實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度

實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于實(shí)驗(yàn)室所有部門及人員在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義實(shí)驗(yàn)室檔案是指實(shí)驗(yàn)室在科研、教學(xué)、生產(chǎn)、管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)實(shí)驗(yàn)室各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)信息。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作中及時(shí)形成各類檔案，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和保存。2.確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)所形成檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.積極配合檔案管理部門和兼職檔案員的工作，按時(shí)移交檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目申報(bào)書、任務(wù)書、開題報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、研究成果報(bào)告、鑒定證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、學(xué)生成績冊、教學(xué)評(píng)估材料等。3.生產(chǎn)檔案：生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。4.行政管理檔案：實(shí)驗(yàn)室的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備采購合同等。5.其他檔案：與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的對(duì)外交流材料、合作協(xié)議、榮譽(yù)證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，確保檔案的原始性和真實(shí)性。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，保證電子檔案的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行劃分，如科研檔案、教學(xué)檔案、生產(chǎn)檔案、行政管理檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性。3.裝訂：對(duì)紙張較小、較薄或零散的文件進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，便于快速檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后[X]周內(nèi)歸檔。3.生產(chǎn)檔案應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)周期及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.行政管理檔案應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。3.將檔案移交至檔案管理部門，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映實(shí)驗(yàn)室主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)實(shí)驗(yàn)室有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如實(shí)驗(yàn)室的重大科研成果、重要規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)沿革等檔案。2.定期保管：分為[X]年和[X]年兩種。定期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可予以銷毀。[X]年保管期限的檔案：主要包括一般性的科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)檔案、生產(chǎn)檔案等。[X]年保管期限的檔案：包括重要的科研項(xiàng)目檔案、涉及實(shí)驗(yàn)室核心機(jī)密的行政管理檔案等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.本著方便利用的原則，為實(shí)驗(yàn)室的科研、教學(xué)、生產(chǎn)、管理等工作提供有效服務(wù)。3.對(duì)涉及實(shí)驗(yàn)室機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限制查閱范圍。（二）利用方式1.查閱：實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容是否反映實(shí)驗(yàn)室的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，是否具有查考利用價(jià)值。2.檔案與實(shí)驗(yàn)室當(dāng)前工作的關(guān)聯(lián)程度，是否仍有現(xiàn)實(shí)需要。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在重要信息缺失或錯(cuò)誤。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.將《檔案銷毀鑒定表》報(bào)實(shí)驗(yàn)室主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立實(shí)驗(yàn)室檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化后的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，同時(shí)錄入檔案的元數(shù)據(jù)信息，如題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。