會議用品管理制度VIP

會議用品管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會議用品的管理，規(guī)范會議用品的采購、使用、保管等環(huán)節(jié)，確保會議的順利進行，提高工作效率，節(jié)約成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議所需用品的管理，包括但不限于會議室租賃、會議設(shè)備、文具、飲品、食品等。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模、參會人數(shù)等實際需求，合理配置會議用品，避免浪費。2.節(jié)約成本原則：在滿足會議需求的前提下，盡量選擇性價比高的用品，降低采購成本。3.歸口管理原則：會議用品的管理由行政部門統(tǒng)一歸口負責，各部門配合。4.責任到人原則：明確各環(huán)節(jié)的責任人，確保會議用品的采購、使用、保管等工作落實到位。二、會議用品采購管理（一）采購計劃1.各部門根據(jù)會議安排，提前填寫《會議用品采購申請表》，詳細注明會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、所需用品清單及預(yù)計金額等信息。2.行政部門定期收集各部門的采購申請表，匯總后結(jié)合庫存情況進行審核，制定月度采購計劃。3.對于臨時性或緊急會議，如因特殊情況無法提前提交采購申請的，需經(jīng)部門負責人簽字確認后，及時通知行政部門進行采購。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門負責建立會議用品供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進行評估和篩選，選擇信譽良好、質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商合作。2.對于新的供應(yīng)商，需進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)資料的查驗，并實地考察其生產(chǎn)或經(jīng)營狀況。3.通過招標、詢價、比價等方式確定采購價格，確保采購成本的合理性。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)等條款。（三）采購實施1.根據(jù)采購計劃和確定的供應(yīng)商，由行政部門負責實施采購。采購人員應(yīng)嚴格按照采購合同要求，及時跟進采購進度，確保用品按時、按質(zhì)、按量到貨。2.對于重要或金額較大的會議用品采購，應(yīng)實行雙人采購制度，相互監(jiān)督，避免出現(xiàn)違規(guī)行為。3.采購過程中如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的用品不符合合同要求，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或補貨，如協(xié)商無果，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。三、會議用品驗收管理（一）驗收流程1.會議用品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門驗收。行政部門安排專人對用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行驗收。2.驗收人員對照采購合同和《會議用品采購申請表》，逐一核對用品的名稱、型號、數(shù)量等信息，檢查用品的外觀是否完好無損，功能是否正常。3.對于會議設(shè)備等需要進行調(diào)試的用品，驗收人員應(yīng)在現(xiàn)場進行調(diào)試，確保其能正常使用。4.驗收合格后，驗收人員在《會議用品驗收單》上簽字確認，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并通知采購人員與供應(yīng)商處理。（二）驗收記錄1.《會議用品驗收單》應(yīng)詳細記錄驗收的時間、地點、用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收情況等信息，作為會議用品入庫和報銷的依據(jù)。2.驗收人員應(yīng)妥善保管驗收記錄，保存期限不少于一年。四、會議用品庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門設(shè)立專門的會議用品倉庫，用于存放常用的會議用品。倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風良好，確保用品不受損壞。2.根據(jù)會議用品的類別、規(guī)格、用途等進行分類存放，設(shè)置明顯的標識牌，便于查找和管理。（二）庫存盤點1.行政部門定期對會議用品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點時應(yīng)逐一核對庫存用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保賬實相符。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，進行相應(yīng)的調(diào)整，并填寫《會議用品盤盈盤虧報告表》。（三）庫存安全1.加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材，嚴禁煙火，防止火災(zāi)發(fā)生。2.做好防盜措施，倉庫應(yīng)安裝門鎖和監(jiān)控設(shè)備，確保用品的安全。3.庫存用品應(yīng)按照先進先出的原則進行發(fā)放，避免積壓過期。五、會議用品使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門如需領(lǐng)用會議用品，應(yīng)填寫《會議用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。2.行政部門倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表進行發(fā)放，并在《會議用品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用時間、用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。3.對于貴重或限量的會議用品，如高檔會議設(shè)備、特殊文具等，需經(jīng)行政部門負責人審批后方可領(lǐng)用。（二）使用規(guī)范1.會議主辦部門負責會議用品的現(xiàn)場管理，確保用品的正確使用和妥善保管。2.使用人員應(yīng)按照用品的使用說明和操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當造成損壞。3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時清理會議現(xiàn)場，將剩余的用品整理歸位，交回行政部門倉庫。對于損壞或丟失的用品，應(yīng)及時報告行政部門，并說明原因。（三）借用管理1.因工作需要，公司內(nèi)部其他部門或個人借用會議用品的，應(yīng)填寫《會議用品借用申請表》，經(jīng)行政部門負責人批準后，辦理借用手續(xù)。2.借用期限一般不得超過[X]天，如有特殊情況需要延長借用期限的，應(yīng)提前向行政部門說明。3.借用人應(yīng)妥善保管借用的會議用品，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。借用期滿后，應(yīng)及時歸還，行政部門倉庫管理人員應(yīng)對借用用品進行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，借用人應(yīng)照價賠償。六、會議用品報銷管理（一）報銷流程1.會議結(jié)束后，會議主辦部門應(yīng)及時整理會議用品的相關(guān)票據(jù)，填寫《會議用品費用報銷單》，并附上《會議用品采購申請表》、《會議用品驗收單》、《會議用品領(lǐng)用登記表》等相關(guān)資料。2.《會議用品費用報銷單》經(jīng)部門負責人簽字審核后，提交給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度對報銷單據(jù)進行審核，審核通過后報總經(jīng)理審批。4.總經(jīng)理審批同意后，財務(wù)部門予以報銷。（二）報銷標準1.會議用品的報銷應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的標準執(zhí)行，不得超標準報銷。2.對于辦公用品、飲品、食品等常規(guī)會議用品，應(yīng)根據(jù)市場價格和實際需求制定合理的報銷標準。3.對于會議設(shè)備等大額支出，應(yīng)按照公司的固定資產(chǎn)管理制度進行審批和報銷。七、會議用品損壞賠償管理（一）賠償責任界定1.因使用人員操作不當、保管不善等原因造成會議用品損壞或丟失的，由使用人員負責賠償。2.因自然災(zāi)害、不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因造成會議用品損壞的，經(jīng)行政部門核實后，可免予賠償。3.對于在正常使用過程中自然損耗的會議用品，經(jīng)行政部門鑒定后，可不進行賠償。（二）賠償方式1.損壞的會議用品能夠修復(fù)的，由使用人員負責修復(fù)或承擔修復(fù)費用。2.無法修復(fù)或丟失的會議用品，使用人員應(yīng)按照市場價格進行賠償。賠償金額從使用人員的工資中扣除或由其自行繳納到公司指定賬戶。3.涉及貴重會議用品損壞的，除進行經(jīng)濟賠償外，還應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。八、會議用品監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對會議用品的采購、使用、保管等環(huán)節(jié)進行日常監(jiān)督檢查，確保制度的執(zhí)行到位。2.公司審計部門定期對會議用品的管理情況進行審計，檢查是否存在違規(guī)行為和浪費現(xiàn)象。3.鼓勵公司員工對會議用品管理中的問題進行監(jiān)督和舉報，對于提供有效線索的員工給予適當?shù)莫剟?。（二）檢查內(nèi)容1.采購環(huán)節(jié)：檢查采購計劃的制定與執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行等。2.驗收環(huán)節(jié)：檢查驗收流程是否規(guī)范、驗收記錄是否完整、驗收人員的職責是否履行到位等。3.庫存管理環(huán)節(jié)：檢查庫存設(shè)置是否合理、庫存盤點是否及時準確、庫存安全措施是否落實等。4.使用管理環(huán)節(jié)：檢查領(lǐng)用制度的執(zhí)行情況、使用規(guī)范的遵守情況、借用管理是否嚴格等。5.報銷管理環(huán)節(jié)：檢查報銷流程是否合規(guī)、報銷標準是否執(zhí)行、報銷單據(jù)是否齊全等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)責任人限期整改。2.整改責任人應(yīng)根據(jù)整改通知書的要求，制定具體的整改措施，并認真組織實施。整改完成后，應(yīng)向