保利印章管理制度VIP

保利印章管理制度總則1.目的為加強保利印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在確保印章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，保障公司各項業(yè)務(wù)的正常開展，防止因印章管理不善引發(fā)的風(fēng)險。2.適用范圍本制度適用于保利公司總部及各下屬子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“公司”）。公司內(nèi)部所有涉及印章使用的部門、崗位及人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度。3.印章種類公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章，具有最高法律效力。合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟法律文件的印章。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)的印章。法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章，主要用于特定的財務(wù)、法律文件簽署等。部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料的往來等，不具備對外法律效力。業(yè)務(wù)專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和實際需求刻制的專門用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的印章，如項目專用章、銷售專用章等，其使用范圍由公司明確規(guī)定。印章的刻制與啟用1.印章刻制申請公司各部門因工作需要刻制印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。行政部門對申請進行審核，重點審查印章刻制的必要性、名稱及用途的規(guī)范性等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及公司重大事項或具有較高法律效力的印章刻制申請，需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。2.印章刻制行政部門根據(jù)審批通過的《印章刻制申請表》，選擇具有資質(zhì)、信譽良好的印章制作單位進行刻制。在印章刻制過程中，行政部門應(yīng)與印章制作單位保持密切溝通，確保印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合公司要求。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對印章進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的外觀、尺寸、文字、圖案等是否清晰、準(zhǔn)確，材質(zhì)是否符合要求等。驗收合格后，填寫《印章驗收單》。3.印章啟用新印章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管人等信息。印章保管人應(yīng)在收到印章后，及時在《印章保管登記表》上進行登記，并注明印章啟用日期。對于重要印章的啟用，行政部門可組織相關(guān)人員進行儀式，以增強員工對印章管理的重視程度。印章的保管1.保管原則實行專人保管制度，每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。印章保管應(yīng)確保存放安全，防止印章被盜、遺失或損壞。2.保管方式公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)存放于公司保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。部門章和業(yè)務(wù)專用章可根據(jù)實際情況，由部門指定專人保管，存放于安全的地方，但應(yīng)確保印章使用記錄可追溯。3.保管人職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，隨時檢查印章的完好情況。嚴(yán)格按照印章使用審批流程進行用印，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕，并及時向上級報告。做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄每次用印的時間、事由、用印文件名稱、用印數(shù)量等信息。如發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜或損壞，應(yīng)立即采取措施，并及時向行政部門報告。印章的使用1.使用范圍公章：用于公司對外發(fā)布的重要文件、信函、合同、協(xié)議、報表、證明等；代表公司簽署的各類法律文件；其他需要以公司名義對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的事項。合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等法律文件。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具、財務(wù)報表蓋章等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。法定代表人章：用于特定的財務(wù)、法律文件簽署，如支票背書、銀行開戶預(yù)留印鑒等。部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知、報告、報表等資料的往來，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議或其他具有法律效力的文件。業(yè)務(wù)專用章：在公司規(guī)定的特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)使用，如項目文件蓋章、銷售文件蓋章等，具體使用范圍由公司根據(jù)業(yè)務(wù)特點明確規(guī)定。2.使用流程用印申請公司員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、用印數(shù)量、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。涉及公司重大事項、重要合同或金額較大的經(jīng)濟業(yè)務(wù)用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于涉及公司核心利益、重大決策等事項的用印，需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。用印審核行政部門收到《印章使用申請表》后，對用印申請進行審核。審核內(nèi)容包括用印事由是否合理、用印文件是否符合公司規(guī)定、審批流程是否完整等。對于不符合規(guī)定的用印申請，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補充或修改相關(guān)材料。印章使用經(jīng)審核通過的用印申請，由行政部門通知印章保管人進行用印。印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用印內(nèi)容進行用印，確保用印準(zhǔn)確、清晰。在使用印章過程中，印章保管人應(yīng)將印章置于安全區(qū)域，不得擅自離開，防止他人擅自使用印章。用印完成后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印情況，包括用印時間、用印文件名稱、用印數(shù)量、用印人簽字等信息，并將《印章使用申請表》與用印文件一并存檔。3.特殊情況用印如遇緊急情況無法提前履行用印審批流程，需使用印章時，用印人應(yīng)電話向部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人報告用印事由，并在事后及時補辦審批手續(xù)。對于異地用印或通過郵寄方式用印的情況，應(yīng)采取有效的安全措施，確保印章在傳遞過程中的安全。如通過專人攜帶印章前往異地用印，或使用安全可靠的郵寄方式，并要求收件方在收到印章后及時反饋確認(rèn)信息。印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，導(dǎo)致印章不再使用時，由行政部門提出印章停用申請，填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門在收到審批通過的《印章停用申請表》后，應(yīng)及時發(fā)布《印章停用通知》，告知公司內(nèi)部各部門印章停用事宜。印章保管人在接到印章停用通知后，應(yīng)立即停止使用印章，并將印章交回行政部門。2.印章銷毀對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。一般情況下，由行政部門會同審計部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同對印章進行銷毀。在銷毀印章前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并存檔相關(guān)資料。印章管理的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)定期對公司印章管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。審計部門有權(quán)對公司印章管理情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。公司內(nèi)部員工有權(quán)對印章管理中存在的問題進行監(jiān)督和舉報，對查證屬實的舉報給予舉報人適當(dāng)獎勵。2.外部審計公司應(yīng)定期接受外部審計機構(gòu)對印章管理情況的審計，確保印章管理符合法律法規(guī)和公司制度要求。在接受外部審計過程中，公司應(yīng)積極配合審計機構(gòu)的工作，提供相關(guān)資料和信息，對審計提出的問題及時進行整改。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對于未經(jīng)審批擅自使用印章的行為，給予直接責(zé)任人警告處分；造成公司經(jīng)濟損失或其他不良影響的，給予記過以上處分，并責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。對于印章保管人未按規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章遺失、被盜或損壞的，給予警告處分；造成公司經(jīng)濟損失或其他嚴(yán)重后果的，給予撤職或辭退處分，并責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)