徐州激光打印機(jī)管理制度VIP

徐州激光打印機(jī)管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范徐州公司激光打印機(jī)的使用、管理與維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。2.適用范圍本制度適用于徐州公司全體員工。3.職責(zé)分工行政部門(mén)負(fù)責(zé)激光打印機(jī)的統(tǒng)一采購(gòu)、選型及配置規(guī)劃。制定打印機(jī)的使用規(guī)范和維護(hù)計(jì)劃，并監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查打印機(jī)的使用情況，統(tǒng)計(jì)耗材使用量，進(jìn)行成本核算與控制。聯(lián)系打印機(jī)供應(yīng)商進(jìn)行維修、保養(yǎng)及技術(shù)支持。使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)打印機(jī)的日常使用管理，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)打印機(jī)的操作與維護(hù)。教育本部門(mén)員工正確使用打印機(jī)，遵守相關(guān)規(guī)定。發(fā)現(xiàn)打印機(jī)故障及時(shí)通知行政部門(mén)，并配合維修工作。員工個(gè)人嚴(yán)格按照本制度及操作規(guī)程使用打印機(jī)，愛(ài)護(hù)設(shè)備。節(jié)約使用打印紙張及耗材，避免浪費(fèi)。打印機(jī)的采購(gòu)與配置1.采購(gòu)原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際工作情況，綜合考慮打印機(jī)的性能、價(jià)格、品牌、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。2.采購(gòu)流程需求申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《打印機(jī)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)理由、打印機(jī)型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門(mén)。審核評(píng)估：行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合公司整體辦公設(shè)備配置情況，評(píng)估申請(qǐng)的合理性與必要性。如需實(shí)地考察或咨詢相關(guān)人員，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行。選型確定：行政部門(mén)根據(jù)審核結(jié)果，組織相關(guān)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，篩選出合適的打印機(jī)型號(hào)，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)實(shí)施：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確設(shè)備規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。3.配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)不同部門(mén)的工作性質(zhì)和打印需求，合理配置打印機(jī)。一般辦公部門(mén)可配置黑白激光打印機(jī)；對(duì)打印色彩要求較高的部門(mén)，如設(shè)計(jì)、宣傳等，可配置彩色激光打印機(jī)。打印機(jī)的數(shù)量應(yīng)根據(jù)部門(mén)人員數(shù)量、業(yè)務(wù)量等因素綜合確定，確保滿足工作需求且不造成資源浪費(fèi)。打印機(jī)的使用規(guī)范1.開(kāi)機(jī)與關(guān)機(jī)開(kāi)機(jī)順序：先打開(kāi)打印機(jī)電源開(kāi)關(guān)，再開(kāi)啟與之連接的電腦。關(guān)機(jī)順序：先關(guān)閉電腦，再關(guān)閉打印機(jī)電源開(kāi)關(guān)。嚴(yán)禁直接拔電源插頭關(guān)機(jī)，以免損壞設(shè)備。2.打印操作文件排版：在打印前，應(yīng)仔細(xì)檢查文檔排版，確保格式正確、內(nèi)容完整，避免出現(xiàn)打印錯(cuò)誤或重復(fù)打印。選擇打印機(jī)：根據(jù)需要選擇相應(yīng)的打印機(jī)進(jìn)行打印，不得隨意更換打印機(jī)。如需更換，應(yīng)提前通知行政部門(mén)并說(shuō)明原因。打印設(shè)置：合理設(shè)置打印參數(shù)，如紙張大小、打印份數(shù)、打印質(zhì)量等。對(duì)于重要文件或需雙面打印的文檔，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。排隊(duì)打?。寒?dāng)有多份打印任務(wù)時(shí)，應(yīng)按照先后順序排隊(duì)等待打印，不得插隊(duì)或強(qiáng)行中斷他人的打印任務(wù)。3.紙張使用節(jié)約用紙：提倡雙面打印和復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的紙張，如非正式文件、草稿等，應(yīng)盡量使用已打印過(guò)一面的紙張。紙張規(guī)格：應(yīng)使用符合打印機(jī)要求的標(biāo)準(zhǔn)紙張，避免使用過(guò)薄、過(guò)厚或潮濕的紙張，以免卡紙或影響打印質(zhì)量。紙張整理：打印完成后，應(yīng)及時(shí)整理紙張，將廢紙放入指定垃圾桶，不得隨意丟棄在打印機(jī)旁或辦公區(qū)域。4.耗材使用原裝耗材：優(yōu)先使用打印機(jī)廠商提供的原裝耗材，以確保打印質(zhì)量和設(shè)備正常運(yùn)行。如使用兼容耗材，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的產(chǎn)品，并承擔(dān)因使用兼容耗材導(dǎo)致的設(shè)備損壞或質(zhì)量問(wèn)題的責(zé)任。耗材更換：當(dāng)打印機(jī)提示耗材不足時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行更換。更換耗材時(shí)，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行，避免操作不當(dāng)造成浪費(fèi)或損壞。耗材登記：行政部門(mén)應(yīng)建立耗材使用臺(tái)賬，記錄打印機(jī)型號(hào)、耗材名稱、更換時(shí)間、使用量等信息，定期統(tǒng)計(jì)分析耗材使用情況，進(jìn)行成本控制。5.禁止行為禁止私自拆卸、改裝打印機(jī)，以免損壞設(shè)備或影響其正常性能。禁止在打印機(jī)上打印、復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的文件資料，如私人照片、娛樂(lè)內(nèi)容等。禁止使用打印機(jī)進(jìn)行商業(yè)性打印或復(fù)印活動(dòng)，如有特殊需求，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。禁止在打印機(jī)旁堆放雜物，保持打印機(jī)周?chē)h(huán)境整潔，以利于散熱和維護(hù)。打印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)清潔：每天工作結(jié)束后，使用干凈的軟布擦拭打印機(jī)外部，清除灰塵和污漬。定期打開(kāi)打印機(jī)上蓋，清潔內(nèi)部的紙屑、灰塵等雜物，避免影響打印質(zhì)量或造成卡紙。檢查：每天開(kāi)機(jī)前，檢查打印機(jī)的電源線、數(shù)據(jù)線是否連接正常，紙張是否充足，墨盒或硒鼓是否安裝到位。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理或通知行政部門(mén)。2.定期保養(yǎng)深度清潔：行政部門(mén)應(yīng)定期（每季度一次）對(duì)打印機(jī)進(jìn)行深度清潔，包括清潔打印頭、搓紙輪、定影組件等關(guān)鍵部件，以確保打印質(zhì)量。深度清潔工作應(yīng)由專(zhuān)業(yè)維修人員或經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員進(jìn)行操作。設(shè)備檢查：行政部門(mén)應(yīng)定期（每半年一次）聯(lián)系打印機(jī)供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員對(duì)打印機(jī)進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，包括檢查設(shè)備硬件狀況、軟件系統(tǒng)、打印質(zhì)量等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題，延長(zhǎng)打印機(jī)使用壽命。3.故障處理故障報(bào)告：當(dāng)打印機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)通知行政部門(mén)。行政部門(mén)應(yīng)詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時(shí)間、涉及打印機(jī)型號(hào)等信息。故障診斷與維修：行政部門(mén)根據(jù)故障情況，初步判斷故障原因。如能自行解決，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修；如無(wú)法解決，應(yīng)聯(lián)系打印機(jī)供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行上門(mén)維修。維修過(guò)程中，應(yīng)要求維修人員詳細(xì)記錄維修情況，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等。維修記錄：行政部門(mén)應(yīng)建立打印機(jī)維修檔案，記錄每次故障發(fā)生時(shí)間、維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息，以便對(duì)打印機(jī)的使用狀況和維修歷史進(jìn)行跟蹤分析。打印機(jī)的安全管理1.用電安全打印機(jī)應(yīng)使用獨(dú)立的電源插座，避免與大功率電器共用一個(gè)插座，防止因電流過(guò)載引發(fā)安全事故。在插拔打印機(jī)電源線時(shí)，應(yīng)確保雙手干燥，避免觸電。2.防火安全打印機(jī)在工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一定熱量，周?chē)鷳?yīng)保持通風(fēng)良好，避免在打印機(jī)旁堆放易燃物品。同時(shí)，應(yīng)定期檢查打印機(jī)的電線、插頭等部件，如發(fā)現(xiàn)老化、破損等情況，應(yīng)及時(shí)更換，防止因短路引發(fā)火災(zāi)。3.信息安全嚴(yán)格遵守公司信息安全制度，不得在打印機(jī)上存儲(chǔ)、傳輸涉及公司機(jī)密的文件資料。如需打印機(jī)密文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作，并采取相應(yīng)的保密措施，如專(zhuān)人負(fù)責(zé)打印、打印后及時(shí)取走等。對(duì)于廢棄的打印文件，應(yīng)進(jìn)行粉碎或妥善保管，防止信息泄露。打印機(jī)的費(fèi)用管理1.采購(gòu)費(fèi)用打印機(jī)的采購(gòu)費(fèi)用納入公司固定資產(chǎn)管理，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)。采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用，應(yīng)一并計(jì)入打印機(jī)成本。2.耗材費(fèi)用打印機(jī)耗材費(fèi)用由行政部門(mén)統(tǒng)一核算和管理，納入公司辦公費(fèi)用預(yù)算。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)耗材使用情況，定期與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)賬目，確保費(fèi)用支出合理、準(zhǔn)確。3.維修費(fèi)用打印機(jī)的維修費(fèi)用根據(jù)維修情況進(jìn)行核算。屬于正常維護(hù)保養(yǎng)范圍內(nèi)的費(fèi)用，由公司辦公費(fèi)用列支；因人為損壞或使用不當(dāng)導(dǎo)致的維修費(fèi)用，由責(zé)任人承擔(dān)。維修費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供維修發(fā)票、維修清單等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審批和報(bào)銷(xiāo)。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)打印機(jī)的使用、管理與維護(hù)情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，包括打印機(jī)的使用規(guī)范執(zhí)行情況、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況、耗材使用情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行整改。2.考核機(jī)制將打印機(jī)的使用管理情況納入員工績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守本制度，愛(ài)護(hù)打印機(jī)，節(jié)約使用耗材，工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度，造