公司業(yè)務用酒管理制度VIP

公司業(yè)務用酒管理制度一、總則1.目的為加強公司業(yè)務用酒的管理，規(guī)范業(yè)務用酒的采購、使用、存儲等流程，確保業(yè)務用酒合理、合規(guī)、高效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務開展需要使用的各類酒品。3.基本原則嚴格控制原則：根據(jù)業(yè)務實際需求，合理控制業(yè)務用酒的數(shù)量和種類，避免浪費。規(guī)范流程原則：明確業(yè)務用酒采購、審批、領用、存儲等各環(huán)節(jié)的操作流程，確保規(guī)范有序。責任明確原則：明確各部門及相關人員在業(yè)務用酒管理中的職責，做到責任到人。二、管理職責1.采購部門根據(jù)各部門業(yè)務用酒需求計劃，結(jié)合市場情況，選擇優(yōu)質(zhì)供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。負責業(yè)務用酒的采購工作，確保采購酒品的質(zhì)量、數(shù)量和交貨期符合要求。建立采購臺賬，記錄采購酒品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、供應商等信息。2.行政部門負責制定業(yè)務用酒年度預算，并根據(jù)實際使用情況進行調(diào)整。審核各部門業(yè)務用酒需求計劃，報公司領導審批。負責業(yè)務用酒的驗收工作，檢查酒品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否與采購合同一致。負責業(yè)務用酒的存儲管理，確保酒品存儲安全、環(huán)境適宜。定期盤點業(yè)務用酒庫存，編制盤點報告，上報公司領導。3.使用部門根據(jù)業(yè)務開展需要，提前提交業(yè)務用酒需求計劃，詳細說明用酒事由、預計用量等信息。嚴格按照審批后的需求計劃領用業(yè)務用酒，不得超計劃領用。在用酒過程中，要遵循節(jié)約原則，避免浪費。負責對業(yè)務用酒的使用情況進行記錄，包括使用時間、地點、參與人員、用酒量等。4.財務部門負責業(yè)務用酒采購費用的審核與報銷工作，確保費用支出合理、合規(guī)。對業(yè)務用酒的成本進行核算和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。三、采購管理1.需求計劃各部門應于每月[具體日期]前，將次月業(yè)務用酒需求計劃提交至行政部門。需求計劃應包括酒品名稱、規(guī)格、預計用量、用酒事由等詳細信息。行政部門對各部門提交的需求計劃進行匯總、審核，結(jié)合公司業(yè)務實際情況和庫存情況，提出調(diào)整建議，報公司領導審批。2.供應商選擇采購部門應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商作為業(yè)務用酒的采購對象。定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應商名錄，確保供應商的穩(wěn)定性和供貨質(zhì)量。3.采購合同采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確酒品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同應報公司法務部門審核，確保合同合法合規(guī)。4.采購執(zhí)行采購部門按照采購合同要求，及時跟進供應商的生產(chǎn)和發(fā)貨情況，確保酒品按時、按質(zhì)、按量到貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量不符、交貨延遲等，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題，并向公司領導匯報。四、驗收管理1.驗收標準行政部門按照采購合同要求和相關質(zhì)量標準對采購的業(yè)務用酒進行驗收。驗收內(nèi)容包括酒品的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。對于進口酒品，還應檢查其報關單、檢驗檢疫證明等相關文件是否齊全、有效。2.驗收流程酒品到貨后，采購部門應及時通知行政部門進行驗收。行政部門組織相關人員對酒品進行驗收，并填寫驗收記錄。驗收合格的酒品，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的酒品，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商退換貨等處理事宜。五、存儲管理1.存儲環(huán)境行政部門應設置專門的業(yè)務用酒存儲倉庫，確保倉庫環(huán)境干燥、通風、溫度適宜，避免酒品受到陽光直射、潮濕、高溫等因素影響。倉庫內(nèi)應配備必要的消防器材和安全設施，確保存儲安全。2.庫存管理行政部門建立業(yè)務用酒庫存臺賬，詳細記錄酒品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。定期對業(yè)務用酒庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應處理。3.存儲要求酒品應分類存放，不同品牌、規(guī)格、檔次的酒品應分開存放，避免混淆。酒品應按照先進先出的原則進行發(fā)放，確保酒品的新鮮度和質(zhì)量。六、領用管理1.領用流程使用部門填寫業(yè)務用酒領用申請表，詳細說明用酒事由、預計用量、使用時間、地點、參與人員等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門審批。行政部門根據(jù)庫存情況和審批意見，對領用申請表進行審批。審批通過后，開具業(yè)務用酒領用單，使用部門憑領用單到倉庫領取酒品。倉庫管理人員根據(jù)領用單發(fā)放酒品，并在領用單上簽字確認。領用單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)使用部門留存，一聯(lián)交財務部門記賬。2.領用限量根據(jù)公司業(yè)務實際情況，對各部門業(yè)務用酒領用實行限量管理。具體限量標準如下：[部門名稱1]：每月領用限量為[X]瓶。[部門名稱2]：每月領用限量為[X]瓶?！缫驑I(yè)務需要超過領用限量，使用部門應提前向行政部門提出申請，說明原因，經(jīng)公司領導審批后，方可領用。3.領用記錄使用部門應建立業(yè)務用酒領用臺賬，記錄每次領用酒品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用時間、使用情況等信息。行政部門定期對各部門業(yè)務用酒領用情況進行檢查，確保領用記錄真實、準確、完整。七、使用管理1.使用原則業(yè)務用酒應嚴格按照規(guī)定用途使用，不得挪作他用。在業(yè)務活動中，應遵循節(jié)約原則，合理控制用酒量，避免浪費。2.使用監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對業(yè)務用酒的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查用酒是否符合規(guī)定用途、用量是否合理等。行政部門對業(yè)務用酒的使用情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒相關部門進行整改。八、費用管理1.預算管理財務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展情況和歷史數(shù)據(jù)，編制業(yè)務用酒年度預算。年度預算應包括采購費用、存儲費用、運輸費用等各項支出。業(yè)務用酒預算經(jīng)公司領導審批后，作為年度費用控制的依據(jù)。2.報銷管理使用部門憑業(yè)務用酒領用單、發(fā)票等相關憑證，按照公司財務報銷制度進行報銷。財務部門對報銷憑證進行審核，確保費用支出合理、合規(guī)，符合公司預算要求。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務部門有權(quán)拒絕報銷。3.成本核算財務部門定期對業(yè)務用酒的成本進行核算，分析成本構(gòu)成和變動情況，為公司成本控制和決策提供數(shù)據(jù)支持。九、罰則1.對于違反本制度規(guī)定，超計劃領用業(yè)務用酒、浪費酒品、挪作他用等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應處罰：對直接責任人進行批評教育，并責令其限期整改。情節(jié)嚴重的，給予警告、罰款等處罰；如造成經(jīng)濟損失的，由責任人承擔相應賠償責任。對于因違規(guī)行為給公司造成重大損失或不良影響的，公司將依法追究相關人員的法律責任。2.采購部門如未按照采購合同要求采購酒品，導致質(zhì)量問題或交貨延遲等，給公司造成損失的，應承擔相