義工印章管理制度VIP

義工印章管理制度總則目的為加強公司義工印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部義工組織所使用的各類印章，包括但不限于義工活動專用章、義工證明章等。印章管理原則1.專人負責原則：指定專人負責印章的保管和使用，確保印章使用的規(guī)范性和安全性。2.審批制度原則：嚴格執(zhí)行印章使用審批流程，未經(jīng)批準，任何人員不得擅自使用印章。3.登記備案原則：對印章的使用情況進行詳細登記備案，以便追溯和查詢。4.安全保管原則：印章應妥善保管，存放于安全可靠的地方，防止印章被盜用、丟失或損壞。印章的種類及用途義工活動專用章用于公司組織的各類義工活動相關文件、資料、證明等的蓋章確認。義工證明章用于為參與義工活動的員工或志愿者開具義工服務證明。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制義工印章時，由義工組織負責人提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、樣式等信息。2.《印章刻制申請表》經(jīng)義工組織負責人簽字確認后，報公司人力資源部門審核，審核通過后報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導審批同意后，由人力資源部門統(tǒng)一安排到指定的印章刻制單位進行刻制。印章啟用1.新刻制的印章啟用前，須在公司內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，由人力資源部門負責填寫《印章啟用登記表》，記錄印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。2.《印章啟用登記表》經(jīng)人力資源部門負責人簽字確認后，加蓋公司公章，并將印章正式交付保管人保管。印章的保管保管人員職責1.負責印章的日常保管工作，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴格按照印章使用審批流程使用印章，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕。3.定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應及時報告并申請更換。4.做好印章使用登記工作，詳細記錄印章使用日期、使用人、使用事由、蓋章文件名稱及份數(shù)等信息。保管方式1.印章應存放在專門的保險柜或安全箱內(nèi)，保險柜或安全箱應設置密碼鎖，并由保管人員妥善保管密碼。2.印章保管地點應選擇在安全、保密的場所，不得隨意將印章帶出公司。如因工作需要必須帶出公司的，須經(jīng)公司領導批準，并由保管人員親自攜帶，確保印章安全。印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，須填寫《印章交接清單》，詳細列出交接的印章名稱、數(shù)量、交接日期等信息。2.《印章交接清單》經(jīng)交接雙方簽字確認后，報人力資源部門備案。交接過程中，應由人力資源部門派人監(jiān)交，確保印章交接清楚、準確。印章的使用使用流程1.用印申請：使用印章時，申請人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認。2.部門審核：《印章使用申請表》經(jīng)申請人所在部門負責人審核簽字，確認用印事項的真實性和必要性。3.領導審批：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度，分別報公司相關領導審批。一般事項由義工組織負責人審批，重要事項由公司分管領導審批，重大事項由公司總經(jīng)理審批。4.印章使用：經(jīng)審批同意后，申請人將《印章使用申請表》交印章保管人員，保管人員按照審批意見在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄相關信息。5.用印登記：印章保管人員在用印后，應及時將《印章使用申請表》和用印文件整理歸檔，以備查閱。使用范圍1.義工活動專用章僅限于公司組織的各類義工活動相關文件、資料、證明等的蓋章確認，不得用于其他任何用途。2.義工證明章僅限于為參與義工活動的員工或志愿者開具義工服務證明，不得用于其他任何用途。使用要求1.印章使用應嚴格按照審批后的內(nèi)容進行，不得擅自更改用印內(nèi)容。2.印章應加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正、完整。3.嚴禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要確需先行蓋章的，須經(jīng)公司領導批準，并在用印文件上注明用途、有效期限等信息。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司義工組織調(diào)整、撤銷等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、變形等無法正常使用的。3.因其他原因需要停用印章的。停用程序1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應及時報告義工組織負責人，并填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申請表》經(jīng)義工組織負責人簽字確認后，報公司人力資源部門審核，審核通過后報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導審批同意后，由人力資源部門負責通知相關部門和人員印章停用事宜，并收回印章。銷毀程序1.對于停用的印章，由人力資源部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細列出銷毀的印章名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負責人簽字確認后，報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導審批同意后，由人力資源部門指定專人負責監(jiān)督印章銷毀過程，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，參與銷毀人員簽字確認。4.印章銷毀后，應將《印章銷毀申請表》和《印章銷毀登記表》整理歸檔，以備查閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司人力資源部門負責定期對印章的保管和使用情況進行檢查，確保印章管理工作符合本制度要求。2.檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促整改，并記錄在案。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令改正；情節(jié)嚴重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。2.因印章保管不善導致印章被盜用、丟失或損壞的，保管人員應承擔相應的賠償責任。如因保管人員故意或重大過