企業(yè)跟單管理制度VIP

企業(yè)跟單管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范企業(yè)跟單工作流程，提高跟單工作效率和質(zhì)量，確保訂單的順利執(zhí)行，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作與溝通，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及跟單工作的部門和人員，包括但不限于銷售部門、生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、物流部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：跟單人員應(yīng)確保訂單信息的準(zhǔn)確傳遞和執(zhí)行，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的生產(chǎn)延誤、交付延遲等問題。2.及時(shí)性原則：跟單工作要注重時(shí)效性，及時(shí)跟進(jìn)訂單進(jìn)度，及時(shí)反饋問題，及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保訂單按時(shí)完成。3.協(xié)作性原則：跟單人員需要與各部門密切協(xié)作，形成良好的工作合力，共同推動(dòng)訂單的順利執(zhí)行。4.保密性原則：跟單過(guò)程中涉及的商業(yè)機(jī)密、客戶信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。二、跟單流程（一）訂單接收與評(píng)審1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單：訂單內(nèi)容應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、價(jià)格等詳細(xì)信息。銷售部門在收到訂單后，應(yīng)及時(shí)對(duì)訂單進(jìn)行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準(zhǔn)確。2.訂單評(píng)審：銷售部門組織生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、物流部門等相關(guān)部門對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括訂單的生產(chǎn)可行性、物料供應(yīng)可行性、交貨期可行性等。各部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)估，并提出意見和建議。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的訂單進(jìn)入訂單執(zhí)行階段，評(píng)審未通過(guò)的訂單由銷售部門與客戶溝通協(xié)商解決方案。（二）生產(chǎn)跟單1.生產(chǎn)計(jì)劃制定：生產(chǎn)部門根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果制定生產(chǎn)計(jì)劃，明確產(chǎn)品的生產(chǎn)工序、生產(chǎn)時(shí)間、生產(chǎn)數(shù)量等。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)合理安排生產(chǎn)資源，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。2.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：跟單人員應(yīng)定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)了解生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度延誤，應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通，查找原因并采取措施解決。生產(chǎn)部門應(yīng)每日向跟單人員反饋生產(chǎn)進(jìn)度情況，包括已完成的工作量、未完成的工作量、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。3.生產(chǎn)協(xié)調(diào)：在生產(chǎn)過(guò)程中，如出現(xiàn)物料短缺、設(shè)備故障、人員不足等問題，跟單人員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。采購(gòu)部門應(yīng)確保物料按時(shí)供應(yīng)，設(shè)備管理部門應(yīng)及時(shí)維修設(shè)備，人力資源部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需求調(diào)配人員。（三）采購(gòu)跟單1.采購(gòu)計(jì)劃制定：采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃，明確所需采購(gòu)的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)充分考慮物料的供應(yīng)周期、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.供應(yīng)商選擇與管理：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。對(duì)供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估和管理。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤：跟單人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，及時(shí)了解物料的采購(gòu)情況。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)進(jìn)度延誤，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，查找原因并采取措施解決。采購(gòu)部門應(yīng)每周向跟單人員反饋采購(gòu)進(jìn)度情況，包括已采購(gòu)的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。4.到貨驗(yàn)收：物料到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物料質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，同時(shí)采取措施防止不合格物料投入生產(chǎn)。（四）物流跟單1.運(yùn)輸安排：物流部門根據(jù)訂單交貨期和生產(chǎn)進(jìn)度，合理安排運(yùn)輸方式和運(yùn)輸時(shí)間。確保產(chǎn)品按時(shí)、安全送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。2.物流跟蹤：跟單人員應(yīng)跟蹤物流運(yùn)輸情況，及時(shí)了解貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞等問題，應(yīng)及時(shí)與物流部門溝通，查找原因并采取措施解決。物流部門應(yīng)每日向跟單人員反饋物流運(yùn)輸情況，包括貨物的運(yùn)輸位置、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等。3.交付確認(rèn)：產(chǎn)品交付后，物流部門應(yīng)及時(shí)與客戶確認(rèn)收貨情況，并將客戶反饋的信息及時(shí)反饋給跟單人員。跟單人員應(yīng)跟蹤客戶滿意度，及時(shí)處理客戶投訴和建議。三、跟單人員職責(zé)（一）銷售跟單人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并進(jìn)行初步審核。2.組織相關(guān)部門對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審，協(xié)調(diào)解決評(píng)審過(guò)程中出現(xiàn)的問題。3.跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)向客戶反饋訂單信息。4.協(xié)調(diào)處理客戶投訴和糾紛，維護(hù)客戶關(guān)系。（二）生產(chǎn)跟單人員職責(zé)1.根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果制定生產(chǎn)計(jì)劃，并跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。2.協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問題，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。3.與采購(gòu)部門、物流部門等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保物料供應(yīng)和產(chǎn)品交付的順利進(jìn)行。（三）采購(gòu)跟單人員職責(zé)1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃，并跟蹤采購(gòu)進(jìn)度。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理和考核。3.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問題，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.參與到貨驗(yàn)收工作，對(duì)不合格物料及時(shí)處理。（四）物流跟單人員職責(zé)1.根據(jù)訂單交貨期和生產(chǎn)進(jìn)度，合理安排運(yùn)輸方式和運(yùn)輸時(shí)間。2.跟蹤物流運(yùn)輸情況，及時(shí)了解貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。3.協(xié)調(diào)解決物流運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)的問題，確保產(chǎn)品按時(shí)、安全送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。4.與客戶確認(rèn)收貨情況，并將客戶反饋的信息及時(shí)反饋給相關(guān)部門。四、溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.建立定期的跟單工作會(huì)議制度，由跟單負(fù)責(zé)人主持，各部門跟單人員參加。會(huì)議主要匯報(bào)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題，安排下一階段的工作任務(wù)。2.跟單人員在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保信息傳遞的暢通。如遇緊急情況，應(yīng)及時(shí)通過(guò)電話、郵件等方式進(jìn)行溝通。3.各部門應(yīng)積極配合跟單工作，及時(shí)提供相關(guān)信息和支持。對(duì)跟單人員提出的問題和需求，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)和解決。（二）外部溝通1.跟單人員應(yīng)與客戶保持密切溝通，及時(shí)了解客戶需求和意見。定期向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，確保客戶滿意度。2.與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，及時(shí)溝通采購(gòu)需求和交貨時(shí)間。對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，維護(hù)企業(yè)利益。3.與物流合作伙伴保持溝通協(xié)調(diào)，確保物流運(yùn)輸?shù)捻樌M(jìn)行。及時(shí)了解物流運(yùn)輸情況，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)協(xié)商解決。五、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.跟單人員應(yīng)識(shí)別訂單執(zhí)行過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)需求變化、原材料價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、生產(chǎn)延誤、運(yùn)輸延誤等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于可能性較小且影響程度較低的風(fēng)險(xiǎn)，可采取風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控措施；對(duì)于可能性較大且影響程度較高的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定具體的應(yīng)對(duì)方案，如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商、增加庫(kù)存等。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)策略。六、文檔管理（一）訂單文檔1.銷售部門負(fù)責(zé)建立訂單文檔，記錄訂單的詳細(xì)信息，包括訂單編號(hào)、客戶信息、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價(jià)格等。2.訂單文檔應(yīng)妥善保存，以便隨時(shí)查閱和跟蹤訂單執(zhí)行情況。（二）生產(chǎn)文檔1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)建立生產(chǎn)文檔，記錄生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)質(zhì)量等信息。2.生產(chǎn)文檔應(yīng)包括生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、生產(chǎn)月報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，生產(chǎn)部門應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)文檔進(jìn)行整理和歸檔。（三）采購(gòu)文檔1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立采購(gòu)文檔，記錄采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商信息、到貨驗(yàn)收等信息。2.采購(gòu)文檔應(yīng)包括采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)合同、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、到貨驗(yàn)收單等，采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)文檔進(jìn)行整理和歸檔。（四）物流文檔1.物流部門負(fù)責(zé)建立物流文檔，記錄運(yùn)輸安排、物流跟蹤、交付確認(rèn)等信息。2.物流文檔應(yīng)包括運(yùn)輸訂單、物流跟蹤記錄、客戶收貨確認(rèn)單等，物流部門應(yīng)定期對(duì)物流文檔進(jìn)行整理和歸檔。（五）文檔保管與查閱1.各類跟單文檔應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保文檔的安全和完整。2.因工作需要查閱跟單文檔的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱后應(yīng)及時(shí)歸還文檔，不得擅自復(fù)印、外借。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.訂單執(zhí)行準(zhǔn)確率：考核跟單人員對(duì)訂單信息的傳遞和執(zhí)行是否準(zhǔn)確無(wú)誤。2.訂單按時(shí)交付率：考核訂單是否按時(shí)完成交付，滿足客戶交貨期要求。3.客戶滿意度：考核客戶對(duì)訂單執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果的滿意程度。4.問題解決及時(shí)率：考核跟單人員對(duì)工作中出現(xiàn)的問題能否及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（二）考核方式1.定期考核：每月對(duì)跟單人員進(jìn)行一次考核，考核結(jié)果作為績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放和崗位晉升的依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對(duì)跟單人員進(jìn)行不定期考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工