中采購(gòu)輕管理制度VIP

中采購(gòu)輕管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司中采購(gòu)輕業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保公司物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量穩(wěn)定性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及中采購(gòu)輕相關(guān)的所有部門(mén)和人員，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足需求的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和方法，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，不得偏袒任何一方。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員和供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定，保證物資質(zhì)量和交貨期，維護(hù)公司利益和形象。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司中采購(gòu)輕的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)需求部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)，及時(shí)組織采購(gòu)活動(dòng)。2.收集、整理、分析市場(chǎng)信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，尋找合格的供應(yīng)商，進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款明確、合理、合法，保障公司權(quán)益。4.跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作的協(xié)調(diào)和跟進(jìn)，配合相關(guān)部門(mén)做好采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和成本核算工作。（二）需求部門(mén)職責(zé)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提交采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等詳細(xì)信息。2.參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流和商務(wù)談判，提供必要的技術(shù)支持和需求建議，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)確定采購(gòu)方案。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通解決。4.配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商管理，反饋供應(yīng)商的供貨情況和服務(wù)質(zhì)量，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)合同，確保采購(gòu)資金的合理性和合規(guī)性。2.按照公司財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)合同約定，及時(shí)辦理采購(gòu)付款手續(xù)，對(duì)采購(gòu)資金的使用進(jìn)行監(jiān)督和管理。3.參與采購(gòu)成本的核算和分析工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助制定合理的采購(gòu)預(yù)算和成本控制措施。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)職責(zé)1.制定采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保物資符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.參與采購(gòu)合同中質(zhì)量條款的制定和審核，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量問(wèn)題提出處理意見(jiàn)，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量糾紛。3.定期對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向相關(guān)部門(mén)反饋質(zhì)量信息，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、用途等信息，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)入采購(gòu)流程；如申請(qǐng)內(nèi)容不完整或不符合要求，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與需求部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或修改申請(qǐng)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合公司庫(kù)存情況、生產(chǎn)計(jì)劃、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織實(shí)施采購(gòu)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。向供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商調(diào)查表》，要求其填寫(xiě)企業(yè)基本情況、產(chǎn)品信息、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。3.采購(gòu)部門(mén)會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、需求部門(mén)等相關(guān)人員，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。考察內(nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面。根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單。4.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、供貨情況等內(nèi)容。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和管理，根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)調(diào)整其等級(jí)和合作策略。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握供應(yīng)商的成本和利潤(rùn)空間，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保公司權(quán)益得到有效保障。3.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)。4.采購(gòu)合同經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購(gòu)合同原件由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)保管，同時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)按照合同約定履行職責(zé)。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單應(yīng)加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章，并及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購(gòu)部門(mén)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不受影響。3.在物資交貨前，采購(gòu)部門(mén)通知需求部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收物資的數(shù)量、規(guī)格等，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。（六）驗(yàn)收與入庫(kù)1.物資到貨后，需求部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照驗(yàn)收流程進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《不合格品報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題情況，并通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照物資類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并在庫(kù)存系統(tǒng)中錄入入庫(kù)信息。對(duì)于不合格物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜，確保公司利益不受損失。（七）付款1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格且入庫(kù)后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，注明采購(gòu)合同編號(hào)、物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)合同約定，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等，具體付款方式根據(jù)公司實(shí)際情況和與供應(yīng)商的約定確定。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等市場(chǎng)信息。通過(guò)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集、分析市場(chǎng)價(jià)格數(shù)據(jù)，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。2.與主要供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂框架協(xié)議或年度采購(gòu)合同，約定價(jià)格調(diào)整機(jī)制和供應(yīng)保障條款。同時(shí)，開(kāi)拓多種采購(gòu)渠道，分散采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和審核，確保供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力等符合公司要求。建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等嚴(yán)重問(wèn)題的供應(yīng)商，及時(shí)予以淘汰。2.在采購(gòu)合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，如因供應(yīng)商原因?qū)е鹿驹馐軗p失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量驗(yàn)收條款，約定質(zhì)量異議期限和處理方式。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵零部件，可要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測(cè)，合格后再進(jìn)行批量采購(gòu)。2.與質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)密切配合，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量問(wèn)題的跟蹤和處理。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的物資，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。同時(shí)，對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行合同起草、審核、簽訂等工作。確保合同條款明確、合理、合法，避免合同漏洞和法律風(fēng)險(xiǎn)。2.定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)按照合同約定追究其違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督小組，成員包括采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員。采購(gòu)監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)、公平公正。2.采購(gòu)監(jiān)督小組定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與評(píng)估情況、采購(gòu)合同簽訂與履行情況、采購(gòu)物資驗(yàn)收與付款情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.鼓勵(lì)公司員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核制度1.建立采購(gòu)人員績(jī)效考核制度，對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行綜合考核?？己酥笜?biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)成本控制情況、采購(gòu)物資質(zhì)量情況、供應(yīng)商管理情況、合同執(zhí)行情況等。2.采購(gòu)人員績(jī)效考核結(jié)果與薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對(duì)于績(jī)效考核優(yōu)秀的采購(gòu)人員，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)；對(duì)于績(jī)效考核不達(dá)標(biāo)或存在違規(guī)行為的采購(gòu)人員，進(jìn)行相應(yīng)的處罰