敬老院檔案管理制度

敬老院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)敬老院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在敬老院管理、服務(wù)、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于敬老院全體工作人員及與敬老院相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指敬老院在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：敬老院檔案由綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映敬老院的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與敬老院工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以院長為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全院檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合辦公室綜合辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善敬老院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全院檔案工作的組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行考核。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為全院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受綜合辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行分類、整理、裝訂，并定期移交綜合辦公室。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管工作，確保檔案的安全。4.積極配合綜合辦公室做好檔案的開發(fā)利用工作，提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.敬老院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.敬老院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件。4.敬老院工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.敬老院的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.敬老院的醫(yī)療檔案，包括老人的病歷、體檢報(bào)告、護(hù)理記錄等。7.敬老院的活動(dòng)檔案，包括各類會(huì)議記錄、活動(dòng)照片、視頻等。8.其他與敬老院工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范要求，做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、排列有序。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、醫(yī)療保健類、人事管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地方。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的管理制度。（三）庫房管理1.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合敬老院的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定其保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合敬老院的工作特點(diǎn)，制定具體的檔案保管期限表。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，由鑒定小組進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將其歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）利用工作1.建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的范圍、程序和要求。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦公室查閱。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和管理。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為敬老院的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，為檔案的利用提供更加便捷的服務(wù)。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字