材料采購與管理制度

材料采購與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司材料采購行為，加強(qiáng)材料采購管理，確保采購工作的順利進(jìn)行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，降低采購成本，保證材料質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有材料采購活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、設(shè)備配件、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間，避免盲目采購和積壓浪費(fèi)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購材料的質(zhì)量符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求，嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，在供應(yīng)商選擇、采購價(jià)格確定、合同簽訂等環(huán)節(jié)，杜絕不正當(dāng)行為。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門提出：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、辦公需求等，填寫《材料采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的必要性和合理性，簽字后提交至采購部門。3.特殊情況說明：對(duì)于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請(qǐng)表中注明緊急原因，并提前與采購部門溝通協(xié)調(diào)。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，包括采購材料的規(guī)格、型號(hào)是否符合公司要求，采購數(shù)量是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與需求部門溝通調(diào)整。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，主要審核采購預(yù)算是否在規(guī)定范圍內(nèi)，是否符合公司財(cái)務(wù)制度等。對(duì)于超出預(yù)算的采購申請(qǐng)，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購金額大小，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，分別由部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等進(jìn)行審批。審批通過后，采購申請(qǐng)方可進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。資質(zhì)審核：對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件的查驗(yàn)，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。實(shí)地考察：對(duì)于重要材料的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，評(píng)估其是否符合公司要求。2.供應(yīng)商選擇招標(biāo)采購：對(duì)于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的材料采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商。采購部門制定招標(biāo)文件，明確采購要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，通過評(píng)標(biāo)確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價(jià)采購：對(duì)于采購金額較小、市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)透明的材料采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)方式選擇供應(yīng)商。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。單一來源采購：對(duì)于因技術(shù)、工藝等原因只能從唯一供應(yīng)商處采購的材料，或發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況需要立即采購的材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采用單一來源采購方式。3.供應(yīng)商評(píng)估與考核定期評(píng)估：采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。動(dòng)態(tài)管理：對(duì)于評(píng)估結(jié)果較差的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)。建立供應(yīng)商檔案：采購部門為每個(gè)供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容，以便于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理和查詢。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果和選定的供應(yīng)商，起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門主要審核合同付款方式、結(jié)算周期等是否符合公司財(cái)務(wù)制度。3.合同簽訂：經(jīng)審核無誤后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂應(yīng)遵循公司合同管理規(guī)定，由授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購材料的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.進(jìn)度跟蹤：采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行進(jìn)度，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)惹闆r。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保按時(shí)交貨。3.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門在收到采購材料到貨通知后，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收人員按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購材料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《材料驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。（六）付款管理1.付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和到貨驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，主要審核付款憑證是否齊全、合規(guī)，付款金額是否準(zhǔn)確，是否符合公司財(cái)務(wù)制度和合同約定。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)付款金額大小，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，分別由部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。三、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的材料，可通過簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式鎖定價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商多元化體系，與多家供應(yīng)商保持合作關(guān)系。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供應(yīng)市場(chǎng)情況，提前做好應(yīng)對(duì)供應(yīng)短缺的預(yù)案。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.供應(yīng)商質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和質(zhì)量控制體系。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對(duì)于質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或更換。2.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：完善驗(yàn)收流程和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)驗(yàn)收人員培訓(xùn)，提高驗(yàn)收水平。對(duì)于重要材料，可委托專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，確保采購材料質(zhì)量符合要求。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)1.合同條款風(fēng)險(xiǎn)：合同起草和審核過程中，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)合同條款，確保合同條款明確、具體、合法、合規(guī)。對(duì)于合同中的重要條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的情況。2.合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，確保雙方嚴(yán)格履行合同約定。如發(fā)現(xiàn)一方違約，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。（四）廉潔風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)教育：定期組織采購人員開展廉潔自律教育，提高采購人員的廉潔意識(shí)和法律意識(shí)，使其自覺遵守廉潔自律規(guī)定。2.監(jiān)督檢查：建立健全采購監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的全過程監(jiān)督檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的廉潔問題，嚴(yán)肅查處，絕不姑息遷就。四、采購人員職責(zé)與行為規(guī)范（一）采購人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)采購材料的市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。2.按照公司采購流程，認(rèn)真審核采購申請(qǐng)，確保采購需求的合理性和必要性。3.積極尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立和維護(hù)良好的供應(yīng)商合作關(guān)系，不斷優(yōu)化采購渠道。4.嚴(yán)格控制采購成本，通過談判、招標(biāo)等方式爭(zhēng)取有利的采購價(jià)格和條件。5.跟蹤采購訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。6.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管工作，確保采購資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）行為規(guī)范1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，誠實(shí)守信，廉潔奉公。2.保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購信息和供應(yīng)商信息。3.嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益，不得與供應(yīng)商串通謀取私利。4.工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，按時(shí)完成采購任務(wù)，不得推諉扯皮。5.加強(qiáng)與內(nèi)部各部門的溝通協(xié)調(diào)，樹立服務(wù)意識(shí)，及時(shí)了解需求部門的意見和建議，不斷改進(jìn)采購工作。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)采購人員的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。3.部門相互監(jiān)督：采購部門與需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門之間應(yīng)建立相互監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)信息溝通與協(xié)作，共同做好采購管理工作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定采購人員考核指標(biāo)體系，包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理、廉潔自律等方面。2.考核周期：采購人員考核周期為年度考核，每年年初制定年度考核計(jì)劃，明確考核內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和程序。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根