中鐵資料管理制度VIP

中鐵資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中鐵公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中鐵公司總部及所屬各項(xiàng)目部、分公司等所有部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，確保資料管理的一致性和規(guī)范性。2.分級負(fù)責(zé)原則：按照職責(zé)分工，各級部門和人員負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理、保管和利用，確保資料管理責(zé)任落實(shí)到人。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作情況，確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.及時(shí)歸檔原則：資料形成后應(yīng)及時(shí)整理歸檔，避免資料積壓和丟失。5.安全保密原則：加強(qiáng)資料安全保密管理，防止資料泄露、篡改和丟失，確保公司信息安全。二、資料管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司資料管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)公司各類資料的集中統(tǒng)一管理，建立資料檔案庫，對資料進(jìn)行分類、編號、存儲和保管。3.負(fù)責(zé)組織公司資料的收集、整理、歸檔和銷毀工作，確保資料的完整性和規(guī)范性。4.負(fù)責(zé)為公司各部門提供資料查詢、借閱等服務(wù)，提高資料利用效率。5.負(fù)責(zé)公司資料管理信息化建設(shè)，建立資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化管理和共享。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理、保管和利用工作，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.按照公司資料管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交本部門形成的資料，確保資料及時(shí)歸檔。3.配合綜合管理部門做好公司資料的清查、盤點(diǎn)和銷毀等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的全面管理工作，確保項(xiàng)目資料的及時(shí)收集、整理、歸檔和保管。2.組織項(xiàng)目各部門和人員按照資料管理要求，做好項(xiàng)目資料的形成和積累工作，對項(xiàng)目資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目與公司各部門之間的資料交接工作，確保項(xiàng)目資料順利歸檔。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的保密工作，防止項(xiàng)目資料泄露。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示等。2.人事檔案類：包括員工個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財(cái)務(wù)資料類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.工程技術(shù)資料類：包括工程項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)方案、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.物資設(shè)備資料類：包括物資采購計(jì)劃、合同、驗(yàn)收記錄、設(shè)備臺賬、維修保養(yǎng)記錄等。6.市場營銷資料類：包括市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。7.其他資料類：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、對外宣傳資料等。（二）資料編號1.資料編號采用分類編號法，按照資料類別進(jìn)行編號。2.編號格式為：類別代碼+年份+順序號。例如：行政文件類編號為XZ+2023+001，人事檔案類編號為RS+2023+001。3.類別代碼按照資料分類表中的代碼填寫，年份為資料形成的年份，順序號為該類別資料的流水號。四、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。2.資料收集應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作的全過程，包括文件、報(bào)表、記錄、合同、協(xié)議等。3.對于外部單位發(fā)送的文件、資料等，應(yīng)及時(shí)簽收并進(jìn)行登記，按照要求進(jìn)行處理。（二）資料整理1.收集到的資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照資料分類和編號要求進(jìn)行分類、排序、編目。2.資料整理應(yīng)做到內(nèi)容完整、條理清晰、格式規(guī)范，確保資料的準(zhǔn)確性和可讀性。3.對于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的文件夾中，便于查找和管理。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.公司各部門形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等均應(yīng)歸檔。2.工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程形成的各類資料應(yīng)歸檔。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等應(yīng)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.行政文件類應(yīng)在文件發(fā)布或辦理完畢后的一周內(nèi)歸檔。2.人事檔案類應(yīng)在員工離職或相關(guān)事項(xiàng)辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)資料類應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后的三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.工程技術(shù)資料類應(yīng)在工程項(xiàng)目階段性完成或竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.物資設(shè)備資料類應(yīng)在物資采購、設(shè)備驗(yàn)收等事項(xiàng)辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。6.市場營銷資料類應(yīng)在營銷活動(dòng)結(jié)束或銷售合同簽訂后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。7.其他資料類應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。2.歸檔資料應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行裝訂，編制目錄，填寫備考表。3.電子資料應(yīng)與紙質(zhì)資料同時(shí)歸檔，確保電子資料與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。六、資料保管（一）保管方式1.公司資料采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，按照類別和年度進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.公司資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的資料包括公司重要的規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大工程項(xiàng)目資料等。3.長期保管的資料包括公司一般性的文件、資料、記錄等，保管期限為10年至30年。4.短期保管的資料包括公司臨時(shí)性的文件、資料、記錄等，保管期限為1年至5年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入檔案庫房。七、資料借閱與利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要可借閱公司資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司資料，應(yīng)提前向綜合管理部門提交查閱申請，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（三）借閱期限1.公司內(nèi)部人員借閱資料的期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位查閱公司資料的期限按照批準(zhǔn)的時(shí)間執(zhí)行，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）資料利用1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞等。2.利用資料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。3.歸還資料時(shí)，借閱人員應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。八、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的資料。2.公司尚未公開的重大決策、項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等資料。3.公司與外部單位簽訂的保密協(xié)議中涉及的資料。（二）保密措施1.加強(qiáng)對資料管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.嚴(yán)格控制資料的訪問權(quán)限，對涉及保密資料的人員進(jìn)行授權(quán)管理。3.對保密資料采用加密存儲、專人保管等措施，防止資料泄露。4.在資料傳輸、使用過程中，應(yīng)采取加密、防火墻等安全防護(hù)措施，確保信息安全。5.對涉及保密資料的計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備等進(jìn)行嚴(yán)格管理，禁止在非保密環(huán)境中使用。（三）保密責(zé)任1.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對所保管的資料保密負(fù)責(zé)。2.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對借閱的資料保密負(fù)責(zé)，如因保管不善或泄露機(jī)密信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.公司員工應(yīng)增強(qiáng)保密意識，對知悉的公司保密資料嚴(yán)格保密，不得私自傳播或泄露。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的資料。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用的資料。3.經(jīng)鑒定確屬無效、重復(fù)或錯(cuò)誤的資料。（二）銷毀程序1.由綜合管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀資料時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《資料銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.電子資料應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行多次覆蓋，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門負(fù)責(zé)定期對公司資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門和人員限期整改。（二）考核評價(jià)