公司行政部上墻管理制度

公司行政部上墻管理制度總則1.目的為規(guī)范公司行政部工作流程，提高行政部工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)有序開展，特制定本管理制度。本制度旨在明確行政部各崗位的職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作流程，保障公司行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工，以及與行政部工作相關(guān)的其他部門和人員。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保行政部各項(xiàng)工作合法合規(guī)。服務(wù)性原則：以服務(wù)公司全體員工和公司整體運(yùn)營為宗旨，積極主動地提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持與服務(wù)。規(guī)范化原則：明確各崗位工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，實(shí)現(xiàn)行政工作的規(guī)范化管理，減少工作失誤和偏差。效率原則：優(yōu)化工作流程，合理配置資源，提高行政工作效率，及時響應(yīng)公司各項(xiàng)需求。行政部組織架構(gòu)及崗位職責(zé)1.行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員、前臺接待、后勤保障、檔案管理等崗位。2.崗位職責(zé)行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定行政部工作計(jì)劃并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，確保行政工作與公司整體運(yùn)營目標(biāo)一致。審核行政部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。參與公司重要會議及活動的組織安排，負(fù)責(zé)會議記錄和決議跟蹤落實(shí)。負(fù)責(zé)行政部團(tuán)隊(duì)建設(shè)，組織員工培訓(xùn)與考核，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。行政專員協(xié)助行政經(jīng)理制定和完善行政管理制度，并負(fù)責(zé)制度的貫徹執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等工作，確保文件流轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性和及時性。安排公司各類會議、活動的場地布置、設(shè)備調(diào)試等工作，做好會議記錄和活動總結(jié)。負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購、管理和維護(hù)，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和更新。協(xié)助行政經(jīng)理處理公司對外聯(lián)絡(luò)事宜，如接待來訪客人、安排商務(wù)宴請等。前臺接待負(fù)責(zé)公司前臺的日常接待工作，熱情、禮貌地迎接來訪客人，及時通知相關(guān)人員接待。負(fù)責(zé)公司電話的接聽、轉(zhuǎn)接和記錄，及時傳達(dá)重要信息。負(fù)責(zé)公司門禁管理，對進(jìn)出人員進(jìn)行登記和檢查，確保公司安全。負(fù)責(zé)前臺區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，保持前臺整潔有序。后勤保障負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔和消毒工作。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤設(shè)施的管理和維護(hù)，確保員工生活設(shè)施正常使用。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、維護(hù)和管理，確保車輛安全運(yùn)行，滿足公司業(yè)務(wù)用車需求。負(fù)責(zé)公司各類物資的采購、入庫、保管和發(fā)放工作，建立物資臺賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。檔案管理負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。建立檔案管理制度，制定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，便于檔案的查詢和利用。按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理的規(guī)范性。行政部工作流程1.文件管理流程文件起草：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求。文件審核：起草完成的文件提交至行政專員進(jìn)行審核，行政專員重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及與公司政策的一致性。審核通過后，報行政經(jīng)理審批。文件審批：行政經(jīng)理對文件進(jìn)行審批，對于重要文件需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的文件返回行政專員進(jìn)行編號和印發(fā)。文件印發(fā)：行政專員按照審批意見對文件進(jìn)行排版、印刷，并加蓋公司印章。文件印發(fā)后，按照分發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。文件歸檔：文件發(fā)放完畢后，行政專員將文件原稿及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。2.會議管理流程會議籌備：根據(jù)會議需求，由行政專員負(fù)責(zé)確定會議時間、地點(diǎn)、參會人員等信息，并提前通知相關(guān)人員。同時，安排會議場地布置、設(shè)備調(diào)試等工作，準(zhǔn)備會議資料。會議通知：行政專員按照確定的會議信息，通過郵件、短信、內(nèi)部通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等要求。會議組織：會議當(dāng)天，行政專員負(fù)責(zé)簽到、引導(dǎo)參會人員就座，并做好會議記錄。會議期間，及時處理會議中的突發(fā)情況，確保會議順利進(jìn)行。會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，行政專員根據(jù)會議記錄及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)行政經(jīng)理審核后發(fā)送給參會人員，并跟蹤會議決議的落實(shí)情況。會議資料歸檔：將會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。3.辦公用品及設(shè)備管理流程需求申請：各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品及設(shè)備需求申請表，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政專員。需求審核：行政專員對需求申請表進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況，確定是否需要采購。對于急需的辦公用品及設(shè)備，應(yīng)優(yōu)先安排采購。采購實(shí)施：經(jīng)審核通過的需求申請，由行政專員負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，應(yīng)遵循公司采購制度，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。驗(yàn)收入庫：辦公用品及設(shè)備采購到貨后，行政專員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并更新庫存臺賬。領(lǐng)用發(fā)放：各部門根據(jù)實(shí)際需要到行政部領(lǐng)用辦公用品及設(shè)備，領(lǐng)用人員需在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。行政專員定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。設(shè)備維護(hù)：對于辦公設(shè)備，行政專員負(fù)責(zé)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如設(shè)備出現(xiàn)故障，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。4.車輛管理流程用車申請：公司員工因工作需要使用車輛，需提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點(diǎn)、事由等信息，提交至行政部。用車審核：行政專員對用車申請表進(jìn)行審核，根據(jù)車輛使用情況和工作緊急程度，合理安排車輛。對于重要客戶接送、緊急公務(wù)等用車需求，應(yīng)優(yōu)先安排。車輛調(diào)度：行政專員根據(jù)審核結(jié)果，調(diào)度車輛并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。駕駛員接到通知后，提前檢查車輛狀況，確保車輛安全性能良好。出車執(zhí)行：駕駛員按照用車申請表上的信息按時出車，將乘車人員安全送達(dá)目的地。在行車過程中，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。用車反饋：用車結(jié)束后，乘車人員應(yīng)在用車登記表上對車輛使用情況進(jìn)行反饋評價。駕駛員將車輛返回公司后，及時對車輛進(jìn)行清潔和檢查，如有問題及時報告行政專員。車輛維修與保養(yǎng)：行政專員定期安排車輛進(jìn)行維修與保養(yǎng)，建立車輛維修保養(yǎng)檔案，記錄維修保養(yǎng)情況。車輛維修費(fèi)用報銷需按照公司財務(wù)制度執(zhí)行。行政部工作標(biāo)準(zhǔn)1.文件管理標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，語言表達(dá)清晰流暢，符合公司公文格式要求。文件審核嚴(yán)格把關(guān)，確保文件與公司政策一致，不存在違規(guī)違法內(nèi)容。文件印發(fā)及時、準(zhǔn)確，發(fā)放范圍明確，發(fā)放記錄完整可查。文件歸檔規(guī)范，分類清晰，便于查詢和利用，檔案保管期限符合規(guī)定要求。2.會議管理標(biāo)準(zhǔn)會議籌備充分，場地布置合理，設(shè)備運(yùn)行正常，會議資料齊全。會議通知發(fā)送及時、準(zhǔn)確，確保參會人員提前知曉會議信息。會議組織有序，簽到、記錄、紀(jì)要等工作規(guī)范，會議秩序良好。會議紀(jì)要內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠如實(shí)反映會議討論情況和決議事項(xiàng)，跟蹤落實(shí)及時有效。3.辦公用品及設(shè)備管理標(biāo)準(zhǔn)辦公用品及設(shè)備需求申請合理，審核嚴(yán)格，避免浪費(fèi)和閑置。采購渠道正規(guī)，采購物品質(zhì)量可靠，價格合理，符合公司采購標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收入庫嚴(yán)格，確保物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與采購合同一致，入庫手續(xù)齊全。領(lǐng)用發(fā)放規(guī)范，領(lǐng)用登記清晰，庫存管理賬實(shí)相符，定期盤點(diǎn)準(zhǔn)確無誤。辦公設(shè)備維護(hù)及時，維修記錄完整，設(shè)備運(yùn)行正常，使用壽命延長。4.車輛管理標(biāo)準(zhǔn)用車申請流程規(guī)范，審核嚴(yán)格，優(yōu)先保障重要公務(wù)用車需求。車輛調(diào)度合理，出車及時，確保駕駛員按時接送乘車人員。駕駛員遵守交通規(guī)則，安全駕駛，服務(wù)態(tài)度良好，車輛清潔衛(wèi)生。用車反饋及時收集，車輛維修保養(yǎng)定期安排，費(fèi)用報銷符合規(guī)定。行政部考核制度1.考核原則公平公正原則：考核過程和結(jié)果應(yīng)客觀、公正，不受主觀因素影響，確?？己私Y(jié)果真實(shí)反映員工工作表現(xiàn)。全面考核原則：從工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等多個維度對員工進(jìn)行全面考核，避免片面評價。激勵改進(jìn)原則：考核結(jié)果與員工薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極工作，同時針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題，幫助員工改進(jìn)提高。2.考核周期行政部員工考核分為月度考核和年度考核。月度考核于次月上旬進(jìn)行，年度考核于次年1月進(jìn)行，年度考核結(jié)果為全年月度考核結(jié)果的綜合。3.考核內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)工作業(yè)績（50%）根據(jù)行政部各崗位工作職責(zé)，設(shè)定具體的工作業(yè)績指標(biāo)，如文件處理及時率、會議組織成功率、辦公用品采購成本控制率、車輛安全行駛里程等。按照指標(biāo)完成情況進(jìn)行評分，完成指標(biāo)且效果良好得4050分，基本完成指標(biāo)得3039分，未完成指標(biāo)得30分以下。工作能力（30%）包括專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面。通過日常工作表現(xiàn)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況、工作成果等進(jìn)行綜合評價，優(yōu)秀得2530分，良好得2024分，一般得1519分，較差得15分以下。工作態(tài)度（20%）主要考察員工的責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作意識、工作積極性等。根據(jù)日常工作中的表現(xiàn)，如出勤情況、工作主動性、服從安排等進(jìn)行評分，優(yōu)秀得1620分，良好得1315分，一般得1012分，較差得10分以下。4.考核實(shí)施月度考核由行政經(jīng)理負(fù)責(zé)組織實(shí)施，行政專員協(xié)助。行政經(jīng)理根據(jù)員工日常工作表現(xiàn)、工作成果等進(jìn)行評分，并與員工進(jìn)行溝通反饋。年度考核在月度考核的基礎(chǔ)上進(jìn)行，行政經(jīng)理匯總?cè)暝露瓤己私Y(jié)果，結(jié)合員工年度工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評價，確定年度考核等級。考核結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個等級。5.考核結(jié)果應(yīng)用薪酬調(diào)整：年度考核結(jié)果為優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)男匠陼x升；考核結(jié)果為合格及以上的員工，按照公司薪酬政策進(jìn)行正常調(diào)整；考核結(jié)果為不合格的員工，視情況降低薪酬或