政府收文室管理制度

政府收文室管理制度一、總則（一）目的為加強政府收文室的規(guī)范化管理，確保收文處理工作的及時、準確、高效，提高政府工作的運轉效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門收文室的文件接收、登記、傳閱、保管等工作。（三）基本原則1.及時高效原則收文室工作人員應及時處理各類文件，確保文件不積壓、不延誤，及時傳遞給相關領導和部門。2.準確無誤原則對收文的內容、來源、份數等信息進行準確登記和傳遞，避免出現錯誤和遺漏。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保文件的安全，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。二、收文管理（一）文件接收1.收文室工作人員應每日定時接收上級政府、其他部門及相關單位發(fā)來的文件、信函、資料等。2.接收時要認真核對文件的數量、封裝情況等，如有破損、缺頁等問題，應及時與發(fā)文單位聯(lián)系。3.對于緊急文件，應立即開啟并進行處理，確保文件的時效性。（二）文件登記1.建立收文登記簿，對接收的文件進行詳細登記。登記內容包括文件編號、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、日期、附件等。2.登記人員應認真填寫，字跡清晰、準確，不得隨意涂改。3.對于電子文件，應在收文登記簿中注明文件的存儲位置和文件名。（三）文件分類1.根據文件的性質、內容和用途，對收文進行分類。可分為上級文件、平行文件、下級文件、內部文件等。2.對于重要文件和緊急文件，應單獨分類存放，以便于快速查找和處理。（四）文件傳閱1.收文室工作人員應根據文件的內容和領導分工，及時將文件呈送相關領導傳閱。2.傳閱文件時，應填寫文件傳閱單，注明傳閱領導姓名、傳閱時間等信息。3.領導傳閱文件后，應及時將文件退回收文室，不得自行留存。4.對于需要多個領導傳閱的文件，應按照規(guī)定的順序依次傳閱，避免文件丟失或延誤。（五）文件辦理1.收文室工作人員應根據文件的要求和領導批示，及時將文件轉交給相關部門辦理。2.承辦部門應在規(guī)定的時間內完成文件的辦理工作，并將辦理結果反饋給收文室。3.收文室工作人員應對承辦部門的辦理情況進行跟蹤和督促，確保文件辦理工作按時完成。三、文件保管（一）文件存儲1.收文室應設置專門的文件存儲柜，對文件進行分類存放。2.文件應按照年度、類別、保管期限等進行排列，便于查找和管理。3.對于電子文件，應定期進行備份，并存儲在安全的存儲介質上。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、借閱時間、借閱用途等信息。2.收文室工作人員應根據申請內容進行審核，經領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。4.借閱人員應在規(guī)定的時間內歸還文件，如需延長借閱時間，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）文件銷毀1.對于已超過保管期限或失去保存價值的文件，應按照規(guī)定進行銷毀。2.文件銷毀前，應填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、數量、銷毀原因等信息。3.收文室工作人員應將申請表提交給領導審批，經批準后，方可進行銷毀。4.文件銷毀應采用適當的方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。四、人員職責（一）收文室工作人員職責1.負責文件的接收、登記、分類、傳閱、保管等工作。2.及時處理各類文件，確保文件不積壓、不延誤。3.嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件的安全。4.協(xié)助領導和相關部門做好文件的辦理工作。5.定期對文件進行整理和歸檔，確保文件管理的規(guī)范化。（二）領導職責1.負責對收文室工作的領導和指導。2.審批重要文件的傳閱、辦理和銷毀等事項。3.協(xié)調解決收文室工作中出現的問題。（三）承辦部門職責1.及時辦理收文室轉來的文件，并將辦理結果反饋給收文室。2.配合收文室做好文件的管理工作。五、保密規(guī)定（一）保密制度1.收文室工作人員應嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，保守文件機密。2.不得將文件內容泄露給無關人員。3.在文件處理過程中，應采取必要的保密措施，如文件加密、限制訪問等。（二）保密教育1.定期對收文室工作人員進行保密教育，提高保密意識。2.教育內容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密技能等。（三）保密檢查1.定期對收文室的保密工作進行檢查，發(fā)現問題及時整改。2.檢查內容包括文件存儲、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實情況。六、信息化管理（一）電子文件管理1.建立電子文件管理系統(tǒng)，對電子文件進行集中管理。2.電子文件應按照與紙質文件相同的分類方法進行分類存儲。3.對電子文件的訪問應進行權限控制，確保文件的安全。（二）文件檢索1.利用電子文件管理系統(tǒng)，建立文件檢索數據庫，方便文件的查找和利用。2.檢索方式應包括按文件編號、標題、文號、日期等進行檢索。（三）數據備份1.定期對電子文件管理系統(tǒng)中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全的存儲介質上。2.備份數據應異地存放，以防止數據丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立收文室工作監(jiān)督機制，定期對收文室的工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督內容包括文件處理的及時性、準確性、保密性等方面。（二）考核辦法1.制定收文室工作人員考核辦法，對工作人員的工作表現進行考核。2.考核指標包括工作任務完成情況、工作質量、工作效率、保