閱、批示、傳閱等操作，并實(shí)時(shí)跟蹤文件處理進(jìn)度。同時(shí)，還可以利用移動(dòng)辦公應(yīng)用的拍照、錄音、批注等功能，對(duì)文件進(jìn)行處理和反饋。3.加強(qiáng)對(duì)移動(dòng)辦公應(yīng)用的安全管理，設(shè)置登錄密碼、指紋識(shí)別等安全認(rèn)證方式，確保移動(dòng)辦公應(yīng)用的使用安全。八、收文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)收文管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括收文登記、傳閱、辦理、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文件處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性等。2.監(jiān)督檢查可采取查閱文件、查看記錄、實(shí)地走訪等方式進(jìn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立收文管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和收文管理人員的收文管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件處理及時(shí)率、文件辦理準(zhǔn)確率、文件傳閱規(guī)范率、文件存檔完整率等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果將與部門和個(gè)人的年終績(jī)效考核掛鉤，對(duì)收文管