會議用茶管理制度VIP

會議用茶管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議用茶的管理，確保茶葉的品質(zhì)和供應(yīng)，滿足會議需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于部門例會、項目會議、管理層會議等。（三）基本原則1.保障需求原則：根據(jù)會議類型、參會人數(shù)等因素，合理安排茶葉供應(yīng)，確保會議順利進(jìn)行。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：選用優(yōu)質(zhì)茶葉，保證茶葉品質(zhì)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.規(guī)范管理原則：建立健全會議用茶管理流程，明確各部門職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核。二、茶葉采購與供應(yīng)商管理（一）采購標(biāo)準(zhǔn)1.茶葉應(yīng)選用符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，確保無農(nóng)藥殘留、無變質(zhì)等問題。2.根據(jù)會議需求和預(yù)算，選擇合適檔次的茶葉品種，如綠茶、紅茶、烏龍茶、花茶等。3.優(yōu)先采購知名品牌或有良好口碑的茶葉產(chǎn)品，以保證茶葉品質(zhì)穩(wěn)定。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.由行政部門負(fù)責(zé)收集茶葉供應(yīng)商信息，進(jìn)行初步篩選和實地考察。2.考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)資質(zhì)、質(zhì)量控制體系、價格水平、售后服務(wù)等。3.建立供應(yīng)商評估檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（三）采購流程1.各部門根據(jù)會議安排，提前向行政部門提交茶葉需求申請，注明會議類型、參會人數(shù)、茶葉品種及數(shù)量等信息。2.行政部門匯總需求后，制定采購計劃，并與選定的供應(yīng)商進(jìn)行洽談，簽訂采購合同。3.采購人員按照合同要求進(jìn)行采購，確保茶葉按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.茶葉到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗收，檢查茶葉的品種、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。三、會議用茶的配備與標(biāo)準(zhǔn)（一）常規(guī)會議用茶配備1.部門例會：一般配備普通綠茶或紅茶，每桌放置一小包茶葉，參會人數(shù)較多時可適當(dāng)增加。2.項目會議：根據(jù)項目性質(zhì)和需求，可選擇檔次稍高的茶葉，如烏龍茶、花茶等，每桌放置一小包茶葉。3.管理層會議：配備優(yōu)質(zhì)茶葉，如特級龍井、大紅袍等，每桌放置一小包茶葉，并提供茶杯、茶托等茶具。（二）特殊會議用茶標(biāo)準(zhǔn)1.重要客戶來訪會議：根據(jù)客戶喜好和會議規(guī)格，選擇高檔茶葉，如西湖龍井、鐵觀音等，并配備精美的茶具。2.大型會議：根據(jù)參會人數(shù)和會議場地安排，合理配置茶葉和茶具，可采用集中沖泡或分桌供應(yīng)的方式。（三）茶具配備標(biāo)準(zhǔn)1.一般會議配備普通陶瓷或玻璃茶杯，每桌一套。2.重要會議或接待重要客戶時，配備精致的茶具，如青花瓷茶杯、紫砂壺等。四、會議用茶的領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.各部門會議負(fù)責(zé)人提前到行政部門領(lǐng)取會議所需茶葉和茶具，填寫《會議用茶領(lǐng)用登記表》，注明會議名稱、時間、地點(diǎn)、領(lǐng)用茶葉品種及數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。2.行政部門根據(jù)領(lǐng)用登記表進(jìn)行發(fā)放，并做好記錄。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.按照會議用茶配備標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，確保茶葉和茶具數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.對于臨時增加的會議或參會人數(shù)變動的情況，各部門應(yīng)及時通知行政部門，行政部門根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整發(fā)放。五、會議用茶的存放與保管（一）存放地點(diǎn)設(shè)立專門的茶葉倉庫，保持倉庫干燥、通風(fēng)、陰涼，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。（二）存放要求1.不同品種、檔次的茶葉應(yīng)分類存放，避免相互串味。2.茶葉應(yīng)存放在密封容器中，防止茶葉受潮、氧化和變質(zhì)。3.定期對倉庫進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保茶葉數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量安全。六、會議用茶的沖泡與服務(wù)（一）沖泡人員1.會議用茶的沖泡工作可由行政人員負(fù)責(zé)，也可根據(jù)會議安排由專人負(fù)責(zé)。2.沖泡人員應(yīng)具備一定的茶藝知識和技能，能夠熟練沖泡各種茶葉。（二）沖泡流程1.根據(jù)茶葉品種和參會人員喜好選擇合適的沖泡方法，如綠茶一般采用上投法，紅茶采用下投法等。2.用開水沖洗茶具，然后按照適量的茶葉和水的比例進(jìn)行沖泡。3.沖泡后，等待適當(dāng)?shù)臅r間，使茶葉充分舒展和出味，一般為35分鐘。4.將沖泡好的茶倒入茶杯中，從左至右或按照順時針方向依次為參會人員奉茶。（三）服務(wù)要求1.沖泡人員應(yīng)保持良好的形象和服務(wù)態(tài)度，著裝整潔、舉止得體。2.奉茶時動作要輕盈、規(guī)范，注意不要將茶水濺出。3.及時為參會人員續(xù)水，確保茶水供應(yīng)充足。七、會議用茶的費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.行政部門根據(jù)公司會議安排和歷史數(shù)據(jù)，制定年度會議用茶費(fèi)用預(yù)算，報財務(wù)部門審核。2.預(yù)算內(nèi)容包括茶葉采購費(fèi)用、茶具購置費(fèi)用、沖泡服務(wù)費(fèi)用等。（二）費(fèi)用報銷1.會議結(jié)束后，領(lǐng)用部門應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，填寫費(fèi)用報銷單，并附上《會議用茶領(lǐng)用登記表》。2.行政部門對報銷單據(jù)進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出符合預(yù)算和規(guī)定。3.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷審批，報銷費(fèi)用從會議用茶費(fèi)用預(yù)算中列支。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對會議用茶的管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，包括茶葉采購、存放、領(lǐng)用、沖泡等環(huán)節(jié)。2.定期對會議用茶的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保茶葉品質(zhì)符合要求。（二）考核辦法1.將會議用茶管理工作納入各部門績效考核體系，對管理規(guī)范、服務(wù)質(zhì)量好的部門給予獎勵。2.對于出現(xiàn)茶葉浪費(fèi)、服務(wù)不到位等問