中心印鑒管理制度VIP

中心印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強公司中心印鑒的管理，規(guī)范印鑒的使用流程，確保印鑒使用的安全、準確、規(guī)范，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及使用中心印鑒的相關(guān)活動。（三）定義本制度所稱中心印鑒，是指公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。二、印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制印鑒時，由使用部門填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明印鑒名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印鑒刻制申請表》，確保申請信息準確無誤后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部門統(tǒng)一安排到公安機關(guān)指定的具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。4.新刻制的印鑒必須符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的樣式、規(guī)格要求，同時要在印鑒上預(yù)留印模，以備存檔。（二）啟用1.新印鑒刻制完成后，行政部門應(yīng)填寫《印鑒啟用申請表》，注明印鑒名稱、啟用日期、啟用范圍等內(nèi)容，并附上印模，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部門負責(zé)將印鑒啟用的相關(guān)信息通知到各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布正式公告，告知全體員工新印鑒已啟用及使用注意事項。3.印鑒啟用后，原相關(guān)印鑒同時廢止。廢止的印鑒由行政部門妥善保管，并按照公司檔案管理規(guī)定進行封存，以備查閱。三、印鑒的保管（一）保管原則1.中心印鑒必須指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印鑒安全。2.印鑒保管人員不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未辦理審批手續(xù)的情況下將印鑒帶出公司。3.印鑒保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，防止印鑒丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)印鑒有異常情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。（二）保管職責(zé)1.公章保管職責(zé)負責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全。嚴格按照公司規(guī)定的流程和審批權(quán)限使用公章，對蓋章的文件、合同等進行認真審核，確保內(nèi)容合法、合規(guī)、準確。登記公章使用情況，詳細記錄用印日期、用印事項、批準人等信息，并妥善保管相關(guān)資料。定期檢查公章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并協(xié)助進行調(diào)查處理。2.合同專用章保管職責(zé)負責(zé)合同專用章的保管，確保印章存放安全。根據(jù)合同審批流程，在合同原件上加蓋合同專用章，并對蓋章的合同進行編號登記。對已蓋章的合同進行妥善保管，按照公司合同檔案管理規(guī)定進行歸檔，以便查閱和追溯。監(jiān)督合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并協(xié)助相關(guān)部門進行處理。3.財務(wù)專用章保管職責(zé)負責(zé)財務(wù)專用章的保管，確保印章存放安全。嚴格按照財務(wù)制度和審批流程使用財務(wù)專用章，對涉及財務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)的票據(jù)、文件等進行蓋章確認。登記財務(wù)專用章使用情況，詳細記錄用印日期、用印事項、金額、批準人等信息，并妥善保管相關(guān)資料。定期與財務(wù)部門核對印章使用情況，確保財務(wù)印鑒使用規(guī)范、準確。4.法定代表人章保管職責(zé)負責(zé)法定代表人章的保管，確保印章存放安全。根據(jù)公司規(guī)定和法定代表人授權(quán)，在相關(guān)文件、合同等上加蓋法定代表人章。對法定代表人章的使用情況進行詳細登記，記錄用印日期、用印事項、批準人等信息，并妥善保管相關(guān)資料。協(xié)助法定代表人辦理涉及印章使用的其他事項，確保公司業(yè)務(wù)順利進行。（三）保管地點1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章應(yīng)存放于公司專門設(shè)立的印鑒保管柜中，保管柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能。2.法定代表人章應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)的專人負責(zé)保管，存放于安全可靠的地方。（四）保管交接1.印鑒保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印鑒時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)填寫《印鑒交接清單》，詳細列出交接的印鑒名稱、數(shù)量、交接日期等信息，并簽字確認。2.《印鑒交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，一份交行政部門備案。交接過程中，應(yīng)由行政部門派人進行監(jiān)交，確保交接工作準確無誤。3.交接完成后，原保管人員應(yīng)將印鑒的使用情況、保管注意事項等向新保管人員進行詳細說明，確保新保管人員能夠熟練掌握印鑒的使用和保管要求。四、印鑒的使用（一）使用流程1.申請各部門或員工因工作需要使用中心印鑒時，應(yīng)填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。涉及合同簽訂、重要文件發(fā)布等重大事項的用印申請，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核行政部門對《印鑒使用申請表》進行審核，重點審核用印事項是否符合公司規(guī)定、文件內(nèi)容是否合法合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全等。對于不符合規(guī)定或存在疑問的申請，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通，要求其補充完善相關(guān)資料或作出合理解釋。3.用印經(jīng)審核通過的《印鑒使用申請表》，由印鑒保管人員按照規(guī)定在相應(yīng)文件、合同等上加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正、完整。用印過程中，印鑒保管人員應(yīng)嚴格遵守用印規(guī)定，不得擅自更改用印內(nèi)容或超越權(quán)限用印。4.登記印鑒使用完成后，印鑒保管人員應(yīng)及時在《印鑒使用登記簿》上進行登記，詳細記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、批準人、用印人等信息?！队¤b使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱和追溯。（二）使用審批權(quán)限1.一般性文件、資料的蓋章，由部門負責(zé)人審批。2.涉及合同簽訂、重要文件發(fā)布、對外擔保、貸款申請等重大事項的蓋章，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.法定代表人章的使用，必須經(jīng)法定代表人本人或其授權(quán)的專人批準。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印鑒，且無法及時辦理審批手續(xù)時，使用部門應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后先予用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用印的情況，應(yīng)通過傳真、郵件等方式將《印鑒使用申請表》及相關(guān)文件發(fā)送至公司總部，經(jīng)審批同意后，由印鑒保管人員通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_等方式將印鑒送至指定地點，并做好交接記錄。（四）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋中心印鑒。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得將中心印鑒用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項。五、印鑒的廢止與銷毀（一）廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止印鑒時，由行政部門填寫《印鑒廢止申請表》，詳細說明廢止原因、廢止印鑒名稱等信息，并附上印模，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，行政部門負責(zé)將廢止印鑒的相關(guān)信息通知到各部門，并在公司內(nèi)部發(fā)布正式公告，告知全體員工廢止印鑒已停止使用。3.廢止的印鑒應(yīng)及時交回行政部門，行政部門負責(zé)對廢止印鑒進行封存保管。（二）銷毀1.對于廢止的印鑒，行政部門應(yīng)定期進行清理，按照公司檔案管理規(guī)定進行封存保管。2.封存保管一定期限后（一般為一年），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，行政部門會同相關(guān)部門共同對廢止印鑒進行銷毀。3.印鑒銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司行政部門負責(zé)對中心印鑒的管理和使用情況進行定期監(jiān)督檢查，確保印鑒管理規(guī)范、使用安全。2.公司審計部門有權(quán)對中心印鑒的使用情況進行不定期審計，檢查印鑒使用是否符合公司規(guī)定和審批流程，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.印鑒保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點是否安全、保管交接手續(xù)是否齊全等。2.印鑒使用情況，包括用印申請是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、用印登記是否準確等。3.印鑒廢止與銷毀情況，包括廢止印鑒是否及時封存、銷毀過程是否合規(guī)等。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，認真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向行政部門提交整改報告，行政部門對整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.未按本制度規(guī)定的流程和審批權(quán)限使用印鑒。2.將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用或在未辦理審批手續(xù)的情況下將印鑒帶出公司。3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋中心印鑒。4.擅自更改用印內(nèi)容或超越權(quán)限用印。5.因保管不善導(dǎo)致印鑒丟失、被盜或損壞。6.未按規(guī)定進行印鑒保管交接。7.對印鑒使用情況隱瞞不報或提供虛假信息。（二）處理措施1.對于違反本制度規(guī)定的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰