保險公司檔案管理制度VIP

保險公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保險公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有檔案管理工作，包括但不限于業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、行政檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動和管理工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度和操作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。7.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身的檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉公司檔案管理的各項規(guī)章制度和操作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、鑒定、銷毀和利用等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料。4.積極主動地為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料，滿足公司工作需要。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議、報表等各類紙質(zhì)和電子檔案。2.公司員工在工作中形成的重要文件、報告、總結(jié)、論文、著作等個人業(yè)務(wù)檔案。3.公司在行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理等方面形成的各類檔案資料，如會議紀(jì)要、工作計劃、財務(wù)報表、人事檔案等。4.公司在對外交往中形成的各類文件、函件、協(xié)議、合同等檔案資料。5.其他與公司業(yè)務(wù)活動和管理工作相關(guān)的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)在形成后及時收集，不得拖延或遺漏。對于涉及多個部門的檔案資料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，并及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的完整性。3.檔案資料應(yīng)保持原始記錄狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、偽造或銷毀。對于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集，并確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲安全。電子檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)和文件夾中。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理、清晰。3.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一采用國家規(guī)定的檔案整理方法和標(biāo)準(zhǔn)，如《歸檔文件整理規(guī)則》等。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、行政檔案等大類，然后在每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。例如，業(yè)務(wù)檔案可分為保險業(yè)務(wù)檔案、理賠檔案、客戶檔案等；人事檔案可分為員工履歷檔案、考核檔案、培訓(xùn)檔案等。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“YYYYMMDD001”，其中“YYYYMMDD”表示檔案形成日期，“001”表示該日期下的檔案順序號。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。檔案目錄可采用紙質(zhì)形式或電子形式進(jìn)行保存，以便于查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立的重要文件、重大業(yè)務(wù)合同、財務(wù)審計報告等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。如一般性業(yè)務(wù)文件、短期的人事檔案等。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進(jìn)行確定，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案管理人員快速查找檔案。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。電子檔案的存儲應(yīng)采用異地備份的方式，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）庫房管理制度1.檔案庫房實行專人負(fù)責(zé)制，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.進(jìn)入檔案庫房人員應(yīng)遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、飲食、喧嘩、亂扔雜物等，保持庫房整潔衛(wèi)生。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案機(jī)密信息。4.庫房內(nèi)的檔案設(shè)備和設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施損壞或故障，應(yīng)及時報告并安排維修。5.庫房管理人員應(yīng)做好庫房的安全防范工作，下班前應(yīng)關(guān)閉庫房門窗、電源、空調(diào)等設(shè)備設(shè)施，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案的保管期限、價值等進(jìn)行全面審查和評估，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括鑒定的依據(jù)、范圍、方法、結(jié)果等，經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字后存檔。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將《檔案銷毀申請表》與銷毀記錄一起存檔，以備查考。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)印本部門或與本人工作相關(guān)的檔案資料。因特殊原因需要查閱、借閱其他部門檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可到檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)員工的查閱需求，及時提供所需檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)印：員工因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印檔案名稱、編號、數(shù)量、復(fù)印用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的復(fù)印內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印，并做好復(fù)印登記工作。復(fù)印登記內(nèi)容應(yīng)包括復(fù)印日期、復(fù)印人姓名、復(fù)印檔案名稱、復(fù)印數(shù)量等。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案資料應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需帶出檔案管理部門的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱的檔案資料應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料。對涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息服務(wù)，支持公司各項業(yè)務(wù)活動的開展。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容掃描成電子圖像，存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案整理的要求進(jìn)行分類、編號、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和準(zhǔn)確性。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.檔案數(shù)據(jù)共享平臺建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺，實現(xiàn)公司各部門之間的檔案信息共享。檔案數(shù)據(jù)共享平臺應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實現(xiàn)檔案信息的自動推送和共享，提高工作效率。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時更新。