公司中介費用管理制度VIP

公司中介費用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司中介費用的管理，確保中介費用支出的合理性、合法性和透明度，有效控制成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務(wù)需要，與各類中介機構(gòu)（包括但不限于房地產(chǎn)中介、財務(wù)中介、法律咨詢中介、人力資源中介等）發(fā)生的中介費用支出的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則中介費用的支出必須符合國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保每一筆費用都有合法的依據(jù)。2.必要性原則中介服務(wù)的引入應(yīng)基于公司業(yè)務(wù)發(fā)展的必要需求，避免不必要的中介費用支出。3.合理性原則中介費用的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、公平，與市場行情相符，確保公司利益不受損害。4.審批流程嚴(yán)格原則建立嚴(yán)格的審批流程，明確各級審批權(quán)限，確保中介費用支出經(jīng)過充分的審核和批準(zhǔn)。二、中介機構(gòu)的選擇與管理（一）中介機構(gòu)的選擇1.需求評估各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《中介服務(wù)需求申請表》，詳細(xì)說明中介服務(wù)的內(nèi)容、目的、預(yù)計費用等信息，提交至公司管理層進行審核。2.供應(yīng)商篩選公司通過多種渠道收集中介機構(gòu)信息，建立中介機構(gòu)供應(yīng)商庫。對入庫的中介機構(gòu)進行資質(zhì)審查、信譽評估、業(yè)績考察等，選擇具有良好口碑、專業(yè)能力強、收費合理的中介機構(gòu)作為合作對象。3.招標(biāo)或詢價對于金額較大或重要的中介服務(wù)項目，應(yīng)采用招標(biāo)的方式確定合作中介機構(gòu)；對于金額較小、服務(wù)內(nèi)容相對簡單的項目，可以采用詢價的方式進行比較選擇。招標(biāo)或詢價過程應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)采購制度執(zhí)行，確保公平、公正、公開。（二）中介機構(gòu)的管理1.合同簽訂與選定的中介機構(gòu)簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費用標(biāo)準(zhǔn)、支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等條款。合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。2.服務(wù)監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)對中介機構(gòu)的服務(wù)過程進行監(jiān)督，確保其按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。如發(fā)現(xiàn)中介機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量不符合要求或存在違約行為，應(yīng)及時向公司管理層報告，并根據(jù)合同約定采取相應(yīng)措施。3.定期評估公司定期對中介機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量、費用合理性、合作配合度等方面進行評估。評估結(jié)果作為后續(xù)是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)，對于表現(xiàn)不佳的中介機構(gòu)，應(yīng)及時進行整改或終止合作。三、中介費用的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展計劃和中介服務(wù)需求，在每年末編制下一年度的中介費用預(yù)算，填寫《中介費用預(yù)算申請表》，詳細(xì)列出各項中介服務(wù)的預(yù)計費用金額，并說明費用預(yù)算的依據(jù)和合理性。2.財務(wù)部對各部門提交的中介費用預(yù)算進行匯總、審核，結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算和資金狀況，提出調(diào)整建議，形成公司年度中介費用預(yù)算草案。3.公司年度中介費用預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審批通過后，正式下達各部門執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的中介費用預(yù)算執(zhí)行，控制中介費用支出。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加中介服務(wù)項目或超出預(yù)算金額的，應(yīng)提前填寫《中介費用預(yù)算調(diào)整申請表》，按照預(yù)算審批流程重新進行審批。2.財務(wù)部負(fù)責(zé)對中介費用預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期向公司管理層匯報預(yù)算執(zhí)行進度，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整中介費用預(yù)算的，各部門應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。2.財務(wù)部對預(yù)算調(diào)整申請進行審核，分析調(diào)整的必要性和合理性，并提出審核意見。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)公司管理層審批通過后，方可進行預(yù)算調(diào)整。四、中介費用的審批流程（一）費用申請1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生中介費用支出前，應(yīng)填寫《中介費用報銷申請表》，詳細(xì)說明中介服務(wù)的內(nèi)容、服務(wù)期限、費用金額、支付方式等信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票、服務(wù)報告等證明材料。2.《中介費用報銷申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財務(wù)部進行初審。（二）財務(wù)部初審1.財務(wù)部對業(yè)務(wù)部門提交的《中介費用報銷申請表》及相關(guān)證明材料進行初審，重點審核費用的真實性、合理性、合法性，以及發(fā)票的合規(guī)性、合同的執(zhí)行情況等。2.如發(fā)現(xiàn)申請材料不符合要求或存在疑問的，財務(wù)部應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或更正相關(guān)材料。（三）部門負(fù)責(zé)人審核財務(wù)部初審?fù)ㄟ^后，將《中介費用報銷申請表》提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進行審核。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，對費用的必要性、合理性進行再次審核，并簽字確認(rèn)。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，《中介費用報銷申請表》提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和審批權(quán)限，對費用進行審批，并簽字確認(rèn)。（五）財務(wù)總監(jiān)審批對于金額較大或重要的中介費用支出，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還需提交財務(wù)總監(jiān)進行審批。財務(wù)總監(jiān)從財務(wù)角度對費用的合理性、資金安排等進行審核，并簽字確認(rèn)。（六）總經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)審批通過后，《中介費用報銷申請表》最終提交至總經(jīng)理進行審批。總經(jīng)理根據(jù)公司整體經(jīng)營情況和戰(zhàn)略規(guī)劃，對費用進行全面審批，并簽字確認(rèn)。（七）費用支付經(jīng)總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部按照合同約定的支付方式和時間，辦理中介費用的支付手續(xù)。五、中介費用的支付管理（一）支付方式1.公司應(yīng)根據(jù)與中介機構(gòu)簽訂的合同約定，選擇合適的支付方式，常見的支付方式包括支票、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。2.對于金額較大的中介費用支付，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式，確保資金支付的安全和可追溯性。（二）支付時間1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的支付時間支付中介費用，不得無故拖延。如因特殊原因需要延遲支付的，應(yīng)提前與中介機構(gòu)溝通并取得其同意。2.對于首次合作的中介機構(gòu)，在支付費用前，應(yīng)確保其已按照合同約定提供了完整的服務(wù)并驗收合格。（三）支付審核1.財務(wù)部在辦理中介費用支付前，應(yīng)再次對相關(guān)審批手續(xù)的完整性、費用金額的準(zhǔn)確性、支付方式的合規(guī)性等進行審核。2.審核無誤后，方可進行支付操作，并在支付憑證上加蓋財務(wù)專用章和相關(guān)人員印章。（四）支付記錄與檔案管理1.財務(wù)部應(yīng)建立完善的中介費用支付記錄臺賬，詳細(xì)記錄每一筆中介費用的支付日期、支付金額、支付對象、支付方式等信息，確保支付記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.中介費用支付相關(guān)的合同、發(fā)票、審批文件等資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管，以便日后查閱和審計。六、中介費用的核算與賬務(wù)處理（一）核算原則中介費用應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進行核算，即在費用發(fā)生時確認(rèn)入賬，而不論款項是否實際支付。（二）賬務(wù)處理1.財務(wù)部根據(jù)審核通過的《中介費用報銷申請表》及相關(guān)支付憑證，按照公司會計制度進行賬務(wù)處理，正確記錄中介費用的支出。2.中介費用應(yīng)根據(jù)費用性質(zhì)分別計入相應(yīng)的會計科目，如“管理費用中介服務(wù)費”、“銷售費用中介服務(wù)費”、“財務(wù)費用手續(xù)費”等。3.對于跨期的中介費用，應(yīng)按照受益期間進行合理分?jǐn)偅_保費用核算的準(zhǔn)確性。（三）財務(wù)報表披露財務(wù)部應(yīng)在公司財務(wù)報表中如實披露中介費用的發(fā)生情況，包括費用金額、費用類別、支付對象等信息，以便公司管理層和外部利益相關(guān)者了解公司中介費用支出的全貌。七、中介費用的審計與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對中介費用的支出情況進行審計，檢查中介費用的審批流程是否合規(guī)、費用支出是否合理、合同執(zhí)行是否到位等。2.內(nèi)部審計人員應(yīng)通過查閱相關(guān)文件、合同、發(fā)票、支付記錄等資料，與中介機構(gòu)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員進行溝通訪談等方式，開展審計工作。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計1.公司聘請外部審計機構(gòu)對公司年度財務(wù)報表進行審計時，中介費用的支出情況也是審計的重點內(nèi)容之一。2.外部審計機構(gòu)應(yīng)按照審計準(zhǔn)則和相關(guān)法律法規(guī)的要求，對中介費用的真實性、合法性、合理性進行審計，并出具審計報告。3.公司應(yīng)積極配合外部審計機構(gòu)的工作，提供所需的資料和信息，確保審計工作的順利進行。（三）監(jiān)督舉報1.公司鼓勵全體員工對中介費用支出過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報。員工發(fā)現(xiàn)中介費用支出存在問題時，可以向公司管理層、內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門反映情況。2.公司對舉報信息應(yīng)進行及時