企劃資料管理制度VIP

企劃資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司企劃資料的管理，確保企劃資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高企劃工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與企劃資料相關(guān)的部門和人員。（三）定義1.企劃資料：指公司在市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目策劃、創(chuàng)意設(shè)計(jì)、活動(dòng)組織等企劃工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等。2.機(jī)密資料：涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等重要信息的企劃資料，一旦泄露可能對(duì)公司造成重大損失。二、企劃資料的分類與編號(hào)（一）分類1.市場(chǎng)調(diào)研資料：包括行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)趨勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析、消費(fèi)者調(diào)研等相關(guān)資料。2.項(xiàng)目策劃資料：如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目策劃方案、項(xiàng)目預(yù)算等。3.創(chuàng)意設(shè)計(jì)資料：各類廣告設(shè)計(jì)、包裝設(shè)計(jì)、宣傳冊(cè)設(shè)計(jì)等相關(guān)素材和文件。4.活動(dòng)組織資料：活動(dòng)策劃書、活動(dòng)執(zhí)行方案、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等。5.其他資料：與企劃工作相關(guān)的其他臨時(shí)性資料或特殊文件。（二）編號(hào)1.企劃資料編號(hào)采用[年份][部門代碼][流水號(hào)]的形式。例如，2023年市場(chǎng)部的第5份企劃資料編號(hào)為2023SC05。2.部門代碼按照公司組織架構(gòu)進(jìn)行設(shè)定，如市場(chǎng)部為SC，策劃部為CH，設(shè)計(jì)部為SJ等。3.流水號(hào)從001開始，依次遞增。三、企劃資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部各部門在企劃工作開展過程中及時(shí)將產(chǎn)生的資料提交至企劃部門。2.市場(chǎng)調(diào)研人員通過網(wǎng)絡(luò)搜索、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查等方式收集相關(guān)資料。3.與外部合作伙伴交流獲取的資料，由相關(guān)對(duì)接人員及時(shí)轉(zhuǎn)交給企劃部門。（二）收集要求1.資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映企劃工作的實(shí)際情況。2.對(duì)于重要資料，應(yīng)注明來源、收集時(shí)間等信息。（三）整理1.企劃部門收到資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，并建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案應(yīng)放入相應(yīng)的檔案盒中，并在盒外標(biāo)注類別和編號(hào)范圍。3.整理過程中，對(duì)重復(fù)、無效或不相關(guān)的資料進(jìn)行清理。四、企劃資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子資料存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類和編號(hào)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。2.重要的紙質(zhì)資料應(yīng)進(jìn)行掃描備份，電子備份文件與紙質(zhì)文件保持一致的編號(hào)和分類。（二）保管責(zé)任1.企劃部門指定專人負(fù)責(zé)企劃資料的日常保管工作。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和安全性，防止資料丟失、損壞或泄露。（三）存儲(chǔ)期限1.一般企劃資料的存儲(chǔ)期限為[X]年，自資料產(chǎn)生之日起計(jì)算。2.涉及公司重大項(xiàng)目、長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃等重要資料的存儲(chǔ)期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，但不得少于[X]年。（四）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子資料存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性和安全性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，避免資料受潮、發(fā)霉或被蟲蛀。五、企劃資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱企劃資料的，需填寫《企劃資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到企劃部門查閱。2.涉及機(jī)密資料的查閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《企劃資料查閱申請(qǐng)表》。2.提交部門負(fù)責(zé)人審批（機(jī)密資料需高層領(lǐng)導(dǎo)審批）。3.將申請(qǐng)表交至企劃部門，保管人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、資料名稱和編號(hào)等。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出存儲(chǔ)場(chǎng)所。如需復(fù)印或拍照，需另行申請(qǐng)并經(jīng)審批同意。（三）使用規(guī)定1.查閱人只能將資料用于申請(qǐng)審批的工作目的，不得擅自傳播或用于其他非工作用途。2.如需對(duì)資料進(jìn)行引用或參考，應(yīng)注明資料來源。六、企劃資料的共享與傳遞（一）共享范圍1.根據(jù)工作需要，部分企劃資料可在公司內(nèi)部特定部門或人員之間進(jìn)行共享。2.共享資料的范圍和權(quán)限由企劃部門根據(jù)公司規(guī)定和工作實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）共享方式1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（如共享文件夾、協(xié)同辦公軟件等）進(jìn)行電子資料的共享。2.對(duì)于需要紙質(zhì)共享的資料，可由保管人員進(jìn)行復(fù)印或分發(fā)，并做好記錄。（三）傳遞流程1.資料傳遞需填寫《企劃資料傳遞申請(qǐng)表》，注明傳遞資料名稱、編號(hào)、接收部門和人員等信息。2.經(jīng)企劃部門負(fù)責(zé)人審批后，由保管人員按照申請(qǐng)表要求進(jìn)行資料傳遞。3.接收部門和人員收到資料后，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并及時(shí)將資料歸檔或按照工作需要進(jìn)行處理。七、企劃資料的修改與更新（一）修改原因1.隨著市場(chǎng)環(huán)境變化、公司戰(zhàn)略調(diào)整或項(xiàng)目進(jìn)展情況，需要對(duì)企劃資料進(jìn)行修改。2.發(fā)現(xiàn)資料存在錯(cuò)誤、遺漏或不完整等情況，需要進(jìn)行修正。（二）修改流程1.提出修改申請(qǐng)的部門或人員填寫《企劃資料修改申請(qǐng)表》，說明修改原因、修改內(nèi)容和修改后的預(yù)期效果等。2.提交部門負(fù)責(zé)人審批（涉及重要資料的修改需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批）。3.將申請(qǐng)表交至企劃部門，保管人員根據(jù)審批意見對(duì)相應(yīng)資料進(jìn)行修改，并更新電子和紙質(zhì)檔案。4.修改完成后，保管人員應(yīng)在修改申請(qǐng)表上注明修改日期和修改人，并將申請(qǐng)表歸檔保存。（三）更新通知1.對(duì)于涉及多個(gè)部門或人員使用的重要企劃資料，企劃部門應(yīng)在資料修改更新后及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。2.通知方式可采用郵件、內(nèi)部公告等形式，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解資料的變化情況。八、企劃資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料存儲(chǔ)期限已滿，且不再具有保存價(jià)值。2.資料因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束等原因，已不再使用且無留存必要。3.資料涉及的項(xiàng)目或活動(dòng)已終止，且相關(guān)信息已公開或不再具有保密性。（二）銷毀流程1.企劃部門提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《企劃資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，由企劃部門會(huì)同行政部門等相關(guān)人員共同對(duì)資料進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀資料明細(xì)等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.對(duì)于電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。九、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有接觸企劃資料的人員都有保密義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露資料內(nèi)容。2.企劃部門應(yīng)與涉及機(jī)密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。（二）保密措施1.對(duì)機(jī)密資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，限制訪問權(quán)限。2.在資料存儲(chǔ)場(chǎng)所設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.禁止在非公司指定的場(chǎng)所討論和處理機(jī)密資料，如需在外部場(chǎng)所使用資料，應(yīng)采取必要的保密措施。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有人違反保密規(guī)定，泄露企劃資料，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因泄露資料給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)損失。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)企劃資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.企劃資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管等工作是否符合本制度要求。2.資料查閱、使用、共享、傳遞等流程是否規(guī)范。3.保密規(guī)定的執(zhí)行情況，是否存在資料泄露風(fēng)