僑聯(lián)檔案管理制度VIP

僑聯(lián)檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)僑聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在僑聯(lián)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于僑聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的管理?；驹瓌t僑聯(lián)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案管理部門僑聯(lián)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)僑聯(lián)檔案的集中管理工作。檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。4.積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為僑聯(lián)工作提供參考依據(jù)。5.協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案的收集與整理收集范圍1.僑聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門形成的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.僑聯(lián)組織開(kāi)展活動(dòng)的相關(guān)資料，包括活動(dòng)方案、照片、視頻、宣傳資料等。3.僑聯(lián)與海外僑胞、社團(tuán)交流合作的文件、信函、協(xié)議等。4.僑聯(lián)工作人員的人事檔案材料，如履歷表、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。5.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料齊全、完整。2.對(duì)重要活動(dòng)、重大事件形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備。整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片。3.將文件材料按照分類順序進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固。4.編制檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄等，方便查找利用。檔案的分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)僑聯(lián)檔案分為黨群工作類、行政管理類、僑務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)工作類等類別。編號(hào)規(guī)則1.采用年度類別順序號(hào)的編號(hào)方法。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別用大寫字母表示，如“A”代表黨群工作類。4.順序號(hào)用三位數(shù)字表示，如“001”。5.例如，2023年黨群工作類的第一份檔案編號(hào)為“2023A001”。檔案的保管與保護(hù)保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。保管措施1.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保賬物相符。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好庫(kù)房的溫濕度記錄，采取相應(yīng)的調(diào)控措施，保持適宜的溫濕度環(huán)境。安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)。檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.僑聯(lián)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱規(guī)定1.僑聯(lián)外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，須經(jīng)僑聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核。3.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定保管期限為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。銷毀程序1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核、僑聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，監(jiān)銷人員應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送僑聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。移交規(guī)定1.僑聯(lián)撤銷、合并或職能調(diào)整時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交相關(guān)部門或檔案館。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)僑聯(lián)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和共享。信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案的基本信息、目錄、全文等進(jìn)行數(shù)字化錄入和存儲(chǔ)。2.利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類、檢索、統(tǒng)計(jì)等管理操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。