寫字樓銷售合同管理制度

寫字樓銷售合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司寫字樓銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司寫字樓銷售業(yè)務(wù)中涉及的各類合同，包括但不限于銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險評估與防控，確保公司利益不受損失。統(tǒng)一管理原則：合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、歸口管理。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查銷售部門在與客戶洽談合同前，應(yīng)對客戶的主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。對于新客戶或資信狀況不明的客戶，應(yīng)通過工商登記信息查詢、實(shí)地考察、第三方信用評估等方式，全面了解其經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等，確?？蛻艟邆浜炗喓贤哪芰托庞?。2.合同條款擬定銷售部門負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況擬定合同條款，合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于寫字樓基本信息、價格、付款方式、交付時間、違約責(zé)任等。在擬定合同條款時，應(yīng)充分考慮公司利益和風(fēng)險防范，對于重要條款和特殊要求，應(yīng)與法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)商，確保條款合法合規(guī)、公平合理。3.合同審批流程合同初稿擬定后，銷售部門應(yīng)填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同背景、主要條款、預(yù)計金額等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將合同審批表及合同初稿依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款提出法律意見和風(fēng)險防范建議；財務(wù)部門審核合同的付款方式、結(jié)算條款等是否符合公司財務(wù)管理制度，并對合同的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估；分管領(lǐng)導(dǎo)從業(yè)務(wù)角度對合同進(jìn)行審核，提出意見和建議；總經(jīng)理根據(jù)各部門審核意見，對合同進(jìn)行最終審批。經(jīng)各級審批通過的合同，由銷售部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤合同簽訂后，銷售部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行情況，確保合同各項(xiàng)條款得到有效落實(shí)。定期與客戶溝通，了解客戶需求和意見，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如交付時間變更、付款延遲等。建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同簽訂時間、履行進(jìn)度、付款情況、交付情況等信息，以便及時掌握合同動態(tài)，進(jìn)行分析和管理。2.交付管理按照合同約定的交付時間和標(biāo)準(zhǔn)，組織寫字樓的交付工作。交付前，應(yīng)確保寫字樓達(dá)到交付條件，包括房屋質(zhì)量驗(yàn)收合格、相關(guān)配套設(shè)施完善等。向客戶提供詳細(xì)的交付資料，如房屋使用說明書、質(zhì)量保證書等，并協(xié)助客戶辦理交付手續(xù)。在交付過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶對寫字樓存在疑問或異議，應(yīng)及時解答和處理，確保交付工作順利進(jìn)行。3.付款管理嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間，督促客戶按時足額支付款項(xiàng)。對于逾期付款的客戶，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同款項(xiàng)的收付進(jìn)行審核和管理，定期與銷售部門核對收款情況，確?？铐?xiàng)及時、準(zhǔn)確入賬。如客戶提出付款方式變更或延期付款等申請，銷售部門應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，并按照合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同變更管理1.變更情形在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求調(diào)整、不可抗力等原因，需要對合同條款進(jìn)行變更的，應(yīng)及時辦理變更手續(xù)。常見的合同變更情形包括寫字樓面積調(diào)整、價格變更、交付時間變更、付款方式變更等。2.變更申請與審批如需變更合同條款，由銷售部門填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容、對合同金額及履行期限的影響等，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將合同變更申請表及相關(guān)證明材料依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。各部門按照職責(zé)對合同變更申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查變更的必要性、合法性、合理性以及對公司利益的影響。經(jīng)各級審批通過后，方可辦理合同變更手續(xù)。3.變更合同簽訂合同變更申請經(jīng)批準(zhǔn)后，銷售部門負(fù)責(zé)與客戶協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、生效時間、雙方權(quán)利義務(wù)等條款，并作為原合同的補(bǔ)充文件。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門掌握合同變更信息，調(diào)整工作安排。五、合同解除管理1.解除情形在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，可解除合同：雙方協(xié)商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同無法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，致使合同目的無法實(shí)現(xiàn)；法律規(guī)定的其他可解除合同的情形。2.解除申請與審批如需解除合同，由銷售部門填寫《合同解除申請表》，詳細(xì)說明解除原因、解除時間、對公司利益的影響等，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將合同解除申請表及相關(guān)證明材料依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。各部門按照職責(zé)對合同解除申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查解除的合法性、合理性以及對公司利益的影響。經(jīng)各級審批通過后，方可辦理合同解除手續(xù)。3.解除合同后續(xù)處理合同解除后，銷售部門應(yīng)及時與客戶辦理相關(guān)手續(xù)，如退還已收取的款項(xiàng)、收回交付的寫字樓等。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同解除后的財務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行清理和結(jié)算，確保公司財務(wù)狀況清晰準(zhǔn)確。對合同解除過程中涉及的資料、文件等進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件、審批文件、往來信函等資料收集齊全，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對接收的合同檔案進(jìn)行核對和登記，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。2.檔案整理與歸檔檔案管理部門按照合同類別、簽訂時間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。將整理好的合同檔案按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，存放于專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案，確保檔案安全。七、合同監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理制度的有效執(zhí)行。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中的問題和風(fēng)險。財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資金安全和財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。銷售部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.考核評價建立合同管理考核評價機(jī)制，對合同管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的及時性、準(zhǔn)確性，合同履行的完整性、合規(guī)性，合同變