電力公司辦公服務(wù)管理制度VIP

電力公司辦公服務(wù)管理制度總則目的為了規(guī)范電力公司辦公服務(wù)行為，提高辦公效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于電力公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司?；驹瓌t1.服務(wù)至上原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的辦公服務(wù)。2.規(guī)范高效原則：建立健全辦公服務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行，提高工作效率。3.協(xié)同合作原則：強(qiáng)調(diào)各部門之間的協(xié)同合作，形成工作合力，共同完成公司辦公服務(wù)任務(wù)。4.持續(xù)改進(jìn)原則：不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，持續(xù)改進(jìn)辦公服務(wù)質(zhì)量和水平。辦公服務(wù)職責(zé)分工綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公服務(wù)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司辦公資源的配置和管理，包括辦公場(chǎng)地、設(shè)備、用品等。3.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、歸檔和管理工作。4.組織安排公司會(huì)議、活動(dòng)等，做好相關(guān)服務(wù)保障工作。5.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。人力資源部門1.負(fù)責(zé)員工招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等人力資源管理工作，為辦公服務(wù)提供人員支持。2.制定員工薪酬福利政策，保障員工權(quán)益，提高員工工作積極性。3.處理員工勞動(dòng)關(guān)系相關(guān)事務(wù)，營(yíng)造和諧穩(wěn)定的工作氛圍。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)公司辦公費(fèi)用的預(yù)算編制、審核和報(bào)銷管理。2.做好辦公設(shè)備、用品等采購(gòu)資金的保障工作，確保資金合理使用。3.定期對(duì)辦公費(fèi)用進(jìn)行核算和分析，提出節(jié)約成本的建議和措施。信息部門1.負(fù)責(zé)公司信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.提供信息技術(shù)支持和培訓(xùn)，提高員工信息化應(yīng)用水平。3.保障公司網(wǎng)絡(luò)安全，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公服務(wù)需求的提出和反饋，配合綜合管理部門做好相關(guān)工作。2.按照公司辦公服務(wù)制度和流程，做好本部門的日常辦公事務(wù)處理。3.加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)作，共同完成公司辦公服務(wù)任務(wù)。辦公服務(wù)流程辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)：各部門根據(jù)工作需要，定期填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至綜合管理部門。2.審核審批：綜合管理部門對(duì)需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)入庫(kù)：經(jīng)審批通過后，綜合管理部門按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。采購(gòu)?fù)瓿珊?，辦理入庫(kù)手續(xù)，登記辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息。4.領(lǐng)用發(fā)放：各部門憑已審批的需求申請(qǐng)表到綜合管理部門領(lǐng)用辦公用品，綜合管理部門按照申請(qǐng)表上的數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并做好領(lǐng)用登記。5.庫(kù)存管理：綜合管理部門定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫(kù)存不足的辦公用品，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨申請(qǐng)。文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求。2.審核把關(guān)：文件起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。3.編號(hào)登記：審核通過的文件由綜合管理部門進(jìn)行編號(hào)登記，建立文件臺(tái)賬，記錄文件的名稱、編號(hào)、起草部門、起草人、審核人、印發(fā)時(shí)間等信息。4.印發(fā)歸檔：綜合管理部門按照文件審批意見進(jìn)行印發(fā)，并將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。5.文件傳閱：對(duì)于需要傳閱的文件，綜合管理部門按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢并簽字，如有意見或建議可在文件上注明。6.文件回收：文件傳閱完畢后，綜合管理部門負(fù)責(zé)及時(shí)回收文件，確保文件的安全和完整。對(duì)于需留存的文件，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管；對(duì)于已完成使命的文件，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。會(huì)議管理流程1.會(huì)議申請(qǐng)：各部門如需召開會(huì)議，應(yīng)提前填寫會(huì)議申請(qǐng)表，注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議議程等信息，提交至綜合管理部門。2.審核審批：綜合管理部門對(duì)會(huì)議申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)會(huì)議安排的合理性和必要性，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.會(huì)議籌備：經(jīng)審批通過后，綜合管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備工作，包括會(huì)議場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備、通知參會(huì)人員等。4.會(huì)議組織：會(huì)議召開期間，綜合管理部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)，如茶水供應(yīng)、會(huì)議記錄等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。5.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，綜合管理部門及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議、工作任務(wù)及責(zé)任人、完成時(shí)間等內(nèi)容。6.會(huì)議跟蹤：各部門按照會(huì)議紀(jì)要要求落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)，綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。辦公服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)響應(yīng)及時(shí)性1.對(duì)于員工提出的辦公服務(wù)需求，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予響應(yīng)。2.緊急需求應(yīng)立即處理，并在[X]小時(shí)內(nèi)反饋處理結(jié)果。服務(wù)態(tài)度1.員工應(yīng)熱情、禮貌、耐心地為客戶提供服務(wù)，不得推諉、敷衍。2.接聽電話應(yīng)在鈴響[X]聲內(nèi)接聽，使用文明用語，主動(dòng)詢問客戶需求。工作準(zhǔn)確性1.各項(xiàng)辦公服務(wù)工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保工作質(zhì)量。2.提供的信息、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因工作失誤給公司造成損失。工作效率1.優(yōu)化辦公服務(wù)流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。2.對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)辦理的事項(xiàng)，應(yīng)即時(shí)辦理；對(duì)于需要一定時(shí)間辦理的事項(xiàng)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。辦公設(shè)備與用品管理辦公設(shè)備管理1.設(shè)備采購(gòu)：根據(jù)公司實(shí)際需求和預(yù)算安排，由綜合管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購(gòu)工作。采購(gòu)前應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性價(jià)比高的設(shè)備。2.設(shè)備配置：辦公設(shè)備采購(gòu)后，綜合管理部門按照各部門工作需要進(jìn)行合理配置，并做好設(shè)備領(lǐng)用登記手續(xù)。3.設(shè)備維護(hù)：信息部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、維修等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備維護(hù)情況。4.設(shè)備報(bào)廢：對(duì)于已損壞無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的辦公設(shè)備，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)綜合管理部門、財(cái)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)妥善保管，按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定進(jìn)行處理。辦公用品管理1.用品采購(gòu)：綜合管理部門根據(jù)辦公用品庫(kù)存情況和各部門需求，定期進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保用品質(zhì)量。2.用品庫(kù)存管理：建立辦公用品庫(kù)存管理制度，定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。合理控制庫(kù)存數(shù)量，避免積壓或缺貨。3.用品使用監(jiān)督：各部門應(yīng)合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。綜合管理部門定期對(duì)各部門辦公用品使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)浪費(fèi)嚴(yán)重的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。辦公區(qū)域環(huán)境管理環(huán)境衛(wèi)生1.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，保持桌面、地面、門窗等整潔干凈。2.綜合管理部門定期組織對(duì)公司公共區(qū)域進(jìn)行環(huán)境衛(wèi)生檢查，對(duì)不符合要求的部門下達(dá)整改通知，督促其及時(shí)整改。安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保員工生命財(cái)產(chǎn)安全。2.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司安全管理制度，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，不得私拉亂接電線。3.定期組織安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)存在安全問題的部門和個(gè)人，按照公司安全管理規(guī)定進(jìn)行處理。人事考核與獎(jiǎng)懲考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)：考核員工在辦公服務(wù)工作中的任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等。2.服務(wù)態(tài)度：考核員工對(duì)待客戶和同事的服務(wù)態(tài)度，包括是否熱情、禮貌、耐心等。3.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：考核員工與其他部門之間的協(xié)作配合情況，是否能夠積極主動(dòng)地完成團(tuán)隊(duì)任務(wù)?？己朔绞?.定期考核：每季度進(jìn)行一次定期考核，由員工所在部門負(fù)責(zé)人按照考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。2.日?？己耍壕C合管理部門通過日常工作檢查、客戶反饋等方式對(duì)員工辦公服務(wù)情況進(jìn)行日?？己擞涗?。3.上級(jí)評(píng)價(jià)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和工作成果，對(duì)員工進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于在辦公服務(wù)工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書