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it合同管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司IT合同的管理，規(guī)范IT合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范IT合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部單位或個(gè)人簽訂的各類IT合同，包括但不限于軟件開發(fā)合同、系統(tǒng)集成合同、信息技術(shù)服務(wù)合同、硬件采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：IT合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出IT項(xiàng)目需求，并填寫《IT項(xiàng)目立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目名稱、背景、目標(biāo)、內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間要求等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，項(xiàng)目正式立項(xiàng)。（二）合同起草1.立項(xiàng)后的項(xiàng)目，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方溝通，根據(jù)項(xiàng)目需求起草IT合同初稿。合同初稿應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目內(nèi)容、交付成果、服務(wù)期限、費(fèi)用及支付方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.涉及技術(shù)要求的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織技術(shù)人員對合同條款進(jìn)行審核，確保技術(shù)條款的合理性和可行性。（三）合同審核1.IT合同初稿完成后，提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等，提出修改意見和建議。2.法務(wù)部門審核通過后，合同初稿流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門主要審核合同的費(fèi)用預(yù)算、支付方式、發(fā)票條款等內(nèi)容，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度的要求。3.財(cái)務(wù)審核通過后，合同初稿再流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門進(jìn)行專業(yè)審核。如涉及軟件開發(fā)項(xiàng)目，需由技術(shù)部門審核技術(shù)方案、開發(fā)進(jìn)度等；涉及硬件采購項(xiàng)目，需由采購部門審核采購條款、設(shè)備規(guī)格等。各職能部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，對合同相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，并提出審核意見。4.各部門審核完成后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同初稿進(jìn)行修改完善，形成合同送審稿。（四）合同審批1.合同送審稿提交至公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險(xiǎn)評估等因素，對合同進(jìn)行全面審批。2.總經(jīng)理審批通過后，合同方可正式簽訂。如總經(jīng)理提出修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)意見進(jìn)一步修改合同，直至總經(jīng)理批準(zhǔn)。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過的合同送審稿一致。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照公司印章管理制度的規(guī)定進(jìn)行蓋章操作。蓋章后的合同文本應(yīng)留存一份原件歸檔保存。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目進(jìn)度安排、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。2.參與合同履行的人員應(yīng)熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)和工作要求，確保合同的順利履行。（二）項(xiàng)目執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定，組織實(shí)施IT項(xiàng)目。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守項(xiàng)目計(jì)劃和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.如因特殊情況需要調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃或變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方溝通，并按照合同變更管理的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）進(jìn)度跟蹤與監(jiān)控1.建立IT合同履行進(jìn)度跟蹤機(jī)制，業(yè)務(wù)部門定期向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況。匯報(bào)內(nèi)容包括項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度、已完成的工作內(nèi)容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。2.公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門應(yīng)加強(qiáng)對IT合同履行進(jìn)度的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。（四）質(zhì)量控制1.明確IT項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目執(zhí)行過程中應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量控制。2.項(xiàng)目完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織內(nèi)部驗(yàn)收，確保項(xiàng)目質(zhì)量符合合同要求。內(nèi)部驗(yàn)收合格后，再按照合同約定進(jìn)行外部驗(yàn)收。（五）費(fèi)用支付1.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，審核業(yè)務(wù)部門提交的費(fèi)用支付申請。審核通過后，辦理費(fèi)用支付手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在費(fèi)用支付前，確保合作方已按照合同約定履行了相應(yīng)的義務(wù)，并提供合法有效的發(fā)票。四、合同變更管理（一）變更申請1.在IT合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并由提出變更方填寫《IT合同變更申請表》。2.變更申請表應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等信息。（二）變更審核1.變更申請表提交后，按照合同簽訂時(shí)的審核流程進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)職能部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對變更內(nèi)容進(jìn)行審核，提出審核意見。2.審核通過后，變更申請表提交至公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，合同變更生效。（三）變更執(zhí)行1.合同變更生效后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合作方溝通，按照變更后的合同內(nèi)容組織實(shí)施項(xiàng)目。2.涉及費(fèi)用調(diào)整的合同變更，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)變更后的合同條款，調(diào)整費(fèi)用預(yù)算和支付計(jì)劃。五、合同終止管理（一）終止條件1.IT合同在以下情況下可以終止：合同約定的履行期限屆滿，雙方已按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)；合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.合同終止前，雙方應(yīng)進(jìn)行合同清理，確保各自的義務(wù)已履行完畢，不存在未結(jié)清的款項(xiàng)或遺留問題。（二）終止申請1.符合合同終止條件的，由合同一方填寫《IT合同終止申請表》，說明終止合同的原因、時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，提交至公司相關(guān)部門備案。（三）終止結(jié)算1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括已完成的工作內(nèi)容、費(fèi)用支付情況、資產(chǎn)交付情況等。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)結(jié)算結(jié)果，辦理費(fèi)用結(jié)算手續(xù)，確保雙方的費(fèi)用結(jié)清。（四）資料歸檔1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括合同文本、變更協(xié)議、履行記錄、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算憑證等。2.歸檔資料應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.建立IT合同風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，定期對合同簽訂、履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別。風(fēng)險(xiǎn)識別的內(nèi)容包括法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)等。2.業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)職能部門應(yīng)結(jié)合各自工作實(shí)際，對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評估，提出風(fēng)險(xiǎn)防范措施和建議。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識別出的IT合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性和定量相結(jié)合的方法進(jìn)行。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，優(yōu)先處理高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，降低合同風(fēng)險(xiǎn)對公司造成的損失。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同類型的合同風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。如對于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核和法律合規(guī)培訓(xùn)；對于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格費(fèi)用支付審核和預(yù)算控制；對于技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)技術(shù)方案審核和項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)控等。2.建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)，以便采取措施進(jìn)行防范和化解。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集IT合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括合同文本、協(xié)議、往來函件、會議紀(jì)要、技術(shù)文檔、驗(yàn)收報(bào)告、支付憑證等。2.收集的文件資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，并按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、合作方、合同金額、履行情況等信息。2.按照檔案管理的要求，對合同文件進(jìn)行裝訂、編頁、編號等處理，確保檔案的規(guī)范性和完整性。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.合同檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限一般為15年，中期保管期限一般為510年，長期保管期限一般為10年以上。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場所。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、丟失等行為。3.涉及公司機(jī)密的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公