mah產品發(fā)貨管理制度VIP

mah產品發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范MAH（藥品上市許可持有人）產品的發(fā)貨流程，確保產品準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有MAH產品的發(fā)貨管理，包括但不限于國內銷售發(fā)貨、出口發(fā)貨等。（三）職責分工1.銷售部門負責接收客戶訂單，對訂單進行審核和確認。與客戶溝通發(fā)貨事宜，包括發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、運輸要求等。及時將訂單信息傳遞給物流部門，并跟蹤發(fā)貨進度。2.物流部門根據(jù)銷售部門傳遞的訂單信息，安排產品的包裝、運輸?shù)劝l(fā)貨工作。選擇合適的物流供應商，確保物流服務質量。負責發(fā)貨過程中的貨物跟蹤和信息反饋，及時處理發(fā)貨異常情況。3.質量部門對發(fā)貨產品進行質量檢驗，確保產品符合質量標準。審核發(fā)貨相關文件，如產品檢驗報告、隨貨同行單等。4.倉庫管理部門負責產品的存儲和保管，確保產品質量不受損。根據(jù)發(fā)貨指令，準確、及時地備貨、發(fā)貨。對庫存產品進行定期盤點，確保賬實相符。二、發(fā)貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門收到客戶訂單后，應立即對訂單信息進行審核，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。2.審核訂單信息是否完整、準確，如有疑問或不明確的地方，及時與客戶溝通確認。3.對于不符合公司銷售政策或存在風險的訂單，銷售部門應及時與客戶協(xié)商解決，必要時拒絕接單。（二）訂單確認與溝通1.銷售部門審核通過訂單后，應及時與客戶進行訂單確認，明確發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、運輸要求等細節(jié)。2.如客戶對發(fā)貨時間、發(fā)貨方式等有特殊要求，銷售部門應在訂單確認時告知物流部門，并協(xié)調相關事宜。3.銷售部門將訂單確認信息及時傳遞給物流部門，并確保雙方對訂單內容理解一致。（三）備貨與包裝1.倉庫管理部門根據(jù)銷售部門傳遞的訂單信息，進行備貨。備貨時應按照先進先出的原則，確保發(fā)出的產品為有效期內的合格產品。2.備貨完成后，倉庫管理部門對產品進行包裝。包裝應符合產品特性和運輸要求，確保產品在運輸過程中不受損壞。3.包裝過程中，應在產品外包裝上標明產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產日期、有效期等信息，并粘貼產品標簽。4.對于易碎、易損、有特殊運輸要求的產品，應采取相應的防護措施，如防震包裝、防潮包裝等。（四）質量檢驗1.質量部門在產品發(fā)貨前，對發(fā)貨產品進行質量檢驗。檢驗內容包括產品外觀、性狀、規(guī)格、含量等，確保產品符合質量標準。2.質量部門根據(jù)檢驗結果出具產品檢驗報告，檢驗合格的產品方可發(fā)貨。3.如發(fā)現(xiàn)產品質量不合格，質量部門應及時通知相關部門進行處理，嚴禁不合格產品發(fā)貨。（五）發(fā)貨文件準備1.物流部門根據(jù)發(fā)貨訂單和產品信息，準備發(fā)貨相關文件，如隨貨同行單、發(fā)票、裝箱單等。2.隨貨同行單應注明產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產日期、有效期、批準文號、生產企業(yè)等信息，并加蓋公司發(fā)貨專用章。3.發(fā)票應按照國家稅務法規(guī)開具，確保發(fā)票內容準確、完整。4.裝箱單應詳細列出箱內產品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，便于客戶核對。（六）發(fā)貨安排1.物流部門根據(jù)訂單要求和客戶指定的發(fā)貨方式，選擇合適的物流供應商進行發(fā)貨。2.對于國內發(fā)貨，物流部門應選擇具有良好信譽和服務質量的快遞公司或物流公司；對于出口發(fā)貨，應選擇符合國際運輸要求的貨代公司。3.物流部門與物流供應商簽訂運輸合同或協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保運輸服務質量。4.物流部門將發(fā)貨產品交付給物流供應商，并辦理貨物交接手續(xù)，取得物流供應商的收貨憑證。（七）發(fā)貨跟蹤與信息反饋1.物流部門負責發(fā)貨過程中的貨物跟蹤，及時了解貨物的運輸狀態(tài)，如運輸時間、運輸路線、預計到達時間等。2.物流部門應定期向銷售部門反饋發(fā)貨信息，銷售部門及時將發(fā)貨信息告知客戶，讓客戶了解發(fā)貨進度。3.如在發(fā)貨過程中出現(xiàn)異常情況，如貨物延誤、丟失、損壞等，物流部門應及時與物流供應商溝通協(xié)調，采取相應的措施進行處理，并及時向銷售部門和相關部門報告。（八）貨物簽收與確認1.客戶收到貨物后，應在隨貨同行單上簽字確認收貨。2.物流供應商將客戶簽字確認的隨貨同行單及時返回給公司物流部門，物流部門將收貨信息反饋給銷售部門。3.銷售部門對客戶收貨情況進行跟蹤確認，如客戶對貨物數(shù)量、質量等有異議，應及時協(xié)調相關部門處理。三、發(fā)貨相關文件管理（一）訂單文件1.銷售部門負責訂單文件的收集、整理和歸檔。訂單文件應包括客戶訂單、訂單確認記錄、與客戶溝通的相關郵件或傳真等。2.訂單文件應按照訂單編號進行分類存放，保存期限為[X]年，以便日后查詢和追溯。（二）發(fā)貨文件1.物流部門負責發(fā)貨文件的準備、發(fā)放和歸檔。發(fā)貨文件應包括隨貨同行單、發(fā)票、裝箱單、運輸合同或協(xié)議、物流供應商的收貨憑證等。2.發(fā)貨文件應按照發(fā)貨批次進行分類存放，保存期限為[X]年，確保發(fā)貨文件的完整性和可追溯性。（三）質量檢驗文件1.質量部門負責質量檢驗文件的編制、審核和歸檔。質量檢驗文件應包括產品檢驗報告、檢驗記錄等。2.質量檢驗文件應按照產品批次進行分類存放，保存期限為產品有效期滿后[X]年。（四）文件查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱發(fā)貨相關文件時，應填寫文件查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到相關部門查閱。2.如需借閱發(fā)貨相關文件，應填寫文件借閱申請表，注明借閱期限和歸還時間，經(jīng)所在部門負責人和文件保管部門負責人批準后，方可借閱。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉借或丟失，借閱期滿后應及時歸還。四、發(fā)貨異常處理（一）貨物延誤1.如因物流供應商原因導致貨物延誤，物流部門應及時與物流供應商溝通，了解延誤原因，并要求其采取措施盡快發(fā)貨。2.物流部門將貨物延誤情況及時通知銷售部門，銷售部門與客戶溝通解釋，爭取客戶的理解和支持。3.如貨物延誤給客戶造成損失，公司應根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)，承擔相應的賠償責任。（二）貨物丟失或損壞1.貨物在運輸過程中發(fā)生丟失或損壞，物流部門應立即與物流供應商聯(lián)系，要求其查明原因，并提供相關證明材料。2.物流部門將貨物丟失或損壞情況及時通知銷售部門和質量部門，質量部門對受損產品進行檢驗和評估。3.如貨物丟失，物流供應商應按照合同約定進行賠償；如貨物損壞，公司應根據(jù)質量檢驗結果，與物流供應商協(xié)商賠償事宜，同時及時為客戶補發(fā)貨物或提供其他解決方案。（三）客戶拒收1.客戶收到貨物后，如因產品質量、數(shù)量、規(guī)格等原因拒收，銷售部門應及時與客戶溝通，了解拒收原因。2.銷售部門將客戶拒收情況通知質量部門和物流部門，質量部門對產品進行復查，確認是否存在質量問題。3.如產品存在質量問題，公司應及時采取措施進行處理，如召回產品、更換產品等，并承擔相應的費用；如產品不存在質量問題，公司應與客戶協(xié)商解決，爭取客戶接收貨物。五、發(fā)貨成本控制（一）物流成本預算1.物流部門根據(jù)公司銷售計劃和發(fā)貨需求，制定年度物流成本預算。物流成本預算應包括運輸費用、倉儲費用、包裝費用等。2.物流成本預算應報公司財務部門審核，經(jīng)公司管理層批準后執(zhí)行。（二）物流供應商選擇與管理1.物流部門應建立物流供應商評估機制，定期對物流供應商的服務質量、價格、信譽等進行評估。2.根據(jù)評估結果，選擇優(yōu)質的物流供應商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保物流服務質量的同時，控制物流成本。3.物流部門應與物流供應商保持密切溝通，定期協(xié)商物流費用，爭取更優(yōu)惠的價格。（三）發(fā)貨流程優(yōu)化1.公司應不斷優(yōu)化發(fā)貨流程，提高發(fā)貨效率，減少發(fā)貨環(huán)節(jié)中的浪費和成本。2.通過信息化手段，實現(xiàn)訂單處理、備貨、發(fā)貨、跟蹤等環(huán)節(jié)的自動化和信息化管理，提高工作效率，降低人工成本。（四）成本核算與分析1.財務部門負責對發(fā)貨成本進行核算和分析，定期編制發(fā)貨成本報表，為公司管理層提供決策依據(jù)。2.發(fā)貨成本報表應包括物流成本明細、成本變動分析、成本控制措施執(zhí)行情況等內容。3.根據(jù)發(fā)貨成本核算和分析結果，公司應及時調整物流成本預算和控制措施，確保發(fā)貨成本控制在合理范圍內。六、培訓與考核（一）培訓1.公司定期組織發(fā)貨相關人員進行培訓，培訓內容包括發(fā)貨流程、發(fā)貨文件管理、發(fā)貨異常處理、發(fā)貨成本控制等方面的知識和技能。2.培訓方式可以采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式，確保培訓效果。3.發(fā)貨相關人員應積極參加培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和工作能力。（二）考核1.公司建立發(fā)貨相關人員考核機制，對發(fā)貨人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、服務質量等進行考核。2.考核指標包括訂單處理及時率、發(fā)貨準確率、客戶滿意度、發(fā)貨成