公司刻章安全管理制度VIP

公司刻章安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章的安全管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。（三）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用、保管等必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章的安全存放、規(guī)范使用，防止印章被盜用、冒用、濫用等情況發(fā)生。3.責(zé)任性原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，對(duì)印章使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、印章的刻制（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.申請(qǐng)表提交至公司行政管理部門，行政管理部門根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行初步審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)印章刻制申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過后，行政管理部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)或關(guān)鍵崗位的印章，如公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等，需經(jīng)公司法定代表人審批。（三）印章備案1.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將印章樣本留存歸檔，并在公司內(nèi)部進(jìn)行備案登記。2.同時(shí)，將印章刻制情況報(bào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案（如需），確保印章刻制的合法性和合規(guī)性。（四）領(lǐng)取與交接1.印章刻制單位將印章交付公司時(shí)，行政管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并與刻制單位辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)取人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)印章的規(guī)格、材質(zhì)、文字內(nèi)容等是否與申請(qǐng)一致，確認(rèn)無誤后將印章妥善保管。三、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署；代表公司出席各類會(huì)議、活動(dòng)等。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于公司法定代表人在特定文件、票據(jù)等上的簽字確認(rèn)。5.部門章：用于各部門內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)、工作聯(lián)系等，不得對(duì)外使用。6.業(yè)務(wù)專用章：用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的相關(guān)文件、憑證等的簽署，如銷售專用章、采購專用章等。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)因工作需要使用印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。申請(qǐng)表提交至印章保管部門（或行政管理部門指定的印章管理崗位）。2.審核審批印章保管人員對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、用印文件內(nèi)容是否真實(shí)合法、手續(xù)是否齊全等。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等用印，需經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等按權(quán)限進(jìn)行審批。用印申請(qǐng)經(jīng)審核審批通過后，方可進(jìn)行用印操作。3.用印操作印章保管人員應(yīng)在公司指定的用印地點(diǎn)進(jìn)行用印操作，不得將印章攜帶外出使用（特殊情況除外，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定的位置上，并在用印文件上注明用印日期、用印人等信息。對(duì)于多頁文件，應(yīng)逐頁加蓋印章或使用騎縫章，確保文件的完整性和真實(shí)性。4.用印登記每次用印完成后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印部門及人員、用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)、審批情況等信息?！队≌率褂玫怯洸尽窇?yīng)妥善保存，以備查閱。（三）禁止使用情形1.未經(jīng)審批的任何文件、合同、協(xié)議等不得使用印章。2.空白紙張、空白介紹信、空白合同等不得加蓋印章。特殊情況確需加蓋的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并在使用過程中嚴(yán)格控制，確保使用安全。3.涉及違法違規(guī)、損害公司利益或不符合公司規(guī)定的事項(xiàng)不得使用印章。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等重要印章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管；部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)與公司簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任和義務(wù)，確保印章安全。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人保管（其中一人為印章保管人員，另一人為監(jiān)督人員），鑰匙分別由兩人妥善保管，開啟保險(xiǎn)柜或保管箱時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)。2.對(duì)于不常用的印章，可存放在公司檔案室等安全場(chǎng)所，但需嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，使用完畢后及時(shí)歸還。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。如因特殊原因需臨時(shí)委托他人保管印章的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。2.印章保管人員應(yīng)定期檢查印章的保管情況，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.印章保管人員在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用等需要更換印章的。3.因其他原因不再具備使用價(jià)值的印章。（二）停用程序1.印章保管部門或人員在確認(rèn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.申請(qǐng)表提交至公司行政管理部門，行政管理部門審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，行政管理部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員印章已停用，并收回停用印章。（三）銷毀程序1.對(duì)于停用的印章，由行政管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)印章的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像記錄，確保印章徹底銷毀。3.銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，《印章銷毀申請(qǐng)表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)留存歸檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)定期對(duì)印章的使用、保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章使用流程是否規(guī)范、用印文件是否真實(shí)合法、印章保管是否安全等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。對(duì)違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章的管理情況進(jìn)行不定期審計(jì)，重點(diǎn)審查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性、印章保管的安全性等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)印章管理中存在的問題，并提出改進(jìn)建議，確保印章管理工作規(guī)范、有效。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用、保管印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或