日常檔案材料管理制度VIP

日常檔案材料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司日常檔案材料的管理，確保檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案材料的收集、整理和移交。2.真實準確原則：檔案材料應如實反映公司各項工作的實際情況，確保內容真實、數(shù)據準確。3.完整系統(tǒng)原則：檔案材料應齊全完整，保持有機聯(lián)系，形成系統(tǒng)的整體。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案材料的分類與編號（一）分類公司日常檔案材料分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、證照印章管理等方面的材料。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等相關材料。3.財務管理類：包含財務預算、決算、報表、憑證、審計報告等檔案。4.業(yè)務經營類：涉及市場營銷、銷售合同、客戶資料、項目策劃與實施等業(yè)務活動的材料。5.技術研發(fā)類：如研發(fā)項目文檔、技術方案、專利申請等相關材料。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案材料。（二）編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.行政管理類：編號為“XZXXXX”，其中“XZ”代表行政管理類，后四位數(shù)字為順序號。2.人事管理類：編號為“RSXXXX”，“RS”為人事管理類，后四位數(shù)字為順序號。3.財務管理類：編號為“CWXXXX”，“CW”為財務管理類，后四位數(shù)字為順序號。4.業(yè)務經營類：編號為“JYXXXX”，“JY”為業(yè)務經營類，后四位數(shù)字為順序號。5.技術研發(fā)類：編號為“JFXXXX”，“JF”為技術研發(fā)類，后四位數(shù)字為順序號。6.其他類：編號為“QTXXXX”，“QT”為其他類，后四位數(shù)字為順序號。三、檔案材料的收集（一）收集范圍各部門應按照本制度規(guī)定的檔案分類，收集本部門在日常工作中形成的各類檔案材料，包括紙質文件、電子文檔、圖表、照片、錄音錄像等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、準確、完整地收集上來。2.檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.電子文檔應采用通用格式存儲，并確保數(shù)據的真實性和完整性。4.對于重要的檔案材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存地點。（三）收集時間1.一般性檔案材料應在工作完成后的[X]個工作日內收集整理完畢，并移交綜合管理部。2.重要會議、重大項目等形成的檔案材料，應在會議結束或項目完成后的[X]個工作日內收集整理，并及時移交。四、檔案材料的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）整理方法1.行政管理類：按照文件的種類、時間順序進行排列，編制文件目錄，裝訂成冊。2.人事管理類：按照員工類別、檔案項目進行分類整理，建立員工人事檔案索引。3.財務管理類：按照會計年度、會計科目進行分類，整理憑證、報表等檔案材料，編制財務檔案目錄。4.業(yè)務經營類：根據業(yè)務活動的性質、項目階段進行分類，建立項目檔案文件夾，將相關材料整理歸檔。5.技術研發(fā)類：按照研發(fā)項目名稱、階段進行分類，整理技術文檔、實驗數(shù)據等材料，編制技術檔案清單。6.其他類：根據材料的性質和內容，進行合理分類整理。（三）編目整理后的檔案應編制目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應打印或電子存儲，便于查詢和利用。五、檔案材料的歸檔（一）歸檔時間各部門整理好的檔案材料應定期移交綜合管理部歸檔，一般每[X]個月移交一次。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的編號、題名、數(shù)量等信息。2.將檔案材料和《檔案移交清單》一并提交給綜合管理部檔案管理人員。3.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案材料進行核對、驗收，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案材料入庫保管。六、檔案材料的保管（一）保管期限檔案材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案材料，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長期保管：在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案材料，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案材料，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。七、檔案材料的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，經公司分管領導批準后，由綜合管理部指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的編號、題名、查閱目的等信息。2.申請表經審批后，查閱人到綜合管理部檔案庫房查閱檔案。3.檔案管理人員應按照查閱申請表的要求提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意。（三）利用反饋查閱人查閱檔案后，應及時將檔案歸還綜合管理部，并填寫《檔案查閱反饋表》，對檔案的利用情況、存在問題等進行反饋。八、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.《檔案銷毀清單》經公司分管領導批準后，由綜合管理部組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，并指定專人負責監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，注明銷毀日期和方式。九、檔案材料的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守檔案機密。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、限制查閱等保密措施。3.嚴禁在非保密場所談論檔案機密內容，不得擅自將檔案帶出公司或轉借他人。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防范設施，如監(jiān)控設備、報警