會務(wù)團隊管理制度VIP

會務(wù)團隊管理制度一、總則（一）目的為了加強會務(wù)團隊的管理，提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量和效率，確保各類會議、活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部會務(wù)團隊成員，包括但不限于會議策劃、組織、執(zhí)行、后勤保障等相關(guān)崗位的工作人員。（三）基本原則1.高效協(xié)作原則：會務(wù)團隊成員應(yīng)密切配合，高效溝通，確保各項會務(wù)工作有序開展。2.優(yōu)質(zhì)服務(wù)原則：以客戶需求為導(dǎo)向，提供高質(zhì)量、專業(yè)化的會務(wù)服務(wù)，滿足公司內(nèi)部各類會議、活動的要求。3.規(guī)范管理原則：建立健全會務(wù)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。4.創(chuàng)新發(fā)展原則：鼓勵會務(wù)團隊成員不斷創(chuàng)新工作方式方法，提高會務(wù)工作的質(zhì)量和水平。二、崗位職責(zé)（一）會務(wù)主管1.負(fù)責(zé)會務(wù)團隊的日常管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各類會議、活動的策劃、組織和執(zhí)行工作，確保會議、活動的順利進行。3.與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解會議需求，制定詳細(xì)的會議方案，包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員等。4.負(fù)責(zé)會務(wù)預(yù)算的編制和控制，合理安排經(jīng)費，確保資源的有效利用。5.組織會務(wù)團隊成員進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高團隊整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。6.對會務(wù)工作進行總結(jié)和評估，不斷改進工作流程和方法，提高服務(wù)質(zhì)量。（二）會議策劃專員1.根據(jù)會議需求，進行會議策劃，包括確定會議主題、議程、形式、規(guī)模等。2.收集和整理會議相關(guān)資料，準(zhǔn)備會議文件、資料、演示文稿等。3.協(xié)助會務(wù)主管制定會議方案，負(fù)責(zé)會議的前期籌備工作，如場地預(yù)訂、設(shè)備租賃、餐飲安排等。4.與參會人員溝通協(xié)調(diào)，發(fā)送會議通知、提醒等，確保參會人員按時參加會議。5.負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的布置和安排，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料發(fā)放等。6.記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，及時傳達會議精神。（三）會議組織執(zhí)行專員1.按照會議方案，負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的組織和執(zhí)行工作，確保會議流程順暢。2.協(xié)調(diào)會議期間的各項服務(wù)工作，如茶水、餐飲、設(shè)備維護等，及時解決會議過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)會議簽到、簽退工作，統(tǒng)計參會人員信息。4.協(xié)助會議主持人維持會議秩序，確保會議的正常進行。5.會議結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理會議現(xiàn)場，歸還租賃設(shè)備等。（四）后勤保障專員1.負(fù)責(zé)會務(wù)物資的采購、保管和發(fā)放工作，確保物資的充足供應(yīng)。2.對會務(wù)場地進行清潔和布置，保證場地整潔、舒適。3.負(fù)責(zé)會議期間的餐飲安排，包括菜單制定、食品采購、用餐服務(wù)等。4.協(xié)助會議組織執(zhí)行專員進行設(shè)備調(diào)試和維護，確保會議設(shè)備正常運行。5.負(fù)責(zé)會議期間的安全保衛(wèi)工作，保障參會人員的人身和財產(chǎn)安全。三、工作流程（一）會議需求溝通1.各部門如有會議需求，應(yīng)提前與會務(wù)主管溝通，說明會議的主題、目的、時間、地點、參會人員、議程等詳細(xì)信息。2.會務(wù)主管根據(jù)會議需求，組織相關(guān)人員進行討論，制定初步的會議方案。（二）會議方案制定1.會議策劃專員根據(jù)會議需求和討論結(jié)果，進一步細(xì)化會議方案，包括會議形式、場地布置、設(shè)備需求、資料準(zhǔn)備、餐飲安排等。2.會務(wù)主管對會議方案進行審核，確保方案的合理性和可行性。如方案需要調(diào)整，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。（三）會議籌備實施1.后勤保障專員按照會議方案，進行會務(wù)物資的采購、場地布置、設(shè)備調(diào)試等籌備工作。2.會議組織執(zhí)行專員負(fù)責(zé)發(fā)送會議通知、提醒等，與參會人員確認(rèn)參會信息。3.在會議前一天，會務(wù)團隊成員進行全面的檢查和準(zhǔn)備工作，確保會議各項準(zhǔn)備工作就緒。（四）會議現(xiàn)場服務(wù)1.會議當(dāng)天，會議組織執(zhí)行專員提前到達會議現(xiàn)場，進行最后的準(zhǔn)備工作，如簽到臺布置、資料發(fā)放等。2.會議期間，會議組織執(zhí)行專員負(fù)責(zé)組織會議流程，協(xié)調(diào)各項服務(wù)工作，確保會議順利進行。后勤保障專員負(fù)責(zé)提供茶水、餐飲、設(shè)備維護等服務(wù)。3.會議策劃專員記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要。（五）會議結(jié)束清理1.會議結(jié)束后，會議組織執(zhí)行專員組織清理會議現(xiàn)場，歸還租賃設(shè)備，整理會議資料。2.后勤保障專員負(fù)責(zé)清理場地衛(wèi)生，確保場地整潔。3.會務(wù)主管組織會務(wù)團隊成員對會議進行總結(jié)，分析存在的問題，提出改進措施。四、會議策劃與組織（一）會議策劃1.明確會議目標(biāo)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定會議的主題、目的、預(yù)期效果等。2.制定會議議程：合理安排會議時間，確定會議的各項議程內(nèi)容，包括開場致辭、主題演講、分組討論、總結(jié)發(fā)言等。3.確定會議形式：根據(jù)會議內(nèi)容和參會人員特點，選擇合適的會議形式，如研討會、座談會、培訓(xùn)會、發(fā)布會等。4.規(guī)劃會議場地：根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議場地，確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境舒適、交通便利。5.安排會議設(shè)備：根據(jù)會議需要，配備相應(yīng)的音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)、燈光設(shè)備等，確保設(shè)備正常運行。6.準(zhǔn)備會議資料：制作會議資料，包括會議手冊、演示文稿、發(fā)言稿、調(diào)查問卷等，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。（二）會議組織1.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議的時間、地點、議程、要求等信息，確保參會人員按時參加會議。2.確認(rèn)參會人員：在會議前一天，與參會人員再次確認(rèn)參會信息，統(tǒng)計參會人數(shù)，對于不能參加會議的人員，及時了解原因并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.會議現(xiàn)場布置：按照會議策劃方案，進行會議現(xiàn)場的布置，包括桌椅擺放、資料發(fā)放、指示牌設(shè)置等，營造良好的會議氛圍。4.會議簽到：在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)會議簽到工作，統(tǒng)計參會人員的簽到情況。5.會議服務(wù)：會議期間，提供優(yōu)質(zhì)的會議服務(wù)，包括茶水、咖啡、點心、會議記錄、設(shè)備維護等，確保會議的順利進行。6.會議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等，會后及時整理會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、會議預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.會務(wù)主管根據(jù)會議策劃方案，組織相關(guān)人員編制會議預(yù)算，預(yù)算內(nèi)容包括場地租賃費用、設(shè)備租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用、交通費用、人員費用等。2.在編制預(yù)算時，應(yīng)充分考慮會議的規(guī)模、形式、時間、地點等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.預(yù)算編制完成后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)審核通過后作為會議費用控制的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.會議費用支出應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自超支。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2.后勤保障專員負(fù)責(zé)會議費用的報銷工作，報銷時應(yīng)提供合法有效的票據(jù)，并按照公司財務(wù)制度進行審批。3.會務(wù)主管應(yīng)定期對會議費用的支出情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（三）預(yù)算控制1.建立會議費用預(yù)警機制，當(dāng)會議費用支出接近預(yù)算限額時，及時提醒相關(guān)人員注意控制費用。2.對于超預(yù)算的費用支出，應(yīng)進行嚴(yán)格的審批和分析，找出原因并提出改進措施，避免類似情況再次發(fā)生。3.在會議結(jié)束后，對會議預(yù)算的執(zhí)行情況進行總結(jié)和評估，為今后的會議預(yù)算編制提供參考依據(jù)。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃1.會務(wù)主管根據(jù)會務(wù)團隊成員的崗位需求和業(yè)務(wù)能力狀況，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)師資等內(nèi)容，確保培訓(xùn)計劃的針對性和可操作性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)：包括會議策劃、組織、執(zhí)行、后勤保障等方面的專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。2.溝通技巧培訓(xùn)：提高會務(wù)團隊成員與參會人員、其他部門人員的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。3.服務(wù)意識培訓(xùn)：強化會務(wù)團隊成員的服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。4.團隊協(xié)作培訓(xùn)：培養(yǎng)會務(wù)團隊成員的團隊協(xié)作精神，提高團隊凝聚力和戰(zhàn)斗力。5.新技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)：及時了解和掌握會議行業(yè)的新技術(shù)、新方法，提高會務(wù)工作的效率和質(zhì)量。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的人員擔(dān)任培訓(xùn)講師，進行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：選派會務(wù)團隊成員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程，拓寬視野，提升業(yè)務(wù)能力。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，供會務(wù)團隊成員自主學(xué)習(xí)。4.實踐鍛煉：通過實際參與會議組織和執(zhí)行工作，讓會務(wù)團隊成員在實踐中積累經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)能力。（四）培訓(xùn)考核1.建立培訓(xùn)考核機制，對會務(wù)團隊成員的培訓(xùn)效果進行考核。2.考核方式可以包括考試、實際操作、撰寫培訓(xùn)心得等，確?？己私Y(jié)果的客觀、公正。3.對于考核合格的人員，頒發(fā)培訓(xùn)證書，并將培訓(xùn)成績作為員工績效考核和晉升的參考依據(jù)。對于考核不合格的人員，應(yīng)進行補考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止。七、績效考核（一）考核指標(biāo)1.工作業(yè)績：包括會議策劃的質(zhì)量、組織執(zhí)行的效果、服務(wù)質(zhì)量的滿意度、預(yù)算控制的情況等。2.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團隊協(xié)作精神、服務(wù)意識等。3.工作能力：包括溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力、應(yīng)變能力、學(xué)習(xí)能力等。（二）考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進行，年度考核于每年年底進行。（三）考核方式1.自評：會務(wù)團隊成員根據(jù)自己的工作表現(xiàn)，進行自我評價，填寫績效考核自評表。2.上級評價：會務(wù)主管根據(jù)會務(wù)團隊成員的日常工作表現(xiàn)，進行評價，填寫績效考核評價表。3.客戶評價：收集參會人員對會務(wù)服務(wù)的滿意度評價，作為績效考核的參考依據(jù)。4.綜合評價：將自評、上級評價和客戶評價的結(jié)果進行綜合分析，得出最終的績效考核結(jié)果。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)績效考核結(jié)果，發(fā)放績效獎金，激勵會務(wù)團隊成員提高工作績效。2.晉升與調(diào)薪：績效考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)薪的重要依據(jù)，對于績效優(yōu)秀的員工，給予晉升機會或調(diào)薪獎勵。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)績效考核結(jié)果，了解會務(wù)團隊成員的培訓(xùn)需求，為其提供有針對性的培訓(xùn)和發(fā)展機會。4.改進與提升：對于績效考核結(jié)果不理想的員工，與其進行溝通，分析原因，制定改進計劃，幫助其提升工作績效。八、保密制度（一）保密范圍1.會議相關(guān)的文件、資料、信息，包括會議議程、發(fā)言稿、演示文稿、會議紀(jì)要等。2.參會人員的個人信息、聯(lián)系方式、討論內(nèi)容等。3.公司內(nèi)部的會議安排、決策信息等。（二）保密措施1.對會議相關(guān)的文件、資料進行分類管理，設(shè)置專門的保密文件夾或保險柜，確保文件、資料的安全存放。2.在會議期間，嚴(yán)格控制會議資料的發(fā)放范圍，不得隨意泄露會議內(nèi)容。3.對于涉及公司機密的會議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，并對記錄人員進行保密培訓(xùn)，