單位電子門禁設備管理制度

單位電子門禁設備管理制度一、總則（一）目的為加強單位安全管理，規(guī)范電子門禁設備的使用，保障單位人員和財產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)所有安裝電子門禁設備的區(qū)域，包括辦公區(qū)域、機房、倉庫、檔案室等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保門禁設備正常運行，有效防止未經(jīng)授權人員進入單位敏感區(qū)域，保障單位安全。2.便捷高效原則：在保障安全的前提下，盡量簡化門禁使用流程，提高工作效率，減少對正常工作的影響。3.責任明確原則：明確各部門和人員在門禁設備使用和管理中的職責，確保管理工作落實到位。二、門禁設備管理職責（一）人事部門1.負責門禁權限的統(tǒng)一管理，根據(jù)員工崗位變動及時調(diào)整門禁權限。2.對新入職員工進行門禁系統(tǒng)使用培訓，確保員工熟悉門禁操作流程。3.負責收集、整理員工門禁卡掛失、補辦等相關信息，并及時通知相關部門進行處理。（二）行政部門1.負責門禁設備的日常維護和保養(yǎng)，定期檢查設備運行情況，及時處理設備故障。2.負責門禁系統(tǒng)軟件的管理和維護，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全、準確。3.配合人事部門做好門禁權限的調(diào)整工作，提供相關技術支持。（三）各部門負責人1.負責本部門員工門禁權限的申請和審核，確保員工權限與工作崗位相符。2.督促本部門員工遵守門禁管理制度，對違反規(guī)定的行為及時進行糾正和處理。3.協(xié)助人事部門和行政部門做好門禁設備的管理工作，提供必要的信息和支持。（四）員工個人1.妥善保管個人門禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人或隨意丟棄。2.嚴格按照門禁系統(tǒng)操作流程使用門禁卡，不得擅自破壞門禁設備或試圖破解門禁密碼。3.發(fā)現(xiàn)門禁設備異常或門禁卡丟失、損壞等情況，及時向人事部門或行政部門報告。三、門禁權限管理（一）權限分類1.長期權限：適用于單位正式員工，根據(jù)工作需要授予相應的門禁區(qū)域權限，有效期與勞動合同期限一致。2.臨時權限：適用于因工作需要臨時進入單位特定區(qū)域的人員，如供應商、訪客等。臨時權限有效期根據(jù)實際情況設定，最長不超過[X]天。3.特殊權限：適用于單位內(nèi)部特定崗位或因特殊工作需要的人員，如安保人員、維修人員等。特殊權限可根據(jù)工作要求授予特定門禁區(qū)域的不限時或限時訪問權限。（二）權限申請與審批1.長期權限申請：新員工入職時，由所在部門負責人填寫《門禁權限申請表》，注明員工姓名、所在部門、崗位、申請門禁區(qū)域等信息，經(jīng)部門負責人簽字審核后，提交人事部門審批。人事部門根據(jù)員工崗位和工作需要進行權限授予，并發(fā)放門禁卡。2.臨時權限申請：因工作需要臨時進入單位特定區(qū)域的人員，由邀請部門或個人填寫《臨時門禁權限申請表》，注明申請人姓名、單位、聯(lián)系方式、申請進入?yún)^(qū)域、進入時間、事由等信息，經(jīng)邀請部門負責人簽字審核后，提交人事部門審批。人事部門審批通過后，發(fā)放臨時門禁卡，并設定有效期。3.特殊權限申請：單位內(nèi)部特定崗位或因特殊工作需要的人員，由所在部門填寫《特殊門禁權限申請表》，詳細說明申請?zhí)厥鈾嘞薜脑蚝凸ぷ饕螅?jīng)部門負責人簽字審核后，提交人事部門審批。人事部門根據(jù)實際情況進行權限授予，并發(fā)放門禁卡。（三）權限變更與撤銷1.員工崗位變動時，所在部門負責人應及時填寫《門禁權限變更申請表》，注明員工姓名、原所在部門、新所在部門、崗位變動情況、申請變更門禁區(qū)域等信息，經(jīng)部門負責人簽字審核后，提交人事部門審批。人事部門根據(jù)員工崗位變動情況及時調(diào)整門禁權限。2.員工離職時，所在部門負責人應在員工離職手續(xù)辦理完畢后，及時填寫《門禁權限撤銷申請表》，注明員工姓名、所在部門、崗位、申請撤銷門禁區(qū)域等信息，經(jīng)部門負責人簽字審核后，提交人事部門審批。人事部門收回員工門禁卡，撤銷其門禁權限。3.因工作需要調(diào)整臨時權限或特殊權限時，由邀請部門或所在部門填寫《門禁權限變更申請表》，注明申請人姓名、單位、聯(lián)系方式、申請變更權限類型、變更原因、變更后有效期等信息，經(jīng)邀請部門負責人或所在部門負責人簽字審核后，提交人事部門審批。人事部門根據(jù)實際情況進行權限調(diào)整。四、門禁卡管理（一）門禁卡發(fā)放1.長期門禁卡由人事部門統(tǒng)一制作和發(fā)放，新員工入職時，人事部門在辦理門禁權限審批通過后，為員工發(fā)放門禁卡，并登記相關信息。2.臨時門禁卡由人事部門根據(jù)審批結果制作，在申請人領取臨時門禁卡時，登記申請人姓名、單位、聯(lián)系方式、申請進入?yún)^(qū)域、進入時間、有效期等信息。3.特殊門禁卡由人事部門根據(jù)審批結果制作和發(fā)放，發(fā)放時登記持卡人姓名、所在部門、崗位、門禁權限類型、有效期等信息。（二）門禁卡使用1.員工應妥善保管門禁卡，不得將門禁卡轉(zhuǎn)借他人或隨意放置在他人容易獲取的地方。2.員工在使用門禁卡時，應將門禁卡貼近讀卡器，待指示燈綠燈亮起并聽到“嘟”的一聲后，方可推門進入。如門禁卡無法正常使用，應及時向人事部門或行政部門報告。3.臨時門禁卡和特殊門禁卡持卡人應在規(guī)定的有效期內(nèi)使用門禁卡，逾期門禁卡自動失效。如需繼續(xù)使用，應重新申請門禁權限。（三）門禁卡掛失與補辦1.員工發(fā)現(xiàn)門禁卡丟失或被盜后，應立即向人事部門報告，并填寫《門禁卡掛失申請表》。人事部門在接到掛失申請后，及時凍結該門禁卡權限，防止他人冒用。2.因門禁卡損壞無法正常使用的，員工應向人事部門提出補辦申請，并填寫《門禁卡補辦申請表》。人事部門審核通過后，為員工補辦門禁卡，并收取相應的工本費。3.補辦門禁卡后，原門禁卡自動失效，員工應妥善保管新門禁卡，按照本制度規(guī)定使用。五、門禁設備操作流程（一）正常開啟1.將門禁卡貼近讀卡器感應區(qū)，聽到“嘟”聲且指示燈綠燈亮起，即可轉(zhuǎn)動把手開門進入。2.如門禁系統(tǒng)支持密碼開門，輸入正確密碼后，按“確認”鍵，聽到“嘟”聲且指示燈綠燈亮起，轉(zhuǎn)動把手開門進入。（二）正常關閉1.出門時，先將門禁卡貼近讀卡器感應區(qū)，聽到“嘟”聲且指示燈綠燈亮起，然后轉(zhuǎn)動把手關門離開。2.如門禁系統(tǒng)支持密碼開門，出門時無需刷卡，直接輸入正確密碼后，按“確認”鍵，聽到“嘟”聲且指示燈綠燈亮起，轉(zhuǎn)動把手關門離開。（三）異常情況處理1.門禁卡無法正常感應或讀卡器提示錯誤信息時，應檢查門禁卡是否貼近讀卡器感應區(qū)，或嘗試重新刷卡。如仍無法解決，應及時向人事部門或行政部門報告。2.密碼輸入錯誤時，應仔細核對密碼是否正確，如忘記密碼或多次輸入錯誤導致門禁系統(tǒng)鎖定，應向人事部門申請密碼重置。3.門禁設備出現(xiàn)故障無法正常開啟或關閉時，應立即停止操作，并向行政部門報告。行政部門應及時安排維修人員進行檢修，確保門禁設備盡快恢復正常運行。六、門禁設備維護與保養(yǎng)（一）日常巡檢1.行政部門應安排專人每天對門禁設備進行巡檢，檢查設備外觀是否完好，讀卡器、門鎖等部件是否正常工作，門禁系統(tǒng)軟件是否運行穩(wěn)定。2.巡檢人員在巡檢過程中發(fā)現(xiàn)設備異常情況時，應及時記錄并向行政部門報告，行政部門根據(jù)情況安排維修人員進行處理。（二）定期維護1.行政部門應定期對門禁設備進行全面維護，包括清潔設備表面、檢查線路連接、更換電池等。定期維護周期為[X]個月。2.在定期維護過程中，如發(fā)現(xiàn)設備存在潛在故障或安全隱患，應及時進行維修或更換部件，確保設備正常運行。（三）故障維修1.門禁設備出現(xiàn)故障時，使用人員應及時向行政部門報告，行政部門應在接到報告后[X]小時內(nèi)安排維修人員進行檢修。2.維修人員在維修過程中應做好記錄，包括故障現(xiàn)象、維修過程、更換部件等信息。維修完成后，應進行測試，確保設備恢復正常運行。3.對于因設備老化或損壞嚴重無法修復的門禁設備，行政部門應及時申請更換新設備，并做好設備更換后的調(diào)試和數(shù)據(jù)遷移工作。七、門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.行政部門應定期對門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份周期為[X]周。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.在進行數(shù)據(jù)備份時，應確保備份數(shù)據(jù)的完整性和準確性，備份完成后應進行校驗，確保備份數(shù)據(jù)可正?；謴?。（二）數(shù)據(jù)查詢與使用1.人事部門和相關部門因工作需要查詢門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，應填寫《門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢申請表》，注明查詢原因、查詢內(nèi)容、查詢時間范圍等信息，經(jīng)部門負責人簽字審核后，提交行政部門審批。2.行政部門在審批通過后，按照申請要求提供門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)，并做好查詢記錄。查詢?nèi)藛T應對查詢到的數(shù)據(jù)嚴格保密，不得泄露給無關人員。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.行政部門應采取有效措施保障門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。門禁系統(tǒng)應設置不同級別的用戶權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作相關數(shù)據(jù)。2.定期對門禁系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。加強對門禁系統(tǒng)服務器和網(wǎng)絡設備的安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件。3.如發(fā)生門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件，行政部門應立即采取應急措施，保護現(xiàn)場，及時向單位領導報告，并配合相關部門進行調(diào)查處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人事部門和行政部門應定期對門禁設備使用情況和管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括門禁權限管理是否規(guī)范、門禁卡使用是否合規(guī)、門禁設備操作流程是否正確、門禁設備維護保養(yǎng)是否到位等。（二）考核辦法1.對違反門禁管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應的考核處理。情節(jié)較輕的，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予罰款、降職、降薪等處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同。2.對在門禁設備管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括通報表揚、獎金、晉升等。（三）投訴