中層檔案管理制度VIP

中層檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司中層檔案管理，確保中層人員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有中層管理人員（包括各部門經(jīng)理、副經(jīng)理等）的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司中層檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映中層人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、培訓(xùn)情況等信息。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時(shí)采取安全措施，防止檔案損壞、丟失。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.履歷表：記錄中層人員的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等基本情況。2.身份證復(fù)印件：提供中層人員的有效身份證件復(fù)印件。3.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書，如有海外學(xué)歷，還需提供學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如職稱證書、職業(yè)資格證書等。（二）工作經(jīng)歷1.工作履歷：詳細(xì)記錄中層人員的工作經(jīng)歷，包括公司名稱、職位、工作時(shí)間、工作職責(zé)等。2.勞動(dòng)合同：保存與中層人員簽訂的勞動(dòng)合同，包括合同期限、工作內(nèi)容、勞動(dòng)報(bào)酬、福利待遇等條款。3.離職證明：如有離職情況，需提供離職證明，說(shuō)明離職原因、離職時(shí)間等。（三）業(yè)績(jī)考核1.年度考核表：每年的年度考核結(jié)果記錄，包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面的評(píng)價(jià)。2.項(xiàng)目成果記錄：中層人員參與的重要項(xiàng)目成果，如項(xiàng)目報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書等。3.工作業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：如銷售額、利潤(rùn)、客戶滿意度等相關(guān)業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（四）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、研討會(huì)等活動(dòng)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)證書等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：中層人員的個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，以及公司為其制定的培訓(xùn)與發(fā)展計(jì)劃。（五）薪酬福利1.工資單：每月的工資發(fā)放明細(xì)，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等項(xiàng)目。2.福利待遇記錄：如社保繳納情況、公積金繳納情況、帶薪年假、病假等福利待遇的記錄。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：獲得公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)、外部榮譽(yù)等情況的記錄，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.處罰記錄：受到公司內(nèi)部處罰、外部行政處罰等情況的記錄，包括處罰名稱、處罰時(shí)間、處罰原因等。（七）其他重要資料1.述職報(bào)告：中層人員定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提交的述職報(bào)告，總結(jié)工作情況、分析問(wèn)題、提出改進(jìn)措施等。2.工作匯報(bào)材料：針對(duì)重要工作任務(wù)或項(xiàng)目向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提交的匯報(bào)材料。3.個(gè)人總結(jié)與計(jì)劃：中層人員的個(gè)人工作總結(jié)和工作計(jì)劃，反映其工作思路和目標(biāo)。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新晉升為中層管理人員時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)為其建立個(gè)人檔案。2.檔案建立時(shí)，應(yīng)按照檔案內(nèi)容要求，收集相關(guān)資料，并進(jìn)行整理、分類、編號(hào)。（二）檔案收集1.中層人員應(yīng)定期向人力資源部門提交個(gè)人檔案更新資料，如學(xué)歷學(xué)位證書變更、工作經(jīng)歷變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等。2.各部門應(yīng)協(xié)助人力資源部門收集與中層人員相關(guān)的資料，如業(yè)績(jī)考核數(shù)據(jù)、培訓(xùn)記錄等。3.人力資源部門應(yīng)主動(dòng)收集外部機(jī)構(gòu)提供的與中層人員相關(guān)的信息，如行業(yè)評(píng)價(jià)、市場(chǎng)反饋等。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案內(nèi)容的類別，對(duì)資料進(jìn)行分類整理，同一類別的資料應(yīng)放在一起。3.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。（二）分類方法1.個(gè)人基本信息類：按照履歷表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件的順序排列。2.工作經(jīng)歷類：按照工作履歷、勞動(dòng)合同、離職證明的順序排列。3.業(yè)績(jī)考核類：按照年度考核表、項(xiàng)目成果記錄、工作業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的順序排列。4.培訓(xùn)與發(fā)展類：按照培訓(xùn)記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的順序排列。5.薪酬福利類：按照工資單、福利待遇記錄的順序排列。6.獎(jiǎng)懲情況類：按照獎(jiǎng)勵(lì)記錄、處罰記錄的順序排列。7.其他重要資料類：按照述職報(bào)告、工作匯報(bào)材料、個(gè)人總結(jié)與計(jì)劃的順序排列。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)中層檔案的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。（二）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和借閱。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器上，建立專門的文件夾，按照檔案類別和編號(hào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案安全1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱中層檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案一般不外借，如有特殊情況需要外借的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立《檔案借閱登記薄》，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱日期、借閱人、借閱檔案名稱、歸還日期等。2.定期對(duì)《檔案借閱登記薄》進(jìn)行核對(duì)，確保檔案借閱情況清晰可查。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)中層檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。2.每年年底，中層人員應(yīng)提交個(gè)人年度工作總結(jié)和下一年度工作計(jì)劃，人力資源部門將其歸入個(gè)人檔案。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.中層人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)考核、培訓(xùn)與發(fā)展、薪酬福利、獎(jiǎng)懲情況等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)資料，人力資源部門進(jìn)行審核后更新檔案。2.各部門應(yīng)及時(shí)向人力資源部門反饋中層人員的工作表現(xiàn)和動(dòng)態(tài)信息，以便人力資源部門及時(shí)維護(hù)檔案。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.中層人員離職、退休、死亡等原因不再屬于公司中層管理人員時(shí)，其檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.檔案資料超過(guò)保存期限，且已無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀